淺議新時(shí)代的房地產(chǎn)檔案管理工作

文/李露心

習(xí)近平總書(shū)記在浙江工作期間，于2003年5月26日考察浙江省檔案局館，并作了重要講話，指出檔案工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)檔案；檔案工作要由封閉向開(kāi)放、由“重保管”向“重服務(wù)”轉(zhuǎn)變。要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)；要提高檔案信息化水平，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作，并把檔案工作納入電子政務(wù)建設(shè)中去。

如何在新時(shí)代房地產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展中開(kāi)拓新思路、研究新舉措、適應(yīng)新要求，努力把房地產(chǎn)檔案工作提高到一個(gè)新的水平，是擺在每一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理工作者面前的重要課題。

一、加強(qiáng)信息化建設(shè)

長(zhǎng)期以來(lái)，房地產(chǎn)實(shí)體檔案的保護(hù)和利用一直是一對(duì)無(wú)法回避的矛盾。檔案利用得越多，越能體現(xiàn)檔案自身的價(jià)值和檔案的專業(yè)管理水平，但每次翻閱，哪怕是輕輕的觸摸，都不可避免地對(duì)實(shí)體檔案造成或多或少的損害，不利于實(shí)體檔案的長(zhǎng)期保存。解決矛盾的出路只有加快檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化步伐。檔案的信息化建設(shè)徹底改變了這個(gè)局面，通過(guò)電子掃描等手段能將檔案所涉及的內(nèi)容完整保存至電子載體，將實(shí)體房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)授權(quán)提供非實(shí)體檔案調(diào)閱，真正做到保護(hù)和利用“魚(yú)”與“熊掌”兼得。

同時(shí)，在房地產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心，向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，可大幅提高檔案信息資源的配置效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，大大地提高房地產(chǎn)檔案的管理水平。通過(guò)掃描房地產(chǎn)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，用戶可以通過(guò)房地產(chǎn)檔案的影像查詢系統(tǒng)，直接在網(wǎng)上查詢和打印檔案影像文件，大大方便了檔案的查閱利用，同時(shí)也保護(hù)了實(shí)體檔案。

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，不僅是利用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)形成內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房與政府管理部門以及系統(tǒng)內(nèi)部各事業(yè)單位各辦公地點(diǎn)之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，而且也有利于房地產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部克服庫(kù)房容量小、庫(kù)房較為分散等不足，真正實(shí)現(xiàn)庫(kù)房有效集中管理，還可以在內(nèi)部管理系統(tǒng)中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份檔案實(shí)體的存放位置，方便管理人員在庫(kù)房中或多個(gè)分散型庫(kù)房之間快速調(diào)閱所需的檔案。

長(zhǎng)寧區(qū)房地產(chǎn)檔案管理部門通過(guò)建立局域網(wǎng)和市區(qū)內(nèi)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，利用先進(jìn)信息技術(shù)手段開(kāi)發(fā)應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，分層次多渠道提供房地產(chǎn)檔案信息資源。在長(zhǎng)寧區(qū)“十三五”信息化建設(shè)與應(yīng)用頂層設(shè)計(jì)戰(zhàn)略部署和要求下，通過(guò)系統(tǒng)升級(jí)、信息化硬件設(shè)施更新，全面提升房地產(chǎn)檔案信息化應(yīng)用層次，為增強(qiáng)惠民服務(wù)能力提供強(qiáng)有力支持，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案服務(wù)融入上?！爸腔鄢鞘小苯ㄔO(shè)目標(biāo)，服務(wù)大局、服務(wù)民生，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案資源信息共享，為民眾提供更全面、高效、便捷的房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)。

二、強(qiáng)化利用服務(wù)

