大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)檔案管理探討

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一、什么是“檔案管理”

所謂的“檔案管理”指的就是關于員工的基本信息，包括學歷、工作經(jīng)歷、獎懲情況、工作崗位及業(yè)績等，通過檔案可以清楚明了地知道員工的詳細信息，檔案管理其實質上就是對人才的重要信息進行詳細記錄。

二、目前事業(yè)檔案管理中存在的問題

(一)檔案管理人員綜合素質不高

目前，在很多單位工作的檔案管理人才的綜合素質并不高，大部分工作人員屬兼職性質，更多的精力均投注在原始工作上，這就導致檔案管理工作上的創(chuàng)新和優(yōu)化速度較為緩慢，另外，部分事業(yè)單位的檔案管理工作者的年齡偏大，本身對于新鮮事物和技術的接受效果較差，日常工作缺乏創(chuàng)新精神，這些都在一定程度阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的進步和完善。因此，檔案管理工作的提升，首先要從工作人員的素質及能力角度入手，為該項工作注入更多的新鮮活力。

(二)檔案信息利用率不足

從目前事業(yè)單位的檔案管理情況來看，對檔案管理的信息利用率較低，只是在偶爾需要的情況下對員工檔案信息進行查看，這就導致檔案管理對事業(yè)單位在日常的管理和人員決策方面所起到的作用較小，并沒能發(fā)揮出原有的功能。另外，對檔案管理信息的利用率較低，更加從側面影響了檔案管理工作人員的工作主觀能動性以及積極性，影響其在日常工作中的創(chuàng)新熱情和工作效率。

(三)員工利益得不到根本保障

在事業(yè)單位的檔案管理部門，由于其本身工作并沒有受到單位的足夠重視，甚至被認為是“閑職”，員工本身在工作中獲得的成就感較低，周邊環(huán)境的認知也導致員工本身的工作積極性不強，另外，也由于對工作的界定不夠科學，導致檔案管理工作人員本身的利益得不到保障，尤其是對薪資、福利待遇的滿意度低，這些都直接影響檔案管理工作人員的工作熱情，以及該部門的人員流動性。

(四)基礎設施較為陳舊

目前，部分事業(yè)單位的檔案管理部門仍然使用較為陳舊的基礎設施，直接影響檔案管理工作的數(shù)字化、信息化水平，具體可以從兩方面來說。一方面，硬件設施陳舊，主要指的是檔案管理工作中的電子設備，例如計算機，老舊的計算機已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代工作的效率需求和存儲需求，另一方面，軟件方面更新不及時，大多指的是工作人員在日常處理檔案所使用的電腦軟件，在新技術不斷發(fā)展的情況下，各種處理軟件百花齊放，智能性越來越高，但是工作人員本身對新技術、新軟件的接受緩慢，進而影響工作的綜合效用。

三、大數(shù)據(jù)背景下的事業(yè)檔案管理優(yōu)化

(一)提升工作人員的綜合素質

促進事業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要從工作人員的本身素質入手。首先，可以針對工作人員進行定期的工作技能培訓，系統(tǒng)地講授檔案管理工作的起源、發(fā)展、目的以及應用的主要方法等，讓員工能夠對該項工作有更加全面地認知；另外，還可以積極鼓勵員工參加社會上的相關論壇活動，甚至單位可以為員工舉辦類似的沙龍活動，方便不同單位的檔案管理工作人員進行經(jīng)驗的交流；最后，根據(jù)員工的發(fā)展需求，單位可以提供不同的培訓、深造機會，讓員工從自身發(fā)展角度獲得成就感。

(二)提高對檔案信息的利用率

提高對檔案信息的利用率，是從工作成果角度出發(fā)，對檔案管理工作人員的工作進行肯定，進而提升其工作的主觀能動性和積極性，也促進該項管理工作的效果能夠真正發(fā)揮出來。最為重要的是，需要提高單位管理人員對檔案管理工作的認知和重視，提高在日常管理工作中對檔案信息的利用，尤其是在人員決策、績效工資制定等方面，通過科學的數(shù)據(jù)分析來為決策提供強有力的支撐。

(三)提升工作人員的福利待遇，降低流失率

部分單位的檔案管理工作人員流失率較高，從員工的基本訴求角度出發(fā)，大多是對目前的薪酬待遇水平高滿意度不高，尤其是與其他行業(yè)相比，檔案管理工作人員的整體薪資水平偏低，無法滿足工作人員的日常生活需求，更是大大降低了員工的工作熱情以及研發(fā)熱情，影響該項工作的優(yōu)化和完善。因此，單位需要根據(jù)行情的變化來動態(tài)調整薪酬體系，合理對檔案管理工作設立績效考核系統(tǒng)，讓員工能夠在工作范疇內(nèi)滿足自身的生存需求。

(四)定時更新基礎設備，提高工作效率

從目前發(fā)展情況來看，在檔案管理工作中所使用的軟件、硬件直接影響該項工作的效率和智能性。因此，需要切實注重檔案管理工作的基礎設備，包括電子計算機，需要根據(jù)時代發(fā)展和工作需求進行必要地定期更新，提高設備的運轉速度，另外，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的檔案管理需求引進相關的檔案信息管理軟件，通過智能軟件的引入和利用，讓檔案管理工作更加便捷和輕松，為后期對檔案信息的查看、加工、分析等奠定基礎。

四、結語

檔案管理是現(xiàn)代管理工作中的重要組成部分，需要得到越來越廣泛地關注，并且在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景之下不斷進行管理理念的創(chuàng)新以及技術的優(yōu)化，提高檔案管理工作的效率和效果。

參考文獻：

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