淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

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伴隨著科技的發(fā)展，信息化程度的不斷加深，檔案材料也不僅僅局限在了紙質(zhì)形式，很多科技元素被很好的應(yīng)用到了檔案管理當(dāng)中，檔案材料逐漸囊括了：影響檔案材料、音頻檔案材料、實(shí)物檔案材料等等，檔案材料種類的擴(kuò)充極大的增加了管理難度，管理工作者應(yīng)該不斷的對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)掘信息化技術(shù)帶給檔案管理的好處，做好前期整理分類工作，為后期管理打好基礎(chǔ)。

一、整理歸檔檔案工作中的問題

(一)檔案整理工作人員專業(yè)性不強(qiáng)

根據(jù)對(duì)我國檔案管理行業(yè)的宏觀考察可以發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)大的一部分工作者沒有受到過專業(yè)檔案管理知識(shí)教育，百分之八十以上是遵從單位人事調(diào)度或者是從其他單位安排過來的人員進(jìn)行組建的，在這種沒有專業(yè)知識(shí)支撐的基礎(chǔ)上檔案管理工作是很難開展的，這就嚴(yán)重的限制了檔案職能的發(fā)揮。檔案管理部門目前存在下面的這些問題：第一點(diǎn)，人員選配不夠?qū)I(yè)，工作者不具備專業(yè)素養(yǎng)；第二點(diǎn)，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，沒有選用科學(xué)、專業(yè)的方法；第三點(diǎn)，檔案管理過程并沒有一個(gè)相對(duì)規(guī)范的操作步驟和規(guī)范要求；第四點(diǎn)，參與檔案管理的人員流動(dòng)性非常大，一批人員剛剛熟悉工作就被調(diào)離崗位，又接收一批什么都不懂的人來維持工作。

(二)檔案整理的信息化程度偏低

目前我國檔案管理工作并沒有很好的實(shí)現(xiàn)信息化改革，很多成熟的信息化技術(shù)并沒有得到很好的應(yīng)用，嚴(yán)重的限制檔案管理工作的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化可以極大程度的降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，縮減了人力投入，降低了資金成本，所以，下面幾點(diǎn)就是問題所在：第一點(diǎn)，檔案管理單位沒有相關(guān)信息化的操作儀器，比較明顯的就是一些單位連檔案整理數(shù)據(jù)庫都沒有，這是何談完成信息化進(jìn)程；第二點(diǎn)，信息化的思想并沒有扎根在工作人員的心上，不懂得對(duì)信息進(jìn)行保存和管理；第三點(diǎn)，檔案管理單位很少引進(jìn)懂得信息化操作的專業(yè)人才，沒有人才的支撐與引導(dǎo)，信息化的檔案管理工作很難開展。

二、信息化檔案的技巧分析

(一)建設(shè)合理的整理程序

檔案整理工作是十分繁雜的，工作人員每天面對(duì)數(shù)目巨大的檔案是十分的枯燥的，很容易造成分類上的失誤，所以檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該制定出合理的操作流程，并且嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟進(jìn)行操作。這樣做出的分類十分的符合官方要求，并且還可以通過建設(shè)子項(xiàng)目進(jìn)行分類，可以根據(jù)不同的切入點(diǎn)進(jìn)行分類，具體可以從什么時(shí)間段收入的、屬于哪個(gè)部門的材料、檔案的基本屬性上進(jìn)行篩分。檔案整理工作在信息化系統(tǒng)的幫助下進(jìn)行檔案的歸檔整理時(shí)，必須明確整體的分類標(biāo)準(zhǔn)是什么，而且既然選擇了按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，就盡量堅(jiān)持使用到最后，這樣會(huì)減少因?yàn)樽兏鼧?biāo)準(zhǔn)而產(chǎn)生的巨大的工作任務(wù)。檔案材料有多種形式，在進(jìn)行歸檔分類的過程中要有針對(duì)性，這樣能夠讓程序向著簡單化發(fā)展。

(二)其他技巧分析

根據(jù)目前的發(fā)展情況來看，古老的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類大多被應(yīng)用到保存、核對(duì)當(dāng)中，而信息化的電子檔案才是目前工作當(dāng)中被廣泛使用的。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)是十分關(guān)鍵的，需要通過電子技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行整理，做好由傳統(tǒng)到信息化的過度。在信息化檔案管理歸檔分類的過程當(dāng)中可以應(yīng)用南大之星這個(gè)新興軟件，它在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中取得了顯著的成效，工作人員對(duì)其反饋是非常好的，完全可以應(yīng)對(duì)現(xiàn)在還不太成熟的電子檔案歸檔工作，而且也給今后電子檔案歸檔工作提出了新的發(fā)展思路。

信息化檔案管理歸檔技巧應(yīng)用的最終目的就是提高歸檔分類的效率。需要按照企業(yè)單位、事業(yè)單位的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，還要對(duì)歸檔整理工作進(jìn)行合理的劃分，確定每一方面的投資力度。

檔案管理工作并不是沒有確切的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以就應(yīng)該嚴(yán)格的遵守規(guī)章制度進(jìn)行操作，唯有如此才能提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在進(jìn)行檔案管理歸檔分類的過程當(dāng)中，要明確服務(wù)主體是什么，一切工作都是以促進(jìn)主體發(fā)展為基礎(chǔ)的。例如，在學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行歸檔分類的時(shí)候，完全能夠把“以我為用，以我有用”的思想作為工作原則，盡可能的從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。

三、結(jié)語

在目前檔案管理歸檔分類技巧的發(fā)展過程中，信息化成為了發(fā)展的中心思想，也確實(shí)在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中取得了不錯(cuò)的效果。檔案管理歸檔分類中還存在著諸多問題，只有通過對(duì)技巧、方法的不斷研究，才能夠使檔案管理工作真正的做到有秩序，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔工作時(shí)，檔案工作者應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案類型對(duì)檔案進(jìn)行分類，通過分類工作來對(duì)檔案進(jìn)行體系建設(shè)，面對(duì)檔案材料的差異性，檔案管理工作者應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的分類，選擇統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

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