(一)服務(wù)大局

近年來(lái)長(zhǎng)寧區(qū)房管局著力推進(jìn)“十三五”規(guī)劃中各項(xiàng)重點(diǎn)工作實(shí)施：推進(jìn)舊區(qū)改造，探索不成套房屋改造；保質(zhì)保量完成舊小區(qū)綜合整治和住宅修繕工作；大力推進(jìn)住宅建設(shè)和保障性住房體系建設(shè)；積極開(kāi)展權(quán)籍管理和房地產(chǎn)市場(chǎng)工作。面對(duì)一系列全局性重大舉措，檔案工作也必須緊緊圍繞大局，堅(jiān)持“融入、進(jìn)入、介入、深入”的服務(wù)目標(biāo)，積極參與全局中心工作和重大活動(dòng)，發(fā)揮好檔案工作自身特點(diǎn)，利用好檔案管理的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)全局各業(yè)務(wù)科室重點(diǎn)工程聯(lián)系、溝通，強(qiáng)化對(duì)重點(diǎn)工程檔案的管理，為全局各項(xiàng)重點(diǎn)工作提供檔案服務(wù)，做到局的決策部署到哪里，相應(yīng)的檔案工作觸角就延伸到哪里。在全局各項(xiàng)中心工作推進(jìn)中做到檔案工作同步部署、同步推進(jìn)，確保檔案工作跟進(jìn)到位。同時(shí)，注重全局工作推進(jìn)過(guò)程中的材料收集整理，承擔(dān)積聚和保存全局工作軌跡的光榮使命，為發(fā)展做好記錄、留下記憶。

（二）服務(wù)民生

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，房地產(chǎn)屬于重大資產(chǎn)，其權(quán)利以登記為準(zhǔn)，因而房地產(chǎn)登記資料成為房地產(chǎn)檔案的重要組成部分，能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)權(quán)屬登記確認(rèn)服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬可不斷轉(zhuǎn)移和變更，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是合法房地產(chǎn)取得和變更行為的確認(rèn)依據(jù)：為房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，確認(rèn)交易行為的合法有效性；為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)，伴隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的繁榮與發(fā)展，房地產(chǎn)抵押行為也日益增多，糾紛也在呈上升趨勢(shì)，因此權(quán)屬檔案便成了司法部門解決房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)。長(zhǎng)寧區(qū)檔案中心承擔(dān)了區(qū)房管局房地產(chǎn)登記資料查閱和政府信息公開(kāi)受理的窗口工作，被納入長(zhǎng)寧區(qū)政府服務(wù)窗口規(guī)范化建設(shè)之中。檔案中心在原有基礎(chǔ)上更加注重民生房地產(chǎn)檔案開(kāi)發(fā)利用，不斷拓展房地產(chǎn)民生檔案服務(wù)種類。在接待窗口設(shè)立了便民服務(wù)、服務(wù)指南告知單、意見(jiàn)箱簿、展示牌等資料和設(shè)施，要求接待人員做到來(lái)有迎聲、問(wèn)有答聲、去有送聲，查閱接待做到熱情、高效、規(guī)范。為了加強(qiáng)檔案查閱接待窗口的規(guī)范化建設(shè)，通過(guò)排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)，在保護(hù)檔案查閱人隱私的同時(shí)提高庫(kù)房管理水平和使用效率。通過(guò)修訂內(nèi)部人員查閱單、重新制作公示欄、深入學(xué)習(xí)登記資料暫行規(guī)定、互相討論學(xué)習(xí)、建言獻(xiàn)策等方法進(jìn)一步提高窗口接待操作規(guī)范水平。在窗口醒目位置增設(shè)錄音裝置，配合監(jiān)控設(shè)備將日常接待窗口的聲音圖像全部保留下來(lái)，以便在遇到特殊情況時(shí)調(diào)閱查看，避免糾紛，在保護(hù)窗口工作人員的前提下也能更好地為市民服務(wù)。

