文書管理工作的問題分析

黃楚然

文書檔案是我們了解國家各種政策的一個信息平臺，因此我們要重視文書檔案地重要性，發(fā)揮它的價值，幫助國家機關人員按規(guī)矩辦事，減少因為不明白上級命令而造成的失誤，減少損失。文書管理的工作量較大、分類較為繁雜，需要投入相對應的人力和物力，文書管理工作為其他工作的進行打下了一個重要的基礎，在現(xiàn)代科學技術快速發(fā)展的情況下，文書管理逐漸走向了智能化管理，這要求相關的管理人員要熟悉現(xiàn)代計算機的應用和計算機的一些普遍功能。為了完善文書管理這個系統(tǒng)，減輕相關管理人員的負擔和壓力，研究現(xiàn)在辦公室人員新的變化和需求，在實踐的基礎之上，提出相對應的管理手段和措施。

一、文書管理工作的重要意義

企業(yè)單位和機關單位要想獲得更長遠的發(fā)展，文書管理是重要的一個環(huán)節(jié)，它安排了其他工作的發(fā)展以及一些行程，保證的其他工作按照預期效果進行，重視文書管理工作的重要性是我們完善這個系統(tǒng)的前提和基礎。文書管理總結出了一個大的數(shù)據(jù)庫，其中的每一個數(shù)據(jù)都對我們有重要的幫助。為我們提供了抉擇的科學意義，減少彎路。也記錄著一個企業(yè)和一個機關單位的發(fā)展成果，展示了一個企業(yè)和一個機關單位的發(fā)展光明方向。文書管理工作者要及時了解公司和單位現(xiàn)在的運行狀況，與現(xiàn)實接軌才能夠記錄真實準確的數(shù)據(jù)，根據(jù)真實的數(shù)據(jù)記錄靈活地調整自身的發(fā)展方案。同時，不能根據(jù)老一套的文書管理工作模式進行，要及時根據(jù)社會的變化進行模式創(chuàng)新，提高自身在社會競爭當中的實力。

二、創(chuàng)新文書檔案管理工作的具體措施

(一)創(chuàng)新工作機制，順應檔案規(guī)律

第一，建立自我營銷機制。企業(yè)要提高利潤空間，為自身謀求更長遠的發(fā)展，就要將一部分權力下放，讓營銷有足夠的主動權，在遵循上級命令的同時，根據(jù)自身的實際情況靈活改變營銷路線，加大宣傳力度，提高品牌的知名度，在市場當中提高品牌的影響力。第二，建立和完善主動參與機制。文書檔案管理部能夠向傳統(tǒng)模式當中一直處于被動狀態(tài)，必須從被動走向主動。提高文書檔案管理相關人員的工作積極性，自下而上的提出一些珍貴的意見以供上級決策參考，把上游與下游的聯(lián)系密切起來，加強兩者的溝通。第三，銜接機制的作用。銜接機制是上級與下級溝通交流的一座橋梁，上級適時聽取下級的意見，提高自身決策貼近現(xiàn)實的意義。下級及時了解上次決策的緣由，減少了決策實施的障礙。兩者在溝通交流中形成一種共識，企業(yè)上下一心才能夠走得更遠，在市場當中也能夠樹立一個良好的口碑。檔案工作的管理工作變得順暢，生產環(huán)節(jié)與利用環(huán)節(jié)緊密扣在一起。

(二)提高檔案管理工作人員的水平

檔案管理工作人員是管理工作的直接者，對檔案管理工作發(fā)揮的作用不可小覷。企業(yè)通過隊伍素質和程序機制兩大方面對于員工進行有力的管理。建立競爭合作機制以及后期的評價機制，確保檔案管理工作人員的專業(yè)素質能力過強，以及保持一個高昂的工作情緒。第一，而且要嚴謹?shù)目紤]到檔案管理工作人員的環(huán)境和氛圍，單一的管理工作使得工作本身變得有些枯燥無味，企業(yè)要注重對人員工作量的安排，確保他們有足夠的休息時間，提高管理人員對企業(yè)本身的信心和支持力度。第二，然后管理工作量較大，數(shù)據(jù)繁雜，對工作人員有一定的耐心和細心的要求，實時引進一些高度認真負責的員工，減少數(shù)據(jù)的錯誤。第三，檔案管理的模式根據(jù)時代而改變，這要求管理人員及時更新自己的專業(yè)知識庫，熟練地掌握一些現(xiàn)代技術，企業(yè)可以定期或者根據(jù)管理工作內容對員工們進行一定的培訓，幫助管理工作人員梳理與時代相進的新型觀念。

(三)技術創(chuàng)新，提高服務效益

檔案管理工作有著嚴謹?shù)墓ぷ鞒绦?，從簽收到銷毀，需要員工們切身投入工作當中。依托現(xiàn)代新型技術，企業(yè)要適時跟進更新自己的技術，提高自身的服務效率，減輕員工們的工作量?，F(xiàn)在管理技術成為一個新興的媒介，連接了檔案管理信息的來源和銷毀，在很大程度上提高了工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤。同時要完善自身的網絡檔案管理的系統(tǒng)，避免一些重要信息的流失以及外泄，造成企業(yè)一些不必要的損失。對于網絡談管理的研發(fā)者來說，要及時轉換自身的思想意識，從對檔案管理的片面走向全面，多維角度看待檔案管理，對于一個企業(yè)所做出的貢獻。企業(yè)在應用新技術進行難管理的同時，難免會遇到一些傳統(tǒng)觀念根深蒂固的員工，因為不想學習新技術而固守手工管理的辦法，企業(yè)要及時對他們的思想進行調整，讓他們跟緊時代的腳步，提高企業(yè)管理人員的水平。

網絡是一個檔案管理儲存的大數(shù)據(jù)庫，更是一個資源共享的平臺。重視網絡的作用，從數(shù)據(jù)的收集到應用離不開網絡的幫助。網絡甚至影響著一家企業(yè)管理水平，以及現(xiàn)代化建設進程。在利用網絡管理自身的重要信息的同時，要在吸取歷史教訓的基礎之上，不能將網絡生搬硬套融入自身的管理體系。根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略需要以及現(xiàn)時的管理水平，將網絡靈活地應用在自身的管理，將網絡的價值最大化。

總之，企業(yè)在市場當中的成功競爭不僅依靠自身硬實力，更歸功于自身的管理軟實力。檔案管理是一家企業(yè)的筋骨，聯(lián)系的其它工作的開展，有利于企業(yè)正視其他工作的成效。在數(shù)據(jù)化的背景之下，企業(yè)及時轉換自身員工的管理意識，利用網絡這個有力的平臺，讓信息的下方和收集變得及時迅速，企業(yè)上層能夠及時得知發(fā)展的現(xiàn)狀，規(guī)劃適合自身發(fā)展的藍圖。

[1]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業(yè)技術學院學報,2010,23(4):3～4.

[2]李玲.文書檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].山西檔案,2009(1):1～2.