論學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

■王 穎／四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院

一、學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)檔案管理重視程度不夠

很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)簡單的工作，不需要花費(fèi)太多的精力，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒有完善的管理機(jī)制，工作人員配備不齊全，出現(xiàn)管理人員身兼數(shù)職得現(xiàn)象。通過對本市幾所小學(xué)、中學(xué)、高中和大學(xué)的學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的調(diào)查得知，這些學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作機(jī)制不完善，存在很多機(jī)制管理漏洞，財(cái)務(wù)檔案文檔存在不真實(shí)性等問題。以上這些問題的主要原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人對學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視，對此部門得工作資金支出不足，導(dǎo)致工作人員依舊采取最原始的人工記錄、整理資料的形式管理財(cái)務(wù)檔案，不僅工作效率很低，還經(jīng)常出現(xiàn)工作紕漏。［1］

（二）管理人員綜合素質(zhì)不夠

除了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作外，財(cái)務(wù)檔案管理人員也缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。很多管理人員并不是專業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)人員，而是在學(xué)校后勤部調(diào)來的，沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對于財(cái)務(wù)檔案管理工作并不熟悉，只是單純的整理檔案，記錄檔案，對計(jì)算機(jī)軟件也不會使用。

（三）沒有標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)務(wù)檔案規(guī)定

雖然很多學(xué)校都開始借助科學(xué)信息技術(shù)開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，但是，財(cái)務(wù)檔案信息化管理并沒有健全的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，工作人員并不知道信息化管理工作的要求和正確的操作方法，學(xué)校也沒有聘請專業(yè)的信息管理人員對學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)和知識教育。［2］很多故障人員依舊采取傳統(tǒng)的管理方式，只是用計(jì)算機(jī)等進(jìn)行一些簡單的操作，并沒有發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案信息化管理的真正作用與意義。

二、學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）建立學(xué)校財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)據(jù)庫

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容很多，包括教師的工資、獎金等，還有學(xué)校與銀行之間的財(cái)務(wù)檔案；學(xué)校的所財(cái)務(wù)支出憑據(jù)；國家財(cái)務(wù)收支票據(jù)等，總之，學(xué)校所有的財(cái)務(wù)收支都必須建立對應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，這些財(cái)務(wù)檔案就是學(xué)校所有經(jīng)濟(jì)活動的開展情況和學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況。因此，學(xué)校必須建立完善的學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)所財(cái)務(wù)檔案的統(tǒng)一整理與收集，可以有針對性的建立不同的財(cái)務(wù)檔案模塊，例如，學(xué)校工資獎金檔案版塊、學(xué)生獎學(xué)金和助學(xué)金版塊、學(xué)校教學(xué)活動財(cái)務(wù)檔案版塊、學(xué)校后勤收費(fèi)管理版塊、學(xué)校工程建設(shè)財(cái)務(wù)管理版塊、學(xué)校科研資金建設(shè)版塊等，另外，數(shù)據(jù)庫中必須包括財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)銷毀版塊。

（二）加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理信息化安全管理

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫中所有的信息均一式兩份，電子信息一份，紙質(zhì)檔案信息一份，在信息技術(shù)的幫助下，不可以丟棄傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方式。管理人員要對所有的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，對數(shù)據(jù)儲存網(wǎng)盤進(jìn)行密碼加密處理，并進(jìn)行U盤備份。學(xué)校管理員還要定期聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)檢測人員對學(xué)校內(nèi)部的所有計(jì)算機(jī)硬件和軟件進(jìn)行檢測和病毒查殺，定期對學(xué)校內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行監(jiān)測與維修，避免通過網(wǎng)絡(luò)信號泄露學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息內(nèi)容。另外，學(xué)校要提高財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平，定期組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識學(xué)習(xí)和集訓(xùn)，還要對學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理控制室進(jìn)行人臉識別，只有授權(quán)的工作人員才可以進(jìn)行總信息數(shù)據(jù)室，其他人員不得入內(nèi)。

（三）建立學(xué)校財(cái)務(wù)檔案查詢網(wǎng)絡(luò)平臺

學(xué)校技術(shù)人員可以建立學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息查詢平臺，學(xué)生和教師可以進(jìn)行網(wǎng)站查詢需要的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容，網(wǎng)站平臺實(shí)施實(shí)名認(rèn)證制度，必須是在校學(xué)生和教師才可以登陸查詢，技術(shù)人員要定期整理網(wǎng)站登陸信息日志，以便日后出現(xiàn)問題的登陸資料信息查詢。在校學(xué)生和教師可以在平臺上下載各種需要的信息，平臺為學(xué)生和教師提供全文下載服務(wù)、原文下載服務(wù)、文章獲取服務(wù)、文章打印服務(wù)等?？傊?，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)就是為了服務(wù)學(xué)生和教師。

（四）建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

學(xué)校要建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理體系，建立工作人員獎懲制度，用強(qiáng)制性的規(guī)則規(guī)范約束工作人員的日常管理工作，使學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作變得更加規(guī)范性和時(shí)效性。建立學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理監(jiān)督機(jī)制，學(xué)校全體學(xué)生和教師都是財(cái)務(wù)管理人員的監(jiān)督者，建立學(xué)校財(cái)務(wù)信息投訴意見箱，學(xué)生和教師可以在投訴意見箱中進(jìn)行不規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作檢舉，也可以對學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理提出自己的意見和建議。

三、結(jié)語

綜上所述，雖然我國很多學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作進(jìn)展并不順利，但是，只要學(xué)校認(rèn)清財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作的問題和不足之處，對癥下藥，優(yōu)化學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作機(jī)制，健全學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)人和管理員充分發(fā)揮其指導(dǎo)和約束作用，實(shí)現(xiàn)全體師生共同監(jiān)督的財(cái)務(wù)管理監(jiān)督機(jī)制，學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作一定會取得更好的管理效果，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效性與時(shí)代性。