（三）增強(qiáng)編研服務(wù)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，政府不再像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那樣用看得見(jiàn)的手通過(guò)下達(dá)各類命令、指令的方式對(duì)經(jīng)濟(jì)實(shí)施直接管理，而是用看不見(jiàn)的手制定各項(xiàng)宏觀經(jīng)濟(jì)政策。再出色的醫(yī)生如若不掌握病情也無(wú)法對(duì)癥下藥。房地產(chǎn)檔案資料經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)能夠使人了解一個(gè)地區(qū)的土地狀況和房產(chǎn)的戶數(shù)、結(jié)構(gòu)、面積等狀況，不僅能夠反映房地產(chǎn)資源的存量情況，也能反映房地產(chǎn)資源的增量情況。由此可見(jiàn)，房地產(chǎn)檔案室在掌控房地產(chǎn)信息資源方面具有無(wú)與倫比的優(yōu)勢(shì)，能夠?yàn)檎康禺a(chǎn)宏觀調(diào)控、城市規(guī)劃、舊城改造、住房保障等宏觀經(jīng)濟(jì)政策制定和公共產(chǎn)品供應(yīng)提供信息支撐和保障。

三、傳承歷史文化

上海絕不只有鱗次櫛比的高樓大廈,更是一座可以閱讀、有故事的城市。許多見(jiàn)證了城市發(fā)展的老建筑不僅能勾起大眾的懷舊情懷，而且還孕育了記錄歷史、傳承文化的新價(jià)值。要搶救、保護(hù)、發(fā)掘這些珍貴檔案，通過(guò)查閱、分析、辨別和解讀其內(nèi)容，透過(guò)層層迷霧，還原歷史真相，破解歷史的奧秘，探尋事物發(fā)展的規(guī)律，為上海的建設(shè)發(fā)展留住珍貴的記憶和城市之魂，提供寶貴的歷史智慧、經(jīng)驗(yàn)和通向未來(lái)的鑰匙，也將檔案室的作用發(fā)揮到極致。

檔案管理有一套非常嚴(yán)格、規(guī)范的工作法則。這套法則是長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，有一定的科學(xué)依據(jù)。但是在特定情況下，這套法則就顯得不科學(xué)了。試想：檔案每一頁(yè)需用打號(hào)機(jī)打號(hào)這個(gè)規(guī)定如果用于珍貴歷史檔案的修復(fù)，就會(huì)破壞珍貴歷史檔案原貌，達(dá)不到修舊如初的目的。

長(zhǎng)寧區(qū)房管局檔案中心前段時(shí)間將所保存的房地產(chǎn)專業(yè)檔案中咸豐、光緒、宣統(tǒng)、民國(guó)時(shí)期和中華人民共和國(guó)建立初期的珍貴檔案抽調(diào)出來(lái)集中存放，不僅放置在特制設(shè)備內(nèi)以便日后重點(diǎn)保護(hù)，而且投入大量的人力、物力、財(cái)力對(duì)這批檔案進(jìn)行搶救性修復(fù)。首先邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專家對(duì)房管局檔案修復(fù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，傳授先進(jìn)的修復(fù)方法，提高檔案修復(fù)人員業(yè)務(wù)技能，使得修復(fù)工作在專家的指導(dǎo)下進(jìn)行，檔案修復(fù)人員耐心細(xì)致，千方百計(jì)做到最小干預(yù)、修舊如舊、盡力加固。在修復(fù)過(guò)程中遇到難題時(shí)，修復(fù)人員總是先對(duì)檔案的破損情況詳盡觀察，尋找癥結(jié)所在，然后仔細(xì)分析研究，出妙計(jì)、開(kāi)良方，制定詳細(xì)完善的修復(fù)方案。但是檔案的破損情況千變?nèi)f化，非常復(fù)雜，修復(fù)人員能夠做到具體問(wèn)題具體分析，針對(duì)每一卷檔案制定相應(yīng)的保護(hù)方案，盡力修復(fù)。對(duì)部分在現(xiàn)有技術(shù)、工藝、材料條件下無(wú)法修復(fù)的破損檔案，修復(fù)人員懂得權(quán)變，放棄激進(jìn)的修復(fù)方案，改為保守治療。對(duì)破損檔案進(jìn)行除塵、去皺、整齊擺放、掃描、復(fù)印等處理，以求適當(dāng)改善破損檔案狀況，阻止珍貴檔案受到進(jìn)一步損毀。同時(shí)，修復(fù)人員積極搜集修復(fù)材料，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新工藝，努力研究攻關(guān)，關(guān)注檔案修復(fù)新動(dòng)態(tài)。一旦某卷檔案具備修復(fù)條件，立即予以修復(fù)，力爭(zhēng)將未修復(fù)檔案數(shù)量降到最低。截至目前，共計(jì)16000卷珍貴檔案被修復(fù)，“掛彩”的檔案珍品康復(fù)了。

