新時(shí)期人事管理信息化方法初探

■常甜雨 楊 光／華北水利水大學(xué)MPA教育中心

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治等各大種類的系統(tǒng)不斷完善，行政事務(wù)不斷增加，需要處理的辦公信息越來(lái)越多，現(xiàn)在需要一項(xiàng)完善的人事管理信息化方法，而且在“十二五”規(guī)劃中明確指出信息化在未來(lái)的發(fā)展方向。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足辦公效率和精度的需要了，所以新時(shí)期人事管理信息化方法要滿足辦公效率和質(zhì)量的要求，并且需要是辦公決策更科學(xué)合理。

一、人事管理信息化建設(shè)的意義

第一，人事管理信息化能夠有效提高工作效率，而且能夠提供實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)，使決策者及時(shí)做出正確判斷。人事管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜和十分重要的工作，而且大部分工作是需要經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)工作，占用了大量的人工時(shí)間，信息化系統(tǒng)可以代替人工，將工作人員從繁瑣的工作內(nèi)容中解放出來(lái)，所以進(jìn)行人事管理信息化建設(shè)是十分有必要的。

第二，一個(gè)完善的人事管理信息化系統(tǒng)可以為工作人員提供更多業(yè)務(wù)服務(wù)，方便工作人員的使用。工作人員可以使用網(wǎng)絡(luò)登錄信息化系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以看到及時(shí)信息和進(jìn)行搜索，通過(guò)這些服務(wù)也可以提高工作人員的工作效率。

第三，內(nèi)部資源共享?，F(xiàn)在有許多共享軟件可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)中資源共享，但是人事管理信息化可以使共享資源更加完整，并且在傳輸過(guò)程中不會(huì)有丟失。在共享資源中，人事部門的工作人員可以對(duì)資源進(jìn)行改動(dòng)，及時(shí)對(duì)有錯(cuò)誤的資源進(jìn)行改正，或者對(duì)不完整的資源進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

第四，將人事信息的價(jià)值最大化。在人事部門中，傳統(tǒng)的資料載體一般都是紙質(zhì)的，不方便保存和傳遞。人事管理信息化將人事信息電子化，可以延長(zhǎng)保存年限、方便進(jìn)行搜索查詢，而且可以實(shí)時(shí)傳輸，將人事信息的價(jià)值發(fā)揮到最大。

二、人事管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

在人事部門的傳統(tǒng)工作中，人事信息一般是由工作人員進(jìn)行手抄的，這其中存在很大問(wèn)題。手抄信息難免會(huì)抄錯(cuò)，而且可能有字跡不清、工作人員擅自修改等等情況。隨著信息全球化的推進(jìn)，人事管理的傳統(tǒng)做法的弊端都被暴露出來(lái)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）人事信息散亂

隨著部門的發(fā)展，人事信息資料將會(huì)逐漸增多，但是由于以前的人事信息是人工抄寫的，所以無(wú)法進(jìn)行刪改，只能進(jìn)行添加，破壞了人事信息原來(lái)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，所以導(dǎo)致人信息散亂。在查找信息時(shí)，由于人事信息散亂，導(dǎo)致了大量重復(fù)勞動(dòng)，工作人員無(wú)法及時(shí)找到有效信息，從而降低工作效率。

（二）信息部門化顯現(xiàn)明顯

在企業(yè)中，員工的各部門信息由專門的部門進(jìn)行保管，由于各部門之間的信息傳遞不夠通暢，無(wú)法共享資源，導(dǎo)致員工在辦理業(yè)務(wù)時(shí)需要到多個(gè)部門蓋章簽字等等。而且在信息傳遞過(guò)程中，可能由于某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者丟失，無(wú)法及時(shí)得到修正，并且?guī)?lái)不必要的麻煩。

（三）人事信息更新速度慢

由于人事部門的傳統(tǒng)工作方式是人工抄寫，這樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。如果在抄寫過(guò)程中人事信息數(shù)據(jù)進(jìn)行了更新，導(dǎo)致工作人員前面的工作全部作廢，并且無(wú)法及時(shí)將實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)上報(bào)，導(dǎo)致上級(jí)部門無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析并且做出準(zhǔn)確的判斷。

（四）數(shù)據(jù)的通用性較差

由于企業(yè)內(nèi)部各部門所面臨的任務(wù)和工作內(nèi)容的不同，所以選擇使用的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件不同，這就導(dǎo)致了各部門之間的人事信息數(shù)據(jù)不能進(jìn)行流通共享。難以將數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理，各部門也不能及時(shí)使用到最新的數(shù)據(jù)資料。

三、新時(shí)期人事管理信息化建設(shè)方案

相關(guān)企業(yè)進(jìn)行人事管理信息化時(shí)，需要將相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，并將整合后的數(shù)據(jù)資料電子化。企業(yè)的工作人員需要密碼才能進(jìn)入信息系統(tǒng)，系統(tǒng)需要核對(duì)密碼是否正確。在信息系統(tǒng)中，人事部門可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、修改等操作；上級(jí)部門可以修改進(jìn)入的密碼等權(quán)限；而普通的工作人員只能查看自己的信息數(shù)據(jù)，這樣能避免員工的個(gè)人人事信息外泄。在人事管理信息化過(guò)程中，值得注意的是，人事部門不同小組可以進(jìn)行編輯權(quán)限和范圍是不同的，每個(gè)小組負(fù)責(zé)自己的部分。在小組內(nèi)部，需要將系統(tǒng)模塊的內(nèi)容分配到各個(gè)人，由專人負(fù)責(zé)，將責(zé)任細(xì)化到人，這樣方便進(jìn)行修改和維護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

人事管理信息化是人事部門處理人事信息的工具，它能保證人事信息的安全性和完整性，并且能夠提高人事部門的工作效率。實(shí)施人事管理信息化實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)省了紙張和企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用，符合國(guó)家可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的要求，并且能夠節(jié)省大量的人力，為企業(yè)節(jié)省資金。人事管理信息化使用方便，并且響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，必將在我國(guó)事業(yè)單位中廣泛應(yīng)用。