事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考

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一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足于當(dāng)前的快節(jié)奏時代需求了，因此逐漸被淘汰。取而代之的是信息化技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)就在于管理檔案時能夠排除其他因素的影響，并對檔案進(jìn)行科學(xué)的分組與排序，能夠確保在很短的時間內(nèi)將所需要的檔案找出。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會受很多因素影響而受到損害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致檔案內(nèi)容丟失，造成巨大損失。而信息化技術(shù)的應(yīng)用很好地解決了這個問題。值得一提的是，檔案管理的改善方式也并非只有信息化這一個，因此，需要在長時間的應(yīng)用中對檔案管理信息化進(jìn)行改善，不能一蹴而就。

二、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

首先，很多事業(yè)單位對其檔案管理工作目標(biāo)缺乏足夠的理解，因此在工作中難以做到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的要求，最終檔案管理也失去了其基本意義。其次，檔案管理工作人員能力不足，與時代發(fā)展不適應(yīng)，這是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理在短時間難以順利進(jìn)入信息化的重要原因。最后，部分事業(yè)單位檔案管理缺少相關(guān)管理技術(shù)與物資，因此其難以與當(dāng)前的信息化同步發(fā)展。

綜上所述，推行信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用迫在眉睫，是有效處理以上問題的途徑。

三、推動信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的措施

(一)明確事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)

事業(yè)單位要想做好常規(guī)的工作，獲得持續(xù)發(fā)展，就必須對檔案管理工作加以重視。而明確檔案管理的目標(biāo)是其重要前提與保障。事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)是對檔案進(jìn)行制度化與規(guī)范化處理，保障事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展。明確這個目標(biāo)也是推動信息化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的前提。原因在于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前時代信息化技術(shù)的發(fā)展，從而制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

(二)以實(shí)用網(wǎng)站作為事業(yè)單位檔案管理信息化的支撐

網(wǎng)站的運(yùn)用不僅僅能夠使檔案管理更加信息化、規(guī)范化，還能夠使單位的工作公開化、透明化，對改善單位形象，增進(jìn)管理人員與員工的關(guān)系有重要幫助。

通過網(wǎng)站將檔案再現(xiàn)也是隨著現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的一種新的檔案管理方式。事業(yè)單位既可以單獨(dú)建立一個網(wǎng)站，也可以在單位網(wǎng)站里設(shè)置鏈接。兩種方式都是可行有效的檔案管理方式。但是需要注意的是，不論是何種方式，都需要將檔案管理納入事業(yè)單位的統(tǒng)一管理下。主要目的有兩個：首先，事業(yè)單位對網(wǎng)站的統(tǒng)一管理可以最大化實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站的價值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為員工提供便利服務(wù)；另外，網(wǎng)站建設(shè)必須要保證其安全性。只有將網(wǎng)站管理納入事業(yè)單位管理范疇內(nèi)，才能最好地保障網(wǎng)站的安全性。

(三)事業(yè)單位檔案管理信息化需要引進(jìn)高素質(zhì)人才

事業(yè)單位的檔案管理工作地位十分重要，而且檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，因此有必要引進(jìn)高素質(zhì)的人才來擔(dān)任事業(yè)單位的檔案管理工作。此處所說的高素質(zhì)人才不僅僅需要充分掌握計算機(jī)技術(shù)，還需要能夠?qū)n案進(jìn)行科學(xué)有效的分類整理與排序。在網(wǎng)站出現(xiàn)問題的時候，還需要能夠?qū)W(wǎng)站進(jìn)行修復(fù)，時刻保證檔案在事業(yè)單位網(wǎng)站上的共享，為事業(yè)單位的發(fā)展提供保障。

(四)以數(shù)字化作為事業(yè)單位檔案管理信息化的載體

信息資源的數(shù)字化作為事業(yè)單位檔案電子信息化的前提條件，和以往的紙質(zhì)信息存在根本性的差異，是檔案管理的最新手段，是檔案保存的一次信息革命。把檔案信息化管理，需要有效利用互聯(lián)網(wǎng)最新科技，將事業(yè)單位的信息資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，繼而在計算機(jī)中用互聯(lián)網(wǎng)管理保存。相關(guān)負(fù)責(zé)人員利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，系統(tǒng)性地搭建整體數(shù)據(jù)庫，以及個性化地整合、修改、發(fā)布數(shù)據(jù)，對事業(yè)單位的服務(wù)將更為便利。在整合、分類過程中，要將主次內(nèi)容分清，突出重點(diǎn)，以內(nèi)容和性質(zhì)作為劃分的根據(jù)。檔案管理的信息化要在數(shù)字化的同時，結(jié)合傳統(tǒng)，而不是消滅紙質(zhì)化管理，兩者應(yīng)當(dāng)互補(bǔ)，和諧共存。

(五)科學(xué)規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的信息化

與傳統(tǒng)紙質(zhì)實(shí)體檔案的管理過程一樣，事業(yè)單位檔案管理信息時代也需要進(jìn)行系統(tǒng)地科學(xué)規(guī)范。檔案管理信息化的規(guī)范性是考察管理工作是否符合時代要求的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。目前，在有關(guān)部門的引導(dǎo)下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)落實(shí)國家的管理標(biāo)準(zhǔn)，在結(jié)合本單位實(shí)際狀況的同時，建立健全規(guī)范系統(tǒng)的管理體系。

(六)引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理信息化人才

作為具有復(fù)雜性的長期工程，事業(yè)單位檔案管理的信息化急需綜合素質(zhì)高的人才，不僅要對檔案管理的整合、分類、保存等專業(yè)知識有充分了解，還要精通互聯(lián)網(wǎng)高新科技，能夠構(gòu)造完善的事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的檔案管理需求提供最好的信息服務(wù)。因此，事業(yè)單位急需創(chuàng)造條件，在招聘過程中引進(jìn)檔案管理信息化的高素質(zhì)人才。

四、結(jié)語

在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)事業(yè)單位的實(shí)體性檔案管理阻礙了事業(yè)單位的規(guī)范化管理。為了適應(yīng)時代的進(jìn)步與發(fā)展，對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分重視，將信息化技術(shù)引入到事業(yè)單位的檔案管理中，讓檔案管理的數(shù)字化與信息化同步發(fā)展，高效處理事業(yè)單位檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位的規(guī)范管理。