在為這些珍貴檔案編制檔案目錄的過(guò)程中，修復(fù)人員發(fā)現(xiàn)由于時(shí)間跨越長(zhǎng)達(dá)百年，加之上海具有獨(dú)特的歷史背景，這些老檔案有繁體字文言文、英文、法文、日文等不同版本，為了編制目錄，修復(fù)人員翻閱了大量歷史書(shū)籍，并頻繁上網(wǎng)查詢，終于知曉了每一卷檔案內(nèi)容。

四、推進(jìn)事業(yè)發(fā)展

由于房地產(chǎn)檔案長(zhǎng)期自我封閉并受傳統(tǒng)限制，房地產(chǎn)檔案部門被局限在一個(gè)狹窄的小圈子里，習(xí)慣于被動(dòng)式服務(wù)，缺乏對(duì)檔案的主動(dòng)、有效和積極的開(kāi)發(fā)利用。因而在日后工作中要主動(dòng)服務(wù)于社會(huì)，真正做到向公眾開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化和服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化，以更好地達(dá)到創(chuàng)新服務(wù)的目的。

（一）加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)

不斷提升我局檔案人員的整體水平，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。積極幫助解決檔案工作中的難題，營(yíng)造用心想事、潛心謀事、專心工作的環(huán)境氛圍。

（二）提高房地產(chǎn)檔案專業(yè)教育培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性

充分利用房地產(chǎn)發(fā)展中的案例進(jìn)行經(jīng)常性教育，通過(guò)上崗規(guī)范性培訓(xùn)、檔案收集整理實(shí)務(wù)操作、定期交流等方式，全方位、多角度提高檔案工作人員的職業(yè)道德、理論知識(shí)、業(yè)務(wù)技能。建立科學(xué)的正向激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)一步激發(fā)檔案工作人員積極性，努力形成有利于優(yōu)秀人才脫穎而出、健康成長(zhǎng)的發(fā)展環(huán)境。

（三）努力使自己成為學(xué)識(shí)淵博的復(fù)合型人才

任何事業(yè)要取得發(fā)展，關(guān)鍵都在人才。房地產(chǎn)檔案信息已經(jīng)成為房地產(chǎn)確權(quán)、房地產(chǎn)司法訴訟的依據(jù)，是記錄歷史、傳承文化的工具，是制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策的根據(jù)。作為房地產(chǎn)檔案人，不僅要努力學(xué)習(xí)法律、歷史、經(jīng)濟(jì)學(xué)的知識(shí)，還要學(xué)習(xí)文物修復(fù)、計(jì)算機(jī)操作技能，學(xué)習(xí)古漢語(yǔ)、英語(yǔ)。只有這樣才能更好地駕馭房地產(chǎn)檔案信息，發(fā)揮這些信息的潛能。

總之，我國(guó)已進(jìn)入新時(shí)代，新時(shí)代有著豐富的內(nèi)涵與外延，新時(shí)代房地產(chǎn)檔案工作者一方面要繼續(xù)腳踏實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，另一方面要勤于學(xué)習(xí)、善于思考，與時(shí)俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新、善于創(chuàng)新，充分挖掘檔案工作潛力，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的資源作用，主動(dòng)為法制建設(shè)、文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。