淺談民辦高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)

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一、前言

(一)人事檔案管理工作對民辦高職院校人事工作的積極影響

檔案管理能夠更好的為民辦高職院校的師資評估提供服務(wù)，為日常的人事管理活動提供真實(shí)的記錄，隨著人事檔案管理工作日趨規(guī)范化，檔案管理工作需與時(shí)具進(jìn)，使其更好的為人事工作服務(wù)。

(二)人事檔案管理對民辦高職院校的發(fā)展有什么重要意義

在高校的教學(xué)評估過程當(dāng)中，師資團(tuán)隊(duì)建設(shè)的質(zhì)量指標(biāo)直接影響到民辦高職院校的教學(xué)評估。隨著社會信息化的程度的不斷提高，迫使人事檔案從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)化為信息化管理，這是民辦高職院校檔案管理模式的一次重大變革。信息化技術(shù)的發(fā)展為人事檔案信息化帶來了深遠(yuǎn)的影響，如何建立民辦高職院校人事檔案信息化管理，是目前民辦高職院校人事檔案管理部門的重要探討課題。

二、民辦高職院校人事檔案管理信息化現(xiàn)狀

(一)人事檔案管理人員構(gòu)成不合理

經(jīng)過筆者調(diào)查，在民辦高職院校檔案管理隊(duì)伍中大多數(shù)的檔案管理人員都是非檔案管理相關(guān)專業(yè)。而且由于大部分民辦高職院校處于發(fā)展階段，人員流動性較大，很多檔案管理人員剛熟悉工作又換崗，又沒有健全的檔案管理制度，這就使文件在保管或者交接過程中丟失、歸檔不完整、不規(guī)范、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等。

(二)人事檔案管理中硬件配置薄弱

民辦高校由于其辦學(xué)性質(zhì)特殊性，辦學(xué)資金投入有限，所以部分民辦高職院校在管理人事檔案時(shí)，雖然檔案管理人員都已使用電腦辦公，掃描儀，但是沒有專門的電腦用來做為人事檔案數(shù)據(jù)庫專用。學(xué)校里類似青果數(shù)字等綜合平臺雖然已初步建成，但是沒有建立人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。很多民辦高職院校在辦學(xué)發(fā)展中忽視了人事檔案管理工作對促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要性及作用，人事檔案工作被附屬化，檔案管理的存儲基礎(chǔ)條件不夠完善。

(三)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式落后

筆者在從事民辦高職院校人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，主要還是以人工為主對教職工建立紙質(zhì)檔個人檔案，而且沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求教職工檔案里應(yīng)該放哪些材料，放材料順序等，紙質(zhì)檔案需要純手工收集資料，再進(jìn)行審核、整理、歸納，這樣導(dǎo)致工作人員工作量大，效率低，也容易出錯。大量的檔案都在收集歸檔后就處于封存狀態(tài)，而不再利用，從而影響了檔案信息的使用效率。也不能很好的與其他部門進(jìn)行資源共享，阻礙民辦高職院校教育教學(xué)的發(fā)展。

三、如何加快民辦高職院校人事檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

要實(shí)現(xiàn)民辦高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)，更好的為民辦高職院校人事管理工作服務(wù)，人事檔案信息化建設(shè)起著非常至關(guān)重要的作用，同時(shí)，也是民辦高職院校師資隊(duì)伍建設(shè)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，檔案信息化在建設(shè)過程中應(yīng)該要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式及安全的信息保障系統(tǒng)，這是一個循序漸進(jìn)的過程，可以從以下幾個方面著手開展工作。

(一)加強(qiáng)對人事檔案工作重要性的認(rèn)識

人事檔案是一個教職工在學(xué)校各個崗位不同時(shí)期工作經(jīng)歷、個人學(xué)習(xí)、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，它是民辦高職院校教職工職稱評定、考核、晉升、工資改革的重要依據(jù)，是師資隊(duì)伍發(fā)展重要的數(shù)據(jù)支撐，人事檔案在教職工工作中扮演著重要的角色，因此，必須要重視人事檔案管理。

