政府檔案信息資源管理對(duì)策研究

張平 鄔高萍 南京市棲霞區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局 江蘇南京 210046

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,檔案信息資源管理在政府中發(fā)揮著重要的作用,但當(dāng)前政府檔案信息資源管理并不完善,如何提高其工作能力成了現(xiàn)在政府亟待解決的問題.政府職能的轉(zhuǎn)變也要求檔案管理部門的改革,目前政府檔案信息資源管理的研究已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要,這就要求我國(guó)有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)信息管理的研究,并且在研究的過程中逐漸將對(duì)政府檔案信息資源管理的研究納入到該領(lǐng)域研究的一個(gè)重要課題,從而促進(jìn)政府在政府檔案信息資源管理方面的提高.

1 政府檔案信息資源管理的產(chǎn)生

政府檔案信息資源管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物,隨著國(guó)家的出現(xiàn)而出現(xiàn).國(guó)家出現(xiàn)以后,在進(jìn)行行政管理的過程中,便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達(dá)一系列的信息,記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源.例如國(guó)家在制定法律、政策的過程之中,會(huì)產(chǎn)生多種多樣的文字記錄以及檔案資料. 這是政府檔案信息資源管理產(chǎn)生的特殊表現(xiàn).

隨著時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展,光盤、軟盤代替了紙質(zhì)檔案得到了廣泛的應(yīng)用,政府在應(yīng)用多媒體技術(shù)上也越來越得心應(yīng)手.因?yàn)檎毮艿霓D(zhuǎn)變而帶來的管理工作增多,政府檔案信息資料整理的工作開始變得棘手,相關(guān)部門沒有充足的人力和時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一的整理規(guī)劃工作,逐漸變成政府部門的負(fù)擔(dān).為了快速高效地對(duì)政府檔案信息資源進(jìn)行管理,有效地降低政府檔案信息資源管理的成本,美國(guó)制定了一系列的信息管理法規(guī),成立了專門機(jī)構(gòu)對(duì)政府檔案信息資源管理進(jìn)行監(jiān)管.美國(guó)的政府檔案信息資源管理以法律為支撐,對(duì)于檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的任何問題,都會(huì)通過法律來解決.美國(guó)的這些舉措促進(jìn)了政府檔案信息資源管理的模式轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了其發(fā)展,成為政府檔案信息資源管理的開端,為此后政府檔案信息資源管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ).

2 政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀

2.1 傳統(tǒng)的管理方法落后

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展,單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的要求,而更多發(fā)展起來的則是電子檔案,政府檔案信息資源管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善.紙質(zhì)檔案存在著檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問題.隨之給政府帶來了一定的麻煩,主要體現(xiàn)在不完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)和系統(tǒng)設(shè)備落后兩個(gè)方面.

一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善.目前有一些事業(yè)單位檔案管理部門在信息開發(fā)時(shí),由于對(duì)信息的了解程度不夠,只能用手工錄入的方式來完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集,沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要,沒有系統(tǒng)的分析事業(yè)單位信息化管理未來的趨勢(shì),造成信息缺失,影響員工工作效率.另一方面,事業(yè)單位檔案管理部門的電子化設(shè)備還比較落后,沒有及時(shí)更新發(fā)展觀念和方法,導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊,事業(yè)單位檔案管理沒有辦法及時(shí)的傳遞信息,傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求,因而影響到工作的效率.

2.2 對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理中的信息化研究也越來越深入,不斷形成了新的發(fā)展趨勢(shì)但是事業(yè)單位部門對(duì)檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度,沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性.并且我國(guó)對(duì)政府檔案信息資源管理的經(jīng)驗(yàn)不足,建設(shè)程度與實(shí)際情況不匹配,造成資源浪費(fèi)和信息流失.

2.3 軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

目前有些事業(yè)單位缺少最新的硬件支持,把精力都放在提高業(yè)績(jī)上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問題.沒有配套的軟硬件設(shè)備就無(wú)法滿足事業(yè)單位中大量的檔案信息管理需求.

3 政府檔案資源管理的措施

3.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求,遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律;

政府檔案信息資源管理建設(shè)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)符合社會(huì)的發(fā)展情況.相關(guān)部門應(yīng)該時(shí)刻把握群眾需要的走向,多方面考慮未來政府檔案信息資源管理的規(guī)劃,使信息化管理體制與社會(huì)管理標(biāo)準(zhǔn)接軌,不斷提高檔案管理的透明化和有效性.保障人民群眾的基本權(quán)益,保障相關(guān)部門穩(wěn)定有序的開展動(dòng)態(tài)管理工作.

3.2 改變傳統(tǒng)的信息管理觀念

目前政府相關(guān)部門采取的檔案信息資源管理都存在一定的缺陷,起因就是相關(guān)部門的管理觀念陳舊.管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念,著重發(fā)展信息化建設(shè)管理.利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行歸納和總結(jié),以充分調(diào)動(dòng)積極主動(dòng)參加工作.

3.3 建立健全信息化的政府檔案管理制度

檔案信息化管理是一套全新的管理模式,但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對(duì)其進(jìn)行有效指導(dǎo),造成現(xiàn)在很多地區(qū)政府單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢.所以政府應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實(shí)際情況,建立健全檔案信息化建設(shè)制度,促進(jìn)政府檔案管理工作效率的提升.

3.4 創(chuàng)新政府檔案信息資源管理方式, 拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑

政府檔案信息資源管理可推進(jìn)相關(guān)部門的工作創(chuàng)新,增強(qiáng)基層組織工作活力.政府檔案信息資源管理是我國(guó)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障,主要責(zé)任是對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案進(jìn)行組織和管理工作,也是相關(guān)部門對(duì)黨建發(fā)展,人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動(dòng)載體.新時(shí)期的檔案信息化可以圍繞人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng),不斷創(chuàng)新事業(yè)單位的管理機(jī)制,開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動(dòng),加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)性和先進(jìn)性.

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)政府部門的檔案信息資源管理工作還存在著很多問題,工作的模式需要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn),結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)檔案信息資源管理的要求,加強(qiáng)政府部門的檔案信息化管理建設(shè).只有這樣,政府檔案信息資源管理工作才能正常有效開展,人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障,政府更好的為人民群眾和社會(huì)服務(wù),構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境.