關(guān)于如何完善高校畢業(yè)生檔案管理探討

■/

高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校的成長(zhǎng)記錄，是用人單位或組織選拔、考核人才的主要依據(jù)，畢業(yè)生檔案管理工作尤其重要。但是目前高校畢業(yè)生檔案管理工作沒(méi)有制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，造成畢業(yè)生檔案管理工作中出現(xiàn)許多問(wèn)題。因此，探索出一條適合高校畢業(yè)生檔案管理工作模式具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校畢業(yè)生檔案的實(shí)質(zhì)、作用以及現(xiàn)狀

(一)高校畢業(yè)生檔案的實(shí)質(zhì)

一般而言高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐等各種活動(dòng)的材料組成的。例如學(xué)生的體檢表、政治面貌、學(xué)期考試成績(jī)、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷、平時(shí)獲得的榮譽(yù)、處分材料等等。是高校大學(xué)生在校的真實(shí)表現(xiàn)。通過(guò)檔案可以了解學(xué)生的基本信息、綜合素養(yǎng)。也能反應(yīng)出高校對(duì)學(xué)生的教育歷程。

(二)高校畢業(yè)生檔案的作用

高校畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程，通過(guò)檔案可以了解到學(xué)生在不同時(shí)期、不同階段個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作情況。具有較高的權(quán)威性，用人單位可以通過(guò)畢業(yè)生檔案基本掌握人才的信息，成為錄取員工以及計(jì)算員工薪酬的依據(jù)。一份高質(zhì)量的畢業(yè)生檔案可以讓畢業(yè)生有更多的選擇機(jī)會(huì)，享受到更多的社會(huì)保障服務(wù)。高校畢業(yè)生檔案對(duì)于學(xué)生自身和用人單位都有著極其重要的作用。

(三)目前高校畢業(yè)生檔案管理的情況

高校畢業(yè)生檔案對(duì)畢業(yè)生自身的發(fā)展有著重大影響，因此，畢業(yè)生檔案管理工作一定要科學(xué)合理。但是目前我國(guó)高校畢業(yè)生的檔案管理工作存在許多問(wèn)題。畢業(yè)生檔案本身具有特殊性，存放地點(diǎn)不確定性等特點(diǎn)，致使畢業(yè)生檔案存放和使用出現(xiàn)不安全。要想保證檔案存放安全，相關(guān)部門(mén)就需要做好檔案的存放和提取管理工作，制定好相關(guān)的規(guī)章措施來(lái)保障畢業(yè)生檔案安全以及使用便利。

二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)檔案管理方法落后陳舊

針對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理工作首先需要制定好管理方案，并在管理中定期做好檢查工作，使用現(xiàn)代科技來(lái)管理。通過(guò)了解發(fā)現(xiàn)，目前大部分高校畢業(yè)生檔案管理工作仍舊使用落后陳舊的管理模式，采用紙質(zhì)管理是主要方式，檔案管理基本設(shè)備不全面，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)形成電子化信息管理模式。

(二)檔案管理人員整體素養(yǎng)不高

大多高校檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)畢業(yè)生的重要性，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案管理工作也不重視，日常工作中也沒(méi)有對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和定期的檢查。同時(shí)一些高校的檔案管理人員大多身兼數(shù)職，基本沒(méi)有接受檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，工作起來(lái)缺少精力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)，也沒(méi)有真正履行檔案管理職責(zé)。以上現(xiàn)象造成檔案管理工作難以有序進(jìn)行。

(三)檔案材料不完整

當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理中存在一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題，檔案材料不完善，存在混淆現(xiàn)象。一些檔案的記錄的信息與畢業(yè)生本人不符合，如果檔案發(fā)生混淆現(xiàn)象就會(huì)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)造成嚴(yán)重的影響，同時(shí)也給高校檔案管理工作帶來(lái)困難。同時(shí)畢業(yè)生檔案不完整現(xiàn)象也普遍存在，例如學(xué)籍材料、體檢表等一些材料中的關(guān)鍵部分缺失都會(huì)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)以及學(xué)校檔案管理工作造成不便。

三、針對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理問(wèn)題的解決策略

(一)增強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)

提高檔案管理工作人員的意識(shí)是做好高校畢業(yè)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門(mén)的教育和培訓(xùn)，讓每個(gè)工作人員都意識(shí)到檔案對(duì)畢業(yè)生的重要性。高校畢業(yè)生檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和畢業(yè)生檔案管理工作質(zhì)量的高低有著密切關(guān)系。因此，學(xué)校要把提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)和意識(shí)放在重要位置。高校畢業(yè)生檔案管理人員也要不斷的學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，時(shí)刻關(guān)注國(guó)家有關(guān)畢業(yè)生檔案方向的有關(guān)政策，把檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

(二)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)化和科技化的現(xiàn)代檔案管理模式

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今各行業(yè)進(jìn)行管理的主要手段，電子檔案管理已經(jīng)逐步應(yīng)用在高校畢業(yè)生檔案管理工作中，也將成為未來(lái)高校畢業(yè)生檔案管理的主要模式。因此，高校畢業(yè)生檔案管理部門(mén)需要盡快適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)并提高自己的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，建立網(wǎng)絡(luò)化和科技化的現(xiàn)代檔案管理模式，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

(三)統(tǒng)一高校畢業(yè)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展

不斷完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，才能保障檔案管理工作不斷取得進(jìn)步，朝著規(guī)范化方面發(fā)展。高校要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，建立整理檔案、收集檔案、歸檔工作的相關(guān)制度，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。同時(shí)針對(duì)檔案管理工作建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，明確每個(gè)崗位職責(zé)，使得高效畢業(yè)生檔案管理工作向規(guī)范化、高效率方向不斷靠近。

高校畢業(yè)生的檔案對(duì)畢業(yè)生有著非常重要的作用。因此，高校畢業(yè)生檔案管理工作人員需要提高自己的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高畢業(yè)生檔案管理工作效率，保證檔案管理工作質(zhì)量。