(二)加強(qiáng)硬件支持

要確保人事檔案管理工作的高效性、精確性、信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，加大資金投入是根本。因此，民辦高職院校要購置相應(yīng)的電子設(shè)備，如配置專門建設(shè)數(shù)據(jù)庫用的電腦、掃描儀等，組建網(wǎng)絡(luò)管理人員隊(duì)伍，做好網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)及防黑客入侵建設(shè)，構(gòu)建符合本校實(shí)際的信息化數(shù)據(jù)庫，使人事檔案管理往數(shù)字化、規(guī)范化、安全化、信息化發(fā)展。

(三)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

1、引進(jìn)復(fù)合型人事檔案管理人才

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。檔案管理信息技術(shù)的高低已經(jīng)成為民辦高職院校發(fā)展的主題，因此，這就要求檔案管理工作人員除了擁有較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)能力之外，還必須會熟練的使用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)功能。

2、加強(qiáng)崗位培訓(xùn)

民辦高職院校人事檔案工作人員素質(zhì)的高低決定了人事檔案服務(wù)水平的高低。民辦高職院校應(yīng)建立良好的培訓(xùn)機(jī)制，定期對檔案工作人員進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識，提高綜合分析能力及業(yè)務(wù)能力。還應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理人員的思想政治素質(zhì)，要求其具有嚴(yán)格的職業(yè)操守，良好的道德品質(zhì)，在必要的條件下，還應(yīng)該簽署保密協(xié)議。

(四)完善人事檔案管理制度

不管是紙質(zhì)檔案管理還是檔案的信息化建設(shè)，都需要修定一套健全的人事檔案管理辦法，以達(dá)到相關(guān)工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

(五)建立完善的民辦高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

為了跟上時(shí)代的步伐，更好的服務(wù)于民辦高職院校的發(fā)展,人事檔案管理模式應(yīng)由實(shí)體檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。民辦高職院校應(yīng)根據(jù)自身需求來設(shè)相關(guān)的功能，在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫過程中，數(shù)據(jù)采集是人事檔案管理工作最基礎(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容,采集工作一定要以人事部門審核的數(shù)據(jù)為依據(jù),不僅要包括教職工的基本信息，還要包括他們的合同信息、家庭及社會關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、進(jìn)修信息、工作經(jīng)歷、行政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、教學(xué)科研等。目前，人事檔案管理應(yīng)從現(xiàn)狀入手，把已有的紙質(zhì)檔案通過掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案，這是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)，對于新入職教職工，除了建立基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案，還要進(jìn)行電子數(shù)據(jù)建檔，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立是一個逐步積累的過程，人事檔案管理工作者應(yīng)客觀、細(xì)致的做好檔案建設(shè)工作，確保人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。

(六)提高人事檔案工作的服務(wù)意識

隨著社會的進(jìn)步，如果延用傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理制度，必將阻礙民辦高職院校的發(fā)展。因此，應(yīng)該把保存及應(yīng)用工作結(jié)合起來，適當(dāng)開放一些可以共享的信息。把人事檔案工作從原有的任務(wù)式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性，為全校師生員工提供更好、更全、更快的檔案服務(wù)，從而避免一二級學(xué)院在收集人事資料等相同的工作重復(fù)做的弊端。

四、結(jié)語

在信息化迅速發(fā)展的今天，民辦高職院校的人事檔案管理理信息化程度還處于滯后狀態(tài)，我們要充分重視人事檔案管理信息化對促進(jìn)民辦高職院校發(fā)展的重要性，從而不斷加強(qiáng)檔案信息化管理意識，完善檔案管理機(jī)制，建立健全的檔案信息化數(shù)據(jù)庫，加快檔案管理工作人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，使檔案管理從人工化向信息化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的優(yōu)化利用，使人事檔案管理工作為民辦高職院校的可持續(xù)發(fā)展作貢獻(xiàn)。