淺談干部人事檔案管理

■彭雪琴／江西省中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院

隨著我國企事業(yè)單位經(jīng)營理念逐漸向市場經(jīng)濟(jì)化轉(zhuǎn)型，忽略了對干部人事檔案管理工作的重要性。造成現(xiàn)階段中干部人事檔案管理中存在諸多問題與缺陷。

一、目前干部人事檔案管理存在缺點(diǎn)與不足

（一）干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低

干部人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)且專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)要求較高。由于我國現(xiàn)階段檔案管理人才相對匱乏，大多數(shù)檔案管理部門還處在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中。對人才的引用選拔方式還處于陳舊落后的思維當(dāng)中。部分干部人事檔案管理人員自身專業(yè)與工作內(nèi)容完全不符，造成工作中出現(xiàn)大量的問題與弊端。在檔案材料分類與鑒別方面，無法明確的對檔案材料種類與歷史年份進(jìn)行細(xì)致劃分，影響了歸檔進(jìn)度與資料整合。另外，對所需檢閱的檔案不能及時的提供交出。在鑒別具有一定專業(yè)性檔案時，由于自身業(yè)務(wù)水平有限，無法準(zhǔn)確判斷出該檔案的時效性與針對性，進(jìn)而影響了下一步工作流程的開展。其次，干部人事檔案管理工作人員新老交替現(xiàn)象頻繁，老員工的離去與新員工的到來，中間過程無法完成交接，造成青黃不接等負(fù)面現(xiàn)象。對新員工檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，導(dǎo)致新員工干部人事檔案管理業(yè)務(wù)水平偏低，造成了提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確與材料分類混亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行［1］。

（二）干部人事檔案管理設(shè)施落后

現(xiàn)階段我國部分單位干部人事檔案管理設(shè)施落后。由于歷史原因，我國干部人事檔案管理工作一直使用紙張記錄管理。紙張記錄管理模式弊端較多，其中會造成檔案的丟失與損壞。同時，經(jīng)過長時期歲月沉積對保存紙張筆跡與墨跡會造成一定的脫落與模糊，進(jìn)而造成記錄數(shù)據(jù)的不清晰與不準(zhǔn)確。直接導(dǎo)致了干部人事檔案工作的順利實(shí)施。雖然部分企業(yè)單位已經(jīng)實(shí)踐了現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，并通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，能夠更清晰明朗的掌握各個干部的基本信息資料。但還沒能建立更為先進(jìn)的聲像管理體系。因此，進(jìn)而導(dǎo)致缺乏對干部資料檔案的立體化、全面化管理。

（三）相關(guān)人力資源配置不足

在干部人事檔案管理工作人員配備上，缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理人員。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視，單一片面的認(rèn)為干部人事檔案管理工作可有可無，既不能主導(dǎo)日常生產(chǎn)，也不能提高經(jīng)濟(jì)效益。因此，對人事檔案管理部門中人力資源搭配進(jìn)行了大大縮減，進(jìn)而導(dǎo)致了干部人事檔案管理工作效率的降低，使該部門機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)［2］。另外，一些單位的干部人事檔案管理人員猶如庫管人員，主要負(fù)責(zé)人部門鑰匙的保存，與簡單的資料查詢工作。因此，造成檔案整理與信息資料歸檔長期無人問津，甚至導(dǎo)致檔案工作的幾度癱瘓。

二、加強(qiáng)干部人事檔案管理的相關(guān)措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

各單位應(yīng)該樹立“人才第一”的內(nèi)部培養(yǎng)機(jī)制，加大對干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度。結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，利用業(yè)余時間大力開展檔案管理培訓(xùn)與相關(guān)活動。采用優(yōu)者獎勵與劣者淘汰的方式，運(yùn)用專業(yè)檔案管理知識考核，進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、合理的高效率錄用人才培養(yǎng)體制。另外應(yīng)該引用國外先進(jìn)的檔案管理理念與教學(xué)方式，通過理念與方法的有效結(jié)合，形成一套獨(dú)特的檔案學(xué)習(xí)培養(yǎng)模式，在新穎的教學(xué)培養(yǎng)模式下，不僅調(diào)動了培訓(xùn)員工的積極性，更提高了培訓(xùn)效果。

（二）引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備

針對各單位檔案管理設(shè)備落后陳舊的現(xiàn)狀，引進(jìn)現(xiàn)代化辦公設(shè)備勢在必行。部分單位干部人事檔案管理工作依舊采取紙張記錄方式，這種方式不僅陳舊落后還極容易造成檔案的損壞與丟失。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代來臨，運(yùn)用計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)模式，建立完善科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)庫，可以對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類與查詢，大大節(jié)省了工作時間，提高了檔案管理的工作效率。積極引用更為先進(jìn)的聲像技術(shù)，能夠更為立體化的體現(xiàn)出干部檔案資料的基礎(chǔ)信息與發(fā)展變化，對捕捉檔案對象的生動性與人物性十分重要［3］。

（三）配置專門的檔案管理人員

首先，加強(qiáng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作的重視程度，樹立“檔案管理、關(guān)乎全局”的主體意識觀念。形成從上之下認(rèn)真對待的工作作風(fēng)，切實(shí)把干部人事檔案管理工作落實(shí)到位。其次，應(yīng)該加派相關(guān)專業(yè)的檔案管理人員，成立獨(dú)立檔案管理機(jī)構(gòu)。合理配置投入檔案管理專業(yè)人員的數(shù)量，逐一完善落實(shí)專業(yè)檔案人員的工作責(zé)任，從檔案的管理、歸檔、查詢、保管等諸多方面細(xì)致分工，做到人盡其責(zé)。

三、結(jié)語

干部人事檔案管理工作對我國企業(yè)單位影響頗大，其中不乏存在諸多缺點(diǎn)與弊端。從人員的配置、管理設(shè)備的更新與管理人員的業(yè)務(wù)提升三方面分析研究，結(jié)合現(xiàn)階段我國企業(yè)單位實(shí)際檔案管理情況，采用科學(xué)、合理、系統(tǒng)的干部人事檔案管理模式，為其企業(yè)單位未來的整體發(fā)展提供有力保障。

參考文獻(xiàn)：

［1］馬峰濤.淺談高校干部人事檔案管理工作中的問題及對策［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，5（10）：203.

［2］高超群.淺析干部人事檔案管理中存在的問題及解決對策［J］.人才資源開發(fā)，2016，8（5）：30.

［3］姜志敏.淺析基層單位人事檔案管理工作存在的問題及對策［J］.吉林交通科技，2016，9（2）：65～67.