■賈方琦/唐山市婦幼保健院
文書檔案是為醫(yī)院提供服務(wù)的部門之一,它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關(guān)的數(shù)據(jù),存有很多對(duì)科研有用的書籍和資料,是醫(yī)院的資料庫(kù)。醫(yī)院的檔案中對(duì)每一項(xiàng)手術(shù)以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄,所以當(dāng)遇到同類病癥患者或者衍生病變患者,可以采取相同的治療方法,再結(jié)合患者自身情況,研究或開創(chuàng)出新的治療方法,推動(dòng)醫(yī)療科研創(chuàng)新。
文書檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的,對(duì)于病人的一些相關(guān)的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會(huì)存儲(chǔ),當(dāng)患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥,可以通過醫(yī)療記錄本對(duì)患者的病況、病因以及解決方法進(jìn)行記錄,這樣會(huì)方便后期需要的時(shí)候進(jìn)行查閱。為方便患者而服務(wù),從而更好的服務(wù)于臨床一線科室。
醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營(yíng)中完善和發(fā)展的,也要定期舉辦大型的醫(yī)療座談會(huì)以及派遣相關(guān)人員出去進(jìn)修,學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理知識(shí),或者醫(yī)院發(fā)展轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新,要求工作人員帶著疑問去學(xué)習(xí),要有學(xué)習(xí)的心得體會(huì),要為醫(yī)院做與國(guó)際接軌的持續(xù)性改進(jìn)計(jì)劃,這些行政類的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的,醫(yī)院的文書檔案對(duì)歷年來(lái)醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關(guān)活動(dòng)和成果進(jìn)行記錄,為后期醫(yī)院開展不同的行政部門以及做出重大會(huì)議決策提供參考。
醫(yī)院當(dāng)下的管理現(xiàn)狀中,雖有對(duì)很多方面的人才培養(yǎng)的規(guī)劃、計(jì)劃、策略,但針對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作專職人員的培養(yǎng)大多沒有具體的規(guī)章制度及實(shí)施措施,有時(shí)更忽略了對(duì)專職人員的培訓(xùn)工作,沒有強(qiáng)調(diào)專職人員的日常學(xué)習(xí)。由于他們?nèi)鄙賹I(yè)的文書檔案的管理知識(shí),所以對(duì)從事這個(gè)行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整,不能完完全全的按著規(guī)定來(lái)進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)執(zhí)行和完成工作。
檔案管理的重要性不必多言,對(duì)檔案資料的貯存、保護(hù)工作要強(qiáng)調(diào),需要完整的規(guī)章制度相適應(yīng),對(duì)專職人員進(jìn)行約束。在醫(yī)院要建立健全規(guī)章制度,要有明文規(guī)定,設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)一系列的檔案管理制度,在很多的醫(yī)院里面都沒有對(duì)檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度,表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確,所以人員在工作中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,很多應(yīng)該處理的資料沒有及時(shí)的統(tǒng)一、高效的進(jìn)行收集和處理,檔案室的管理不嚴(yán)密,管理規(guī)定脫節(jié),這樣一來(lái)檔案室的工作不夠完善,這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲(chǔ)較為混亂,這樣一來(lái)久而久之檔案的管理制度就很不健全。
在很多醫(yī)院都會(huì)出現(xiàn)這種情況,醫(yī)院里面的消防設(shè)備、檔案管理設(shè)備和檔案管理都非常的欠缺的,很多都不符合規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的。同時(shí)醫(yī)院的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為落后,限制了文檔管理向前發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng),傳統(tǒng)的檔案管理不便捷性已非常突出,對(duì)重復(fù)的檔案手動(dòng)檢索工作還不利于檔案貯存,我們必須要對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行更新?lián)Q代。
但集成化的信息管理、檔案管理工作受到重重因素的限制,致使醫(yī)院信息化檔案管理工作有所停滯,不能有效的做到完成的信息化模式。在這一方面,還需加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè),做到硬件與軟件相適應(yīng),人工與設(shè)備相結(jié)合。
醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理專職人員的培訓(xùn),這樣會(huì)相應(yīng)的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。同時(shí)要加大對(duì)檔案管理的宣傳力度,要讓醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)們和職工對(duì)文書檔案有進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)和了解。所以努力提升檔案管理人員的素質(zhì)也是檔案管理工作中不可缺少的一部分,平時(shí)要加強(qiáng)宣教工作,樹立工作典范,獎(jiǎng)罰分明,建設(shè)良好的工作氛圍等。要強(qiáng)調(diào)責(zé)任意識(shí),樹立良好工作風(fēng)氣,領(lǐng)導(dǎo)者要起到模范帶頭作用。
建立健全檔案管理制度,使之始終與醫(yī)院的發(fā)展相適應(yīng),設(shè)立完整的、科學(xué)的體系,與醫(yī)院其他部門統(tǒng)籌規(guī)劃,互相呼應(yīng)。制度制定要合理,體現(xiàn)以人為本,提高工作效率,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決,提供對(duì)策。有了健全的管理體系,才能使工作更加行之有效,提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。
要引進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行歸類和整合,進(jìn)行合理的搭配利用。這樣就可以大大提高了工作效率,利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個(gè)系統(tǒng)的自愿共享功能,很好的滿足了各科室和科研的很多需求,從而這樣會(huì)將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施記性優(yōu)化的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。
綜上所述,通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作性質(zhì)的了解,可得出文書檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著很大的重要作用,對(duì)醫(yī)療技術(shù)的改進(jìn),所以對(duì)當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和研究是一件具有研究?jī)r(jià)值的事項(xiàng)。
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