事業(yè)單位檔案管理的方法創(chuàng)新研究

李 芬

我國(guó)事業(yè)單位的改制與內(nèi)部控制改革正在不斷深化，很多單位在轉(zhuǎn)型發(fā)展、重組重構(gòu)和轉(zhuǎn)制運(yùn)行等方面了取得了很大的發(fā)展，檔案管理作為各個(gè)單位運(yùn)行、改革的重要紀(jì)錄，對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行發(fā)揮著重要的作用，也對(duì)事業(yè)單位物質(zhì)文明的發(fā)展與精神文明的推進(jìn)有重要的意義。隨著事業(yè)單位的改革推進(jìn)，檔案管理工作也需要不斷創(chuàng)新，以服務(wù)于事業(yè)單位的高效運(yùn)行。

一、事業(yè)單位檔案管理相關(guān)原則

事業(yè)單位的檔案是其所有信息匯集處，在具體管理工作中必須遵循一定的原則。第一，規(guī)范與靈活相統(tǒng)一，在規(guī)范化的管理方法下，各事業(yè)單位要根據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行靈活管理，確保管理方法適用性；第二，權(quán)益兼顧原則，檔案管理機(jī)制運(yùn)行中，各層級(jí)相關(guān)人員的工作責(zé)任和權(quán)益有明確的規(guī)定，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠公平處理，并且責(zé)任到人；第三，制定與執(zhí)行并重。在制定檔案管理機(jī)制時(shí)，要有合理性、科學(xué)性與系統(tǒng)性，并且能夠在保證執(zhí)行效率的基礎(chǔ)上，不斷完善管理機(jī)制；第四，動(dòng)態(tài)管理與靜態(tài)管理相結(jié)合。檔案管理要在科學(xué)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，做到創(chuàng)新性與現(xiàn)代化，能夠確保檔案管理始終具有科學(xué)性與合理性。

二、事業(yè)單位檔案管理的方法創(chuàng)新策略

(一)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新

檔案管理效率提升的首要任務(wù)在于檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，各事業(yè)單位要根據(jù)自身實(shí)際情況，建立一套獨(dú)特的檔案管理機(jī)制，首先，要結(jié)合本單位檔案管理工作特點(diǎn)，建立適宜的檔案管理制度，為檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新提供方向性的指引，并圍繞此機(jī)制建立合理的管理部門(mén)及崗位。其次，要對(duì)檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行有效的約束與領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作逐步規(guī)范化，并提高工作人員對(duì)于檔案管理的重視度，在相關(guān)檔案法律法規(guī)的范圍內(nèi)，高效開(kāi)展工作。最后，要以人性化的理念對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，要通過(guò)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高工作人員積極性，保障工作人員相關(guān)利益。

(二)加快檔案管理信息化建設(shè)

首先，要對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化，規(guī)范檔案信息交換與共享工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。其次，加快文書(shū)檔案的數(shù)字化處理。檔案管理的信息化與現(xiàn)代化是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的，各類(lèi)室藏文書(shū)類(lèi)檔案都需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，才能真正進(jìn)行信息化管理，使檔案原文能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，從而為之后的檔案服務(wù)工作提供良好的基礎(chǔ)。如，通過(guò)縮微技術(shù)、光盤(pán)刻錄以及多媒體處理等技術(shù)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠有效提高檔案管理效率。最后，要切實(shí)發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，有效發(fā)揮檔案管理服務(wù)功能。檔案管理的最終目的是為了給事業(yè)單位的運(yùn)行管理提供專(zhuān)業(yè)、科學(xué)而準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)與文字資料，服務(wù)功能是檔案管理的基本功能之一，信息化技術(shù)為檔案管理的檢索、收集、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、更新等提供了極大的便利，管理人員在加快檔案數(shù)字化處理的同時(shí)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，科學(xué)歸檔，提升服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化與便利化。

(三)提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

工作人員的綜合素質(zhì)是確保檔案管理機(jī)制及新技術(shù)充分運(yùn)用的關(guān)鍵因素，要切實(shí)提升工作人員工作能力及綜合素質(zhì)，保證現(xiàn)代化檔案管理的有效運(yùn)行。對(duì)于新加入檔案管理崗位的工作人員，要加強(qiáng)培訓(xùn)，確保工作人員能夠應(yīng)對(duì)檔案管理具體工作，要降低檔案管理人員的崗位調(diào)動(dòng)次數(shù)，保證工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性。檔案管理工作人員要有接受繼續(xù)教育的積極性，能夠不斷更新自身知識(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)，提升綜合素質(zhì)。工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與掌握，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)與日常工作真正融合，從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。首先，要有合理的人員運(yùn)行機(jī)制，如，嚴(yán)格的資格審查與政審程度，系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的崗前技術(shù)和知識(shí)培訓(xùn)等。其次，要有細(xì)致的考核檢查，培養(yǎng)管理人員的科學(xué)管理素養(yǎng)，培養(yǎng)管理人員在動(dòng)態(tài)管理與靜態(tài)管理結(jié)合運(yùn)用上的能力，并且能夠在管理工作中綜合運(yùn)用手工操作與計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，采取合適的方式管理不同性質(zhì)的檔案，能夠培養(yǎng)科學(xué)、先進(jìn)的管理素養(yǎng)。

(四)創(chuàng)新檔案信息保密工作

檔案管理重點(diǎn)之一還在于檔案信息保密工作，檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守保密協(xié)議。在實(shí)際工作中，通過(guò)檔案保管理檔案保密兩方面工作保護(hù)檔案信息。檔案保管需要確保能夠在需要調(diào)閱該類(lèi)檔案的時(shí)候迅速找到這類(lèi)資料；檔案的保密要求對(duì)一些關(guān)乎國(guó)家安全及利益的內(nèi)容與信息，在一定時(shí)期內(nèi)，能夠站在國(guó)家危害性的高度上，慎重對(duì)待并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密制度及要求，確保這類(lèi)信息與內(nèi)容能夠在該時(shí)期內(nèi)得到嚴(yán)格的保護(hù)。因此，在建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)的同時(shí)，也要處理好檔案?jìng)浞?、檔案管理軟件殺毒、防火墻設(shè)置等嚴(yán)格的檔案保護(hù)措施，確保檔案信息安全。在選擇檔案管理庫(kù)房及機(jī)房的地址與修繕時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定及要求開(kāi)展相關(guān)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理是其整體管理工作與運(yùn)行的重要組成部分，要確保檔案管理始終具有合理性與科學(xué)性，必須不斷創(chuàng)新管理方法，從技術(shù)、制度、人員等方面不斷進(jìn)行創(chuàng)新，確保管理效率與質(zhì)量的提升。

[1]安偉紅.新常態(tài)背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].城建檔案,2017(7):71～72.

[2]張敏.事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(7):115.