F省公辦本科高校印章管理制度若干思考

練 泓

高校印章是高校身份與權(quán)威的體現(xiàn)，具有代表學(xué)校進行意思表示的法律效力，在學(xué)校的管理以及參與其他社會政治、經(jīng)濟活動中起著舉足輕重的作用。[1]我國國務(wù)院1999年10月出臺的《關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》是為進一步規(guī)范和加強國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體印章管理，就國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體印章的制發(fā)、收繳和管理做出了相關(guān)規(guī)定，其中對印章的樣式和制發(fā)、收繳規(guī)定較為詳盡，而對各國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體印章的管理只規(guī)定了“國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體必須建立健全印章管理制度，加強用印管理，嚴格審批手續(xù)。未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自使用單位印章。”[2]造成我國公辦本科高校印章管理制度缺乏指導(dǎo)性強的上級文件依據(jù)，各高校的印章管理制度水平參差不齊。筆者通過因特網(wǎng)及同行交流對F省19所公辦本科高校印章管理制度進行了搜集、整理，發(fā)現(xiàn)目前仍有7所公辦本科高校未出臺印章管理制度，余下12所公辦本科高校制定的印章管理制度的水平也有較大差距：簡單模糊規(guī)定的有4所，近3年制定或修訂的7所。

一、F省公辦本科高校印章管理制度中存在的主要問題

(一)印章管理人職責(zé)規(guī)定松散、不明確

不同公辦本科高校印章管理制度規(guī)定中對“印章管理人”的稱謂略有不同，大部分表述為“印章管理人”，但也有表述為“保管人”、“監(jiān)印人”。不同的表述反映出對印章管理人職責(zé)的不同要求。

作為印章保管人員，其首要職責(zé)就是保管印章，對于印章的管理使用只字未提或只要求堅持原則，并按規(guī)定手續(xù)用章。而作為監(jiān)印人，其職責(zé)要求監(jiān)印人員親自用印，認真審核，慎重用印。

印章管理人的職責(zé)內(nèi)容較為豐富，具體歸納為：首先要妥善保管，存放和使用地點均在該單位辦公室內(nèi)，平時印章隨用隨鎖，同時要不定期進行保養(yǎng)，確保印文清晰。其次要嚴格審核和執(zhí)行學(xué)校規(guī)定的用印審批手續(xù)，認真審閱有關(guān)材料，了解用印內(nèi)容，核實審批人簽字。最后要規(guī)范用印并做好登記歸檔工作，印章落處恰當(dāng)、端正，印跡清晰。用印情況需逐一登記，用印留存材料要定期整理、立卷歸檔。但不同公辦本科高校就其核心職責(zé)有著截然不同的認識或者說是較為模糊的認識，即印章管理人的審核要求是形式上的校核還是內(nèi)容上的審核。

(二)印章審批人員范圍規(guī)定多樣化

各公辦本科高校就印章審批人員范圍的規(guī)定存在以下三種情形：第一種印章審批人員范圍采用分類列舉式，就各審批用印事項直接規(guī)定對應(yīng)的審批人員；第二種印章審批人員范圍為分管(主管)校領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)其授權(quán)的業(yè)務(wù)職能部門負責(zé)人，就常規(guī)性業(yè)務(wù)材料事項，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人向分管校領(lǐng)導(dǎo)提出授權(quán)申請或者直接規(guī)定業(yè)務(wù)部門負責(zé)人有權(quán)審批；第二種印章審批人員范圍為分管(主管)校領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)其授權(quán)的校辦主任。

(三)印章審批程序規(guī)定存在層級區(qū)別

各公辦本科高校因權(quán)力下放程度的不同，在印章審批程序中體現(xiàn)為兩種模式：第一種模式為由用印申請人所在部門或者申請事項業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核后，依照學(xué)校印章管理制度規(guī)定的審批人簽字同意后，到印章管理人員處用印。

第二種模式為由用印申請人所在部門或者申請事項業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核后，經(jīng)由校辦主任審定，可直接到印章管理人員處用印或需提交校領(lǐng)導(dǎo)審批后到印章管理人員處用印。

(四)印章管理責(zé)任規(guī)定較為籠統(tǒng)

大部分公辦本科高校的印章管理制度中都有提到“因印章管理或使用不當(dāng)?shù)仍蛟斐蓳p失者，根據(jù)情節(jié)輕重對當(dāng)事人進行批評教育直至行政處分，造成重大損失的，追究當(dāng)事人及單位負責(zé)人的經(jīng)濟和法律責(zé)任”；少部分公辦本科高校只明確“凡批準(zhǔn)手續(xù)不全的，一律不能用印，違反此規(guī)定所造成的一切后果，由監(jiān)印人員負責(zé)”；也有極少數(shù)公辦本科高校的印章管理制度未規(guī)定相關(guān)責(zé)任，而直接適用國家法律法規(guī)：“對偽造、變造印章或使用偽造、變造印章者，要依照國家有關(guān)法律法規(guī)查處”。

