數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與利用

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一、高校檔案信息資源特點

(一)信息量大

高校教育教學(xué)過程中知識繁雜，涉及專業(yè)方面較廣，形成的檔案信息資源不但數(shù)量大而且種類繁多，多方面的細膩資源都涉及到存儲管理等內(nèi)容，并且長期處于更新的狀態(tài)，這使高校檔案信息資源具有信息量大的最直觀的特點。

(二)可開發(fā)性

高校檔案信息資源是通過教育教學(xué)過程中的各個環(huán)節(jié)所建立的最新信息資源材料建立的。檔案信息資源在收集過程中遵循教育教學(xué)規(guī)律和特點，細致化的進行信息儲存。這對于教育過程中教、學(xué)、研的相關(guān)規(guī)律研究、智力培養(yǎng)等是重要的信息基礎(chǔ)，可開發(fā)性很高，對高校教育研究有著很強的促進作用。

(三)先進性

高校作為教學(xué)、科研的核心地帶，在人才、財力、專業(yè)、學(xué)科、知識面、理論基礎(chǔ)等等都有著得天獨厚的優(yōu)勢。通過對相關(guān)信息的研究利用，多學(xué)科互相融合促進，在技術(shù)層面進行新的突破成為重要的發(fā)展點。這部分檔案信息的記錄儲存使高校具有龐大而先進的數(shù)據(jù)寶庫，知識信息量儲備以及其先進性都是領(lǐng)先的。

二、數(shù)字化檔案信息資源的組成

(一)檔案目錄信息

檔案信息管理工作中檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫建立是檔案信息數(shù)字化管理的開始和基礎(chǔ)，通過目錄信息的建立能夠使檔案信息文件檢索更方便，極大縮短檢索時間。

(二)全文檔案信息

檔案信息中的全文信息需要通過數(shù)字化進行表達和管理，主要表達形式為電子檔案、數(shù)據(jù)、圖文、電子文件、掃描文件等等。檔案信息管理過程中信息化管理是重點，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案資源能夠通過數(shù)字化形式進行表達，并通過互聯(lián)網(wǎng)、信息管理等方式進行資源的表達、傳遞、共享、檢索等不同類型的服務(wù)，將傳統(tǒng)檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換能夠更加方便信息的管理和利用。

(三)多媒體檔案信息

檔案信息從傳統(tǒng)形式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息化轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字文檔、圖像、視頻、音頻等等不同形式的文件文檔得以儲存、表達、共享、傳播等等，與此同時通過互聯(lián)網(wǎng)對數(shù)字信息檔案進行科學(xué)合理的管理并加以利用，也就是形成了多媒體檔案信息。

(四)專題檔案信息

檔案信息分類中，數(shù)字化信息管理中具有主題性的檔案分類屬性，同類型主題的可以通過數(shù)字化信息管理進行統(tǒng)一的歸類整理，并通過專題檔案信息數(shù)據(jù)庫對信息進行分類，對信息的檢索、運用等等提供便利。

三、數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用

(一)樹立用戶至上的理念

傳統(tǒng)的檔案信息的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的時代需求，在傳統(tǒng)信息管理已不能滿足大量的信息發(fā)展的要求。傳統(tǒng)模式下的信息資源的單一利用率，很難實現(xiàn)信息的共享利用和多元利用的模式。時代的發(fā)展對于信息檔案的需求加大，檔案信息管理部門也隨著進行了相關(guān)的調(diào)整，逐漸意識到了用戶在信息檔案中的重要性。檔案信息的管理首先需要加強管理部門的管理理念，從用戶的角度，管理的角度和技術(shù)的角度同時進行管理理念轉(zhuǎn)變，是符合市場發(fā)展和部門管理的需求的。在數(shù)字化信息檔案的處理過程中需要盡量的簡化用戶的信息管理手續(xù)，建立高效有序的規(guī)范體系，提高檔案信息的利用率，多層次多方位的滿足用戶的信息檔案需求。

(二)完善檔案信息庫的建立

數(shù)據(jù)庫的建立是一項長期而艱巨的任務(wù)。檔案信息的管理部門要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合用戶的需求進行數(shù)據(jù)庫的規(guī)范建立工作。需要在數(shù)據(jù)庫的建立中，分清數(shù)據(jù)庫需要建立那些目錄，建立幾級目錄，分清數(shù)據(jù)庫的建立的優(yōu)先順序，合理優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入人員的工作安排。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中要嚴格把關(guān)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和數(shù)量，建立良好的數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制體系，在數(shù)據(jù)的校對工作中，充分使用先進的軟件進行把控，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立數(shù)據(jù)庫糾錯機制，能夠發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證數(shù)據(jù)庫的整體的質(zhì)量。

(三)創(chuàng)新模式提高效率

在創(chuàng)新模式之初，需要上下統(tǒng)一意識，樹立以客戶為中心的管理理念，通過技術(shù)快速實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化時代，提高服務(wù)意識，擴充服務(wù)的形式內(nèi)容，創(chuàng)新服務(wù)手段，通過全方面多形式的改革進行檔案信息管理的改變。檔案的信息管理工作的改變對于檔案管理中的工作問題就會得到很大的提升，也能在模式的運行過程中發(fā)現(xiàn)不足及時糾正，能夠捕捉到信息管理中的亮點，進行創(chuàng)新，讓檔案信息管理工作能夠真正為經(jīng)濟的發(fā)展，科技的發(fā)展，教育的研究提供有效高效的信息管理服務(wù)工作。

四、結(jié)語

檔案信息資源利用性和可用性非常重要。高校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用工作的重點，就是在收集、建立檔案的前提下，不斷完善檔案信息建設(shè)與管理，提高檔案信息的開發(fā)效率和使用效率，為用戶提供便捷的檢索工具，改善利用環(huán)境，減少查詢的不便與障礙，增強信息的可用性，并不斷完善利用政策，從而實現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源社會化服務(wù)的目的。

參考文獻：

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