檔案數(shù)字化的意義及存在的問(wèn)題探討

趙 單

一、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

第一，數(shù)字化檔案建設(shè)推動(dòng)了我國(guó)信息化的發(fā)展。檔案數(shù)字化對(duì)信息的儲(chǔ)存更加便捷、方便，由于很多信息數(shù)據(jù)處于分散狀態(tài)，利用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的方法將它們進(jìn)行集中整理非常困難，這是利用數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存就變得更加容易了，借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，能夠快速的儲(chǔ)存。第二，數(shù)字化檔案建設(shè)能夠滿(mǎn)足我國(guó)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢(xún)、保管方面存在著很大的漏洞，很容易出現(xiàn)丟失信息，數(shù)字化檔案將避免發(fā)生這樣的事情，同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，讓檔案發(fā)揮最大的優(yōu)勢(shì)。第三，數(shù)字化檔案順應(yīng)主流時(shí)代的發(fā)展要求。由于現(xiàn)在檔案信息的存儲(chǔ)量變大，如何能夠增大容量，節(jié)省空間和成本成為很多人思考的問(wèn)題。數(shù)字化檔案很好的解決了這個(gè)問(wèn)題，利用最小的空間，實(shí)現(xiàn)最大的容量。數(shù)字化檔案能夠儲(chǔ)存很多原來(lái)的文件，方便以后查詢(xún)。第四，數(shù)字化檔案是我國(guó)檔案信息資源管理的升級(jí)。數(shù)字化檔案的建設(shè)推動(dòng)了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，為社會(huì)發(fā)展提供了有力的條件，為開(kāi)辟網(wǎng)絡(luò)保護(hù)系統(tǒng)，提高了信息的準(zhǔn)確性。時(shí)效性。第五，數(shù)字化檔案建設(shè)突破了地域的限制，實(shí)現(xiàn)無(wú)地域交流，實(shí)現(xiàn)了資源共享，為更多單位和個(gè)人提供便利的服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題

(一)檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的技術(shù)難題

雖然數(shù)字化檔案建設(shè)有很多的優(yōu)勢(shì)，但是依然存在著一定的技術(shù)問(wèn)題，需要逐漸解決。第一個(gè)問(wèn)題，數(shù)字化檔案所使用的軟件適用范圍有限，規(guī)范性相對(duì)比較差。數(shù)字化檔案管理所使用的軟件不能和某些軟件通用，軟件系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都需要不斷升級(jí)，這樣在某種情況下，就影響了數(shù)字化檔案信息的時(shí)效性和方便性。第二個(gè)問(wèn)題，數(shù)字化檔案信息在保存過(guò)程中，遇到一些外在的制約條件。比數(shù)字化檔案信息都是電子文件的形式，電子文件儲(chǔ)存的載體是磁盤(pán)和光盤(pán)，磁盤(pán)和光盤(pán)在保存的過(guò)程中，受到外界溫度、濕度、磁場(chǎng)等很多方面的影響。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)很容易遭到病毒的侵襲，導(dǎo)致電子檔案信息存在很大的安全隱患。如果某個(gè)重要信息被病毒程序侵襲，就會(huì)導(dǎo)致這些信息丟失或者出現(xiàn)無(wú)法挽回的損失。

(二)傳統(tǒng)模式不適合管理數(shù)字化的檔案資源

數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的升級(jí)，但是現(xiàn)在檔案管理依然使用傳統(tǒng)的管理模式，這種管理模式嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案的發(fā)展。第一點(diǎn)，數(shù)字化檔案管理沒(méi)有明確的分工。有些單位的檔案工作人員無(wú)法將傳統(tǒng)的檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來(lái)，無(wú)法提高數(shù)字檔案的管理效率，對(duì)于自身的工作性質(zhì)也不明確，嚴(yán)重阻礙了數(shù)字化檔案的發(fā)展。第二點(diǎn)，數(shù)字化檔案管理沒(méi)有管理標(biāo)準(zhǔn)。由于數(shù)字化檔案管理處于一種新型模式，檔案管理部門(mén)還沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多檔案工作者無(wú)法了解自身的責(zé)任、工作內(nèi)容，這對(duì)檔案資源的管理非常不利。

(三)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中忽視了服務(wù)創(chuàng)新

數(shù)字化檔案建設(shè)是順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而生，但是現(xiàn)在數(shù)字化檔案建設(shè)沒(méi)有充分的利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)。單位在建設(shè)數(shù)字化檔案的過(guò)程中，依然延續(xù)著傳統(tǒng)檔案的服務(wù)模式，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的利用僅僅是傳遞電子文件，這就無(wú)形中限制了數(shù)字化檔案的應(yīng)用范圍。數(shù)字化檔案所提供的服務(wù)人員過(guò)于單一，只能為單位內(nèi)部管理者服務(wù)，這就無(wú)形中限制了數(shù)字化檔案的使用范圍，無(wú)法真正的滿(mǎn)足檔案資源需求者。

三、我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展策略

(一)慎重選擇軟件和存儲(chǔ)載體

在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中，要非常慎重的選擇檔案管理所使用的軟件，一定要選擇通用性非常強(qiáng)、適用范圍非常廣，符合社會(huì)大眾的軟件。在選擇軟件的過(guò)程中，還要結(jié)合單位自身的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，推動(dòng)單位的發(fā)展。數(shù)字化檔案在進(jìn)行維護(hù)的過(guò)程中，也要認(rèn)真、仔細(xì)，減少操作問(wèn)題失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。為了避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題的發(fā)生，可以定期將檔案信息放到微縮膠片上進(jìn)行備份。時(shí)刻關(guān)注存儲(chǔ)檔案信息的計(jì)算機(jī)是否遭到病毒的入侵，保證計(jì)算機(jī)的安全性。

(二)數(shù)字檔案管理要有明確分工

在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案工作人員要充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理優(yōu)勢(shì)最大化。在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，要做到工作性質(zhì)分工明確，要配備技術(shù)維修人員、電子文件管理人員。檔案工作者要根據(jù)單位的實(shí)際情況，制定出一套符合單位發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)。單位要制定科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，讓每個(gè)檔案工作人員的義務(wù)和責(zé)任，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。

(三)利用網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新檔案服務(wù)

有些單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化管理，要建立完善的檔案數(shù)字管理中心。檔案管理網(wǎng)站，從而方便單位所有人員的查詢(xún)。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大數(shù)字化檔案的服務(wù)對(duì)象和保證數(shù)字化檔案信息的精準(zhǔn)性。要想保證信息的準(zhǔn)確性和安全性，要適當(dāng)?shù)牟扇》纻问侄巍?/p>

(四)加強(qiáng)信息技術(shù)方面的學(xué)習(xí)

由于傳統(tǒng)檔案工作人員沒(méi)有學(xué)過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息化方面的知識(shí)，在應(yīng)用這些知識(shí)的過(guò)程中存在著很多問(wèn)題。為此，單位要定期組織相應(yīng)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的知識(shí)層面。只有提高檔案工作人員對(duì)信息化技術(shù)的了解，才能更好的實(shí)現(xiàn)人機(jī)的和諧，使電子檔案信息更加精準(zhǔn)，從而促進(jìn)單位檔案數(shù)字化的發(fā)展。

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