提升秘書公文寫作能力的對策探索

李錦萍

一、公文寫作分類及寫作要求

（一）公文寫作的分類

所謂公文，就是指一些在行政工作中和司法、管理、黨政工作中所采用的文書，這些文書都具有一定法定效力并且要求格式規(guī)范。在行政管理工作中，公文占據(jù)重要地位，是領(lǐng)導工作中十分重要的一環(huán)，也是實現(xiàn)機關(guān)管理職能的重要工具。同時，各社會團體、行政司法機關(guān)、事業(yè)單位等使用的公務(wù)文書都可稱為公文。在公文里，鼓勵什么、遏制什么、支持什么、或褒或貶、或是或非、或倡或戒、或行或止，十分鮮明。

（二）公文寫作的寫作要求

在撰寫公文時必須滿足以下條件。首先，公文的內(nèi)容不能違背黨和國家的基本方向，不得違反國家的法律法規(guī)，不得撰寫違反國家規(guī)定，違反國家核心價值觀的內(nèi)容。其次，公文內(nèi)容必須明確黨和國家的要求，以黨和國家為先。最后，撰寫的過程中要注意語句等規(guī)范，必須依據(jù)實際情況言簡意賅地表達觀點。所涉及的人名、地名、數(shù)字、引文要準確。所寫日期基本要求寫具體年月日。

二、提升辦公室秘書公文寫作能力的對策

（一）提前完成領(lǐng)導安排的工作

辦公室秘書首先需要保證工作效率，在工作截止日之前就完成領(lǐng)導安排的工作，能夠提高領(lǐng)導人員決策的效率。提前完成相關(guān)工作為機構(gòu)領(lǐng)導人員決策、籌劃工作提供更加完備的材料和文件，在處理相關(guān)事務(wù)時就會更加快捷高效。在開始會議討論之前，辦公室秘書就需要整理完成相關(guān)文件以及數(shù)據(jù)，收集開會時需要用的資料，不僅如此，還需要積極與領(lǐng)導人員溝通，及時了解機構(gòu)相關(guān)動態(tài)，了解領(lǐng)導人員所求，保證文件、數(shù)據(jù)、資料的準確性，并對不同的工作運用不同的方法準備工作。

（二）深化擴展領(lǐng)導所批示的工作

辦公室秘書需要為機構(gòu)領(lǐng)導人員的決策提供相關(guān)的文件及資料，并對確定的決策書寫公文，傳到領(lǐng)導對相關(guān)事務(wù)的觀點以及意見，從而更好地溝通各部門，上傳下效，明確領(lǐng)導的相關(guān)指令。辦公室秘書就需要在處理領(lǐng)導相關(guān)指令并完成相應(yīng)事物，對指令進行傳達，起到一個調(diào)節(jié)、輔助的作用。

（三）需要具有深厚的閱讀積累

首先，在日常生活中要加深對閱讀的重視，培養(yǎng)閱讀星和閱讀能力，普及日常知識。閱讀可以提高人們的閱歷，增長見聞，增加知識儲備，提高文化素養(yǎng)和寫作水平。隨著社會日新月異的發(fā)展，必須時刻了解社會的動向，關(guān)心生活中的大小事務(wù)，擴展知識面，知識隨著社會發(fā)展的變化不斷更新，因此必須時時擴充知識儲備，跟進時代的步伐，順應(yīng)時代的腳步，了解新鮮事物，提升自身寫作水平。同時，辦公室秘書要重視自身工作，了解自身工作，并不斷接觸相關(guān)書籍資料，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，在不斷積累與運用中提高公文寫作水平，提高公文寫作水平的客觀性、準確性、時效性，提高工作效率。

書籍是我們的精神食糧。“一直以來，我們就處于一個瞬息萬變的世界，知識也隨著社會的發(fā)展而不斷進步，一遍遍刷新我們對于世界的認知。因此，如果沒有及時掌握新的知識，了解世界的動態(tài)，時刻保證與世界緊密聯(lián)系，就無法更好地進行公文寫作，無法為公文寫作注入新的能量，也無法開拓視野，高效率的完成辦公室秘書的工作。與此同時，還需要不斷地在閱讀中，形成自身待人處事的體系，多維度地觀察事物，提高分析問題的能力，提升專業(yè)水平和自身文化素養(yǎng)。在讀書方面，要注重博覽群書，知識的力量會使一個人對問題和形勢的觀察更加敏銳、更加全面、更加深刻。審時度勢的能力更強。作為辦公室秘書不但要有廣博的知識，更應(yīng)重點閱讀與本職工作有關(guān)的專業(yè)書籍和業(yè)務(wù)資料。應(yīng)當多掌握業(yè)務(wù)范圍以內(nèi)的知識，做到有的放矢。

（四）形成良好的日常寫作習慣

撰寫公文不僅僅要求辦公室秘書在日常生活中有深厚的閱讀積累，還需要形成良好的日常寫作習慣，隨時隨地記錄與寫作，培養(yǎng)相關(guān)的知識和能力。寫作是一個循環(huán)漸進的過程，并不是一蹴而就的，因此必須不斷學習積累，逐漸建立一個完整的知識檢查系統(tǒng)，便于公文寫作的高效。

（五）公文寫作過程中要保證政治方向的正確性

公文寫作需要保證思想觀念的積極準確，要緊緊圍繞黨和國家的方針政策，保證政治立場的準確性。在撰寫公文的過程中需要時刻注意我國相關(guān)方針政策、法律法規(guī)的信息是否有改動、是否違背了正確的政治立場等，因此，在撰寫公文之前，要先以正確的政治立場熟悉相關(guān)信息，制定框架，并經(jīng)過嚴格的討論來確定需要寫的內(nèi)容，在寫作過程中應(yīng)當保證主觀立場的不發(fā)生偏移，并要對公文的細節(jié)處加以推敲，做好充分的準備，不斷修改精細化，保證公文政治方向的正確性和公文寫作整體的嚴謹。

三、結(jié)語

對于組織機構(gòu)來說，辦公室是不同信息的匯集地和中轉(zhuǎn)站，能和不同部門之間連接。所以，辦公室秘書一定要充分了解各個方面的信息，加強和組織內(nèi)外部的溝通交流，這樣才能擴展公文寫作的思路和眼界。同時，還要在實踐過程中不斷總結(jié)和積累經(jīng)驗，不斷提升自身公文寫作能力，為辦公室工作貢獻自身的力量。