城建檔案管理的難點問題及對策研究

馮曉云 鹽邊縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理局

引言:最近幾年,我國城市檔案管理建設(shè)越來越迅速,這對我縣城市檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)和機(jī)遇.隨著國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,傳統(tǒng)城市檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代的變化,對城市檔案管理也有了更高的要求.本文就城建檔案管理的難點問題及相應(yīng)對策進(jìn)行分析.

1 城建檔案管理難點問題

1.1 檔案意識不足,建檔不及時

我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,推動了城市的建設(shè).根據(jù)是實際調(diào)查可以發(fā)現(xiàn),我縣城建檔案管理部門對檔案建設(shè)意識不足,同時對檔建工作重視程度不高.城建檔案管理部門中缺乏專業(yè)的檔案管理人員,導(dǎo)致在建檔的過程中,出現(xiàn)不及時的情況,同時檔案管理人員對信息的收集、檔案信息的編排工作開展并不到位,工作的過程過于形式化,這對城建檔案管理工作的開展十分不利,嚴(yán)重影響我縣城建檔案管理的發(fā)展.

1.2 管理方式陳舊,技術(shù)落后

目前在我國很多城市的檔案建設(shè)管理中人存在管理方式落后的現(xiàn)象,該問題在我縣也存在.城建檔案管理部門仍采用傳統(tǒng)的管理模式,使用舊的管理體制對檔案信息進(jìn)行管理,檔案信息技術(shù)并不先進(jìn),仍采用紙質(zhì)方式記錄檔案信息,雖然在管理的過程中,使用計算機(jī)技術(shù),但是缺乏完善的管理模式,導(dǎo)致整個模式處于傳統(tǒng)狀態(tài),無法滿足社會的需求,工作人員在管理的過程中,無法順利完善檔建工作.

1.3 管理人員專業(yè)技能較低

目前,在我縣從事城建檔案管理工作人員,多數(shù)是在其他崗位上調(diào)轉(zhuǎn)過來,或者從前,從事其他崗位工作的人員,由于某些原因而調(diào)轉(zhuǎn)到該部門進(jìn)行工作.由于這些工作人員自身的專業(yè)技能和工作素質(zhì)較低,對檔案管理工作的了解并不深入,導(dǎo)致在轉(zhuǎn)型的過程中無法適應(yīng)時代的濱化,嚴(yán)重影響城建檔案工作開展.

1.4 缺乏完善管理機(jī)制

在城建檔案管理工作中,缺乏完善的監(jiān)管機(jī)制,使各個部門在工作過程中,以自身為主,忽略與其它部門的合作,無法形成一個完整的管理體系.此外,這種工作模式,導(dǎo)致各個部門無法將信息及時傳遞和分享,監(jiān)管信息無法統(tǒng)一,最后造成目前這種狀況,使城建檔案管理工作無法發(fā)揮其優(yōu)勢,為工作人員增加工作難度,造成工作困擾.此外,有部分部門使用檔案信息時,歸還不及時,這樣容易造成檔案丟失或者是破損現(xiàn)象.

2 提高城建檔案管理工作質(zhì)量策略

2.1 加大宣傳,提高檔案意識

城建檔案是為了城市發(fā)展與建設(shè),城市發(fā)展過程中通過對檔案信息的分析,了解城市的變化,是保證工程建設(shè)的重要舉措.檔案管理工作并非一個部門能夠完成的工作,而是需要多個部門相互配合才能夠有效記錄相關(guān)信息.檔案管理部門主要服務(wù)于部門其他工作,雖然其沒有決策權(quán),但是它是為決策者提供依據(jù),直接服務(wù)于決策.同時城建檔案能夠記錄一個城市的變遷,是未來城市發(fā)展中的重要參考?xì)v史文獻(xiàn),具有十分重要意義.根據(jù)科學(xué)證明,城建檔案對城市的規(guī)劃、建設(shè)、救災(zāi)搶險等各個領(lǐng)域的工作中,具有十分重要意義,因此應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理的重視,提高城建檔案管理意識.我們應(yīng)該改變目前這種狀況,積極宣傳檔建工作重要性,通過講座、網(wǎng)站、培訓(xùn)工作、宣傳條幅等各種措施,對檔建管理單位進(jìn)行宣傳,增強(qiáng)檔建管理人員對檔建工作認(rèn)識,以此提高檔建工作的質(zhì)量.

2.2 完善監(jiān)督管理體制

最近幾年,我國對城建檔案部門的管理力度在不斷增加,并且提出一系列的管理措施,使城建檔案管理工作逐漸走向正軌.為了使城建檔案管理工作能夠順利開展,我縣應(yīng)積極爭取上級部門的支持,制定相關(guān)的監(jiān)管制度,加強(qiáng)對檔建工作的監(jiān)督與管理.目前,城建檔案管理工作趨于制度化和程序化,出于政府的重視,出臺了很多法律法規(guī),城建檔案部門有利一定的行政執(zhí)法權(quán)利,成為一個真正的行政部門,城建檔案管理部分應(yīng)充分利用這一優(yōu)勢,對建設(shè)部門進(jìn)行監(jiān)督管理,以此提高城建檔案管理的工作質(zhì)量,進(jìn)而促進(jìn)城市更好的發(fā)展.

2.3 加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,其被引進(jìn)多個不同的領(lǐng)域,并且得到廣泛的應(yīng)用.將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在城建檔案管理中,有利于檔建工作開展,能夠提高工作人員工作效率.城市檔建工作的開展就是為城市發(fā)展,為人們的生活提供保障.將信息技術(shù)應(yīng)用在城建檔案管理中,就是將城建檔案數(shù)字化.首先,建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò),將城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,將各個部門的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理與監(jiān)督.其次,改變傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方式,利用數(shù)字化方式,保證檔案信息的安全性.通過將城建檔案管理信息化,有利于提高檔案管理質(zhì)量,能夠推動城市發(fā)展與建設(shè).

2.4 提高工作人員專業(yè)能力

城建檔案管理中工作人員是開展工作的重要群體,隨著時代發(fā)展,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足時代的需要,對工作人員的工作技能及職業(yè)素質(zhì)也有了更高的要求,為了提高工作人員的專業(yè)素質(zhì),打造一支優(yōu)秀的管理團(tuán)隊,在日常工作中需做到:首先,對員工進(jìn)行定期培訓(xùn),制定完善的培訓(xùn)制度,以此提高工作人員工作專業(yè)技能.其次,強(qiáng)化工作人員的服務(wù)意識,重視對工作人員道德培養(yǎng),提高工作人員職業(yè)道德.再次,相關(guān)部門提高薪資待遇,通過此招攬更多專業(yè)人才.最后,廣招人才,引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才,明確職責(zé),提高工作質(zhì)量.

結(jié)束語:

總而言之,為了城市建設(shè)與發(fā)展,應(yīng)加強(qiáng)城建檔案管理工作,完善城市檔案建設(shè)工作,為城市的發(fā)展提供有力依據(jù),進(jìn)而促進(jìn)城市發(fā)展,在日常工作中,通過宣傳工作,提高工作人員對檔案管理工作認(rèn)識,完善監(jiān)管體制,提高檔案管理工作質(zhì)量.加強(qiáng)信息化建設(shè),提高工作效率;對工作人員進(jìn)行培訓(xùn),以此提高工作人員工作能力,通過一系列措施,為城市發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量,進(jìn)而推動我市進(jìn)步.