二、F省公辦本科高校印章管理制度科學(xué)化、規(guī)范化

(一)印章管理人員職責(zé)統(tǒng)一化

公辦本科高校的印章管理人員通常是高校辦公室科室負責(zé)人或者保密人員，對其職責(zé)的明確完善有利于印章管理的有序進行。筆者認為，公辦本科高校的印章管理人員首先是保管人，他應(yīng)該妥善保管印章，適時對印章進行保養(yǎng)；其次是印章使用監(jiān)督執(zhí)行人，他應(yīng)該嚴格執(zhí)行印章使用審批決定，認真校核審批人簽字意見與用印內(nèi)容的一致性，即形式審查用印材料；最后是印章使用守護人，逐一將用印情況進行登記，并保存重要用印材料，做好及時歸檔工作。

(二)印章審批人員范圍明確化

各公辦本科高校印章管理制度所明確的印章使用審批人員及權(quán)限范圍應(yīng)充分體現(xiàn)高校不同領(lǐng)導(dǎo)層級的權(quán)力范圍：基本保證了分管(主管)校領(lǐng)導(dǎo)對其分管(主管)事務(wù)范圍的決定權(quán)力，同時考慮效率、簡政放權(quán)原則，賦予中層領(lǐng)導(dǎo)特別是職能部門負責(zé)人一定的審批權(quán)。同時，高校事務(wù)繁多，職能部門的常規(guī)性業(yè)務(wù)也會隨著學(xué)校事業(yè)的發(fā)展發(fā)生變化，因此，在公辦本科高校印章管理制度中原則規(guī)定印章審批人員范圍時，也需結(jié)合實際，針對不同審批事項適時列出審批人員范圍并經(jīng)一定程序予以確認公布執(zhí)行。

(三)印章審批程序科學(xué)化

高校印章具有代表學(xué)校進行意思表示的法律效力，作

為權(quán)力頂層的校領(lǐng)導(dǎo)意志已經(jīng)能充分代表學(xué)校決策，除需領(lǐng)導(dǎo)集體決策事項或已授權(quán)職能部門負責(zé)人決策事項外，用印審批權(quán)應(yīng)自然歸屬分管(主管)校領(lǐng)導(dǎo)，無須再由校辦主任再行判斷，同時，校辦主任本身崗位工作繁重，時常不在辦公室，不能及時處理用印申請事務(wù)，將給用印申請人帶來極大的不便，造成服務(wù)效率低、官僚作風(fēng)嚴重的不良影響；并且設(shè)置存對權(quán)力歸屬的再判斷，也不符合現(xiàn)代管理的制度化、規(guī)范化要求。公辦本科高校的印章管理審批程序與印章審批人員范圍緊密相關(guān)，因此，就現(xiàn)行公辦本科高校印章管理制度中存在的兩種審批程序模式而言，筆者主張采用依照學(xué)校印章管理制度規(guī)定的審批人簽字同意后直接用印模式。

(四)印章管理責(zé)任具體化

印章管理是由一系列行為構(gòu)成的，不同行為人都應(yīng)對其行為負責(zé)。各公辦本科高校現(xiàn)行的印章管理制度對責(zé)任的規(guī)定都較為籠統(tǒng)單一，沒有很好地分析印章使用管理過程中不同行為人的行為要求。筆者認為根據(jù)權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則，有必要就用印申請人、用印審核人、用印審批人及印章管理人的責(zé)任作出較為明確的規(guī)定。

用印申請人應(yīng)對其提供的用印材料真實性負責(zé)，對提供虛假用印材料申請用印的，承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任；用印審核人應(yīng)根據(jù)自己的崗位職責(zé)認真審核用印材料，避免影響審批人做出不利于學(xué)校的決策判斷，對疏忽大意、不負責(zé)審核造成審批人錯誤決策的，承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任；用印審批人應(yīng)客觀審批，對濫用手中權(quán)力強迫印章管理人用印的，承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任；印章管理人應(yīng)妥善保管印章，嚴格執(zhí)行審批程序，對因保管不當(dāng)、用印審批手續(xù)不齊全予以用印的，承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任。

總之，高校的印章管理是一項十分重要的工作，不僅關(guān)乎學(xué)校聲譽和各項利益，而且與廣大師生的實際工作需求也密切相關(guān)。公辦本科高校有必要建立健全的銀盞管理制度，明確印章審批管理權(quán)限和責(zé)任，確保印章管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化和制度化。

[1]陳小山,和希順.淺談高校印章的管理與使用[J].科協(xié)論壇,2008(8):102～103.

[2]國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定(國發(fā)[1999]25號)[EB/OL].http://www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/mrlm/201011/t20101115_62739.html,1999-10-31.