關(guān)于高校辦公室管理科學(xué)化的實(shí)施路徑研究

■程克波／南京航空航天大學(xué)

一、高校辦公室的職能和特點(diǎn)

（一）高校辦公室的職能

高校辦公室在職能上會(huì)起到參謀作用、助手作用、服務(wù)作用、協(xié)調(diào)作用、信息督察作用，這些作用可以幫助學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)全面掌握自身學(xué)校的狀況，能夠幫助高校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助其工作，積極發(fā)揮高校整體的綜合效能。高校辦公室能夠提供有效地協(xié)助作用，承擔(dān)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容進(jìn)行全面的落實(shí)，其主要是處理日常事務(wù)，整理相關(guān)事務(wù)內(nèi)容，幫助學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活和科研中及時(shí)解決存在的問(wèn)題，幫助學(xué)生全面和諧發(fā)展。

辦公室是各種意見的輸出和反饋的聚集點(diǎn)，能夠起到上下溝通的協(xié)調(diào)作用，能夠承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能，可以促進(jìn)工作及任務(wù)的完成，其也在一定程度上起到輔助教學(xué)的目的。辦公室還能夠幫助學(xué)生準(zhǔn)確地掌握相關(guān)信息，注重信息服務(wù)的及時(shí)、準(zhǔn)確，才能幫助學(xué)生更好地學(xué)習(xí)知識(shí)。高校辦公室還能夠監(jiān)督相關(guān)計(jì)劃和學(xué)校知識(shí)的全面教學(xué)，能夠督促和檢查相關(guān)教學(xué)內(nèi)容，監(jiān)督檢查相關(guān)問(wèn)題，從而起到提高工作效率的作用。

（二）高校辦公室的特點(diǎn)

高校辦公室由于是承上啟下的作用，因此其表現(xiàn)出的特點(diǎn)是原則性強(qiáng)、事務(wù)性強(qiáng)和綜合性強(qiáng)三個(gè)方面，主要是依照高校的相關(guān)文件實(shí)施文件精神，全面落實(shí)相關(guān)政策，從制度上起到約束的作用。因此，高校辦公室最為關(guān)鍵的特點(diǎn)是要具有很強(qiáng)的原則性，在具體事務(wù)的管理上要有一定的原則性，多數(shù)事情要做到細(xì)致入微，才能很好地促進(jìn)高校辦公室職能的發(fā)揮。高校辦公室在職能的落實(shí)上具有較強(qiáng)的綜合性，需要在細(xì)微處給予高度的重視，才能促進(jìn)高校辦公室職能的順利實(shí)現(xiàn)。

二、高校辦公室管理科學(xué)化的途徑

（一）高校辦公室管理制度上落實(shí)科學(xué)化

制度上要堅(jiān)持理論和實(shí)際的結(jié)合，注重各個(gè)部門不同內(nèi)容上的制度落實(shí)，針對(duì)不同的部門進(jìn)行不同的定位，從職責(zé)上確定好相關(guān)學(xué)校的管理事務(wù)，建立起有效的辦公室管理制度，從高校的實(shí)際出發(fā)，才能進(jìn)一步的推進(jìn)高校工作順利開展。高校辦公室的管理制度要有效地約束人員，避免不必要的疏漏，例如要建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制、人員管理機(jī)制，從實(shí)際出發(fā)主動(dòng)、認(rèn)真地投入高校辦公室各項(xiàng)工作活動(dòng)中，從管理中的實(shí)際出發(fā)，具體化辦事流程，嚴(yán)格遵守相關(guān)制度內(nèi)容，明確責(zé)任才是管理的關(guān)鍵。

制度上要約束管理人員的行為，注重各個(gè)崗位的職責(zé)落實(shí)，堅(jiān)持監(jiān)督考核機(jī)制的制定，依據(jù)實(shí)際完成相關(guān)目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，才能提升高校辦公室的工作考核成效，制度的完善必不可少，但是也要重視執(zhí)行過(guò)程中的實(shí)踐意義，不能形式化和空洞化，需要結(jié)合實(shí)際給予高度的重視，科學(xué)化實(shí)地考察的基礎(chǔ)上，全面落實(shí)責(zé)任才是關(guān)鍵，專注于高校管理責(zé)任才能促進(jìn)高校辦公室順利開展工作，促進(jìn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)快速發(fā)展。

（二）高校辦公室注重管理方法的科學(xué)化實(shí)施

高校辦公室要針對(duì)實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)化執(zhí)行，如構(gòu)建較為穩(wěn)定的秩序，從環(huán)境上將各方內(nèi)容進(jìn)行有序的排列，合理優(yōu)化布局，才能使得高校辦公室的工作效率得到提升。高校辦公室要注重高效的“交際方式”注重采取和藹的形式，盡可能的減少溝通的障礙，才能使得辦公室工作秩序達(dá)到高效。工作方式上高校辦公室還要注重現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，注重引入現(xiàn)代化電子產(chǎn)品，引入自動(dòng)化設(shè)備進(jìn)行管理，才能使得高校辦公室的工作提升一定的質(zhì)量，特別是一些數(shù)據(jù)類的資料，更需要計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)的匯總與分類，要及時(shí)進(jìn)行整理、建立各類數(shù)據(jù)資料的管理系統(tǒng)，才能方便資料檔案的檢索與提取，最終提高高校辦公室管理的效率，進(jìn)而提升高校辦公室工作的質(zhì)量，促進(jìn)高校辦公室迅速提高效率。

（三）提升工作人員工作效率的措施

高校辦公室的人員要注重職能的落實(shí)，辦事上講求高效、便捷，注重精準(zhǔn)地進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，并對(duì)各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行反復(fù)的研究和探索，找出解決問(wèn)題的關(guān)鍵，才能采取有效地措施進(jìn)行工作效率的提升。

各個(gè)部門的辦公室管理人員要注重彼此之間的溝通和協(xié)助，建立彼此之間的有機(jī)協(xié)調(diào)機(jī)制，才能使得高校辦公室的工作得到順利的開展。高校辦公室的管理工作要注重及時(shí)的優(yōu)化，不斷根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，抓住新問(wèn)題中存在的困難，只有及時(shí)的捕捉并把握相關(guān)信息內(nèi)容，才能提出行之有效的處理方法，提升工作人員的工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

高校辦公室管理是一個(gè)系統(tǒng)而復(fù)雜的過(guò)程，此過(guò)程中的內(nèi)容具有較強(qiáng)的綜合性，需要高校辦公室給予高度的重視，并進(jìn)行以人為本的實(shí)施理念，才能全面提高辦公室工作人員的素質(zhì)和教育水平。高校辦公室管理人員要深入到實(shí)際，注重加強(qiáng)實(shí)踐中的相關(guān)內(nèi)容的了解，不斷地加強(qiáng)實(shí)踐，才能使得管理制度內(nèi)容全面地落實(shí)到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)：

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