淺析當(dāng)前高校干部人事檔案管理存在問題及對(duì)策

廖冰曲

摘 要：干部人事檔案是組織人事部門在對(duì)人員的考核管理中形成的檔案。其記載和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，由單位整理并集中保存。主要記錄當(dāng)事人個(gè)人經(jīng)歷、政治立場、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及工作實(shí)績等內(nèi)容的文字資料，是組織了解選拔人才的重要信息源。筆者就當(dāng)前高職院校干部人事檔案工作存在的問題展開并提出解決對(duì)策，以期更好地促進(jìn)高校干部人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理問題；對(duì)策

1 當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題及成因

人事檔案在干部人事工作中起著重要的作用。當(dāng)前，一些高校人事檔案還存在分散管理，有關(guān)個(gè)人存檔材料還分別由組織部、人事處、科研處、教務(wù)處、學(xué)生處等部門管理，已不能適應(yīng)新時(shí)期人事工作的需要，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 千人一面，缺乏個(gè)性

人事檔案是人個(gè)人信息的另一種表現(xiàn)，完整的記錄了人的各方面狀況，就像“閱卷如見人”。因此，做好人事檔案工作尤為重要，而現(xiàn)實(shí)工作中各高校人事檔案管理問題不斷，檔案管理效率低、利用率不高。資料信息不完整、空洞、虛假等，多集中于人的學(xué)歷、經(jīng)歷、政治面貌記錄，缺少個(gè)人道德、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長，特別是一些定性結(jié)論較多，定量分析少之又少。此外，檔案材料中對(duì)人的評(píng)價(jià)不夠客觀，多集中于人的優(yōu)點(diǎn)闡述，揚(yáng)長避短，語言評(píng)價(jià)官方，無法全面、客觀的展示每個(gè)人的實(shí)際狀態(tài)。

1.2 信息搜集范圍狹隘

人事部門一味的強(qiáng)調(diào)搜集管理層人員信息資料，而忽視了廣大教職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少。在基層干部及職工檔案內(nèi)只有表示身份畢業(yè)生登記表或錄用通知、晉升工資表、個(gè)人履歷表，很少有組織鑒定等面全反映其他狀態(tài)的信息。人事檔案資料搜集應(yīng)是多方面的，全范圍的，而非局限于領(lǐng)導(dǎo)層面，每個(gè)職工都應(yīng)有全面的記錄。不管職工在任何崗位，是否出眾，各校或單位都應(yīng)作為寶貴的資源，還需要人事部門擴(kuò)大搜集范圍，保證資料搜集完整。

1.3 檔案更新不及時(shí)

因?yàn)闄n案信息隨著人的成長經(jīng)歷變化而不斷增多，并非固定不變的。因此，檔案管理工作也包括檔案資料的更新，實(shí)時(shí)添加新內(nèi)容，補(bǔ)充新材料。然而，由于存檔材料需要不同崗位的工作人員收集提供，而他們的檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)該歸檔的檔案材料沒有及時(shí)收集并提交檔案管理人員歸檔，造成現(xiàn)有檔案資料無法反映現(xiàn)在個(gè)人狀態(tài)，而停留于過去表現(xiàn)及狀態(tài)，對(duì)于當(dāng)下工作崗位與進(jìn)展沒有及時(shí)更新，如：年度考核登記表、工資晉升（變動(dòng)）表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)登記表等，以及當(dāng)前所參與的學(xué)習(xí)活動(dòng)、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果等。在人事管理中，既要有過去的信息記錄也要有當(dāng)下的個(gè)人狀態(tài)記錄。只有這樣，才能更加準(zhǔn)確的做好人才評(píng)價(jià)，挖掘人才，選拔人才，做到人盡其才。

1.4 整理不規(guī)范

由于人事檔案較多、較為復(fù)雜，使得檔案整理具有一定困難性。對(duì)此，還需要管理人員仔細(xì)、認(rèn)真，精準(zhǔn)分類、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊。把個(gè)人檔案歸檔成冊(cè)作為檔案管理工作有效性的前提條件，由于單位人員較多，人事檔案管理缺少專職人員，導(dǎo)致材料混雜、散亂。盡管部分檔案已經(jīng)裝訂成冊(cè)，但是缺少分類整理從而影響檔案的使用與查詢。

1.5 人檔分離

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，編制內(nèi)教師已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前的教學(xué)需求，一些院校采用編外制聘用教師以實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的，而在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，受聘的編外人員流動(dòng)性較大，在單位沒有專職人事檔案管理員或是存放庫房有限的情況下，他們的人事檔案往往是存放在當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌龃鸀楣芾?，出現(xiàn)人檔分離。

2 解決問題及對(duì)策

針對(duì)上述存在的人事檔案管理中存在問題，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實(shí)際，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面對(duì)干部人事檔案的內(nèi)容、管理辦法、管理制度等進(jìn)行改革與完善。

2.1 加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對(duì)人事檔案管理的意識(shí)

檔案管理工作問題重重的主要原因在于：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工并未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，沒有從思想意識(shí)上重視檔案管理。因此，加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對(duì)人事檔案的意識(shí)成為當(dāng)務(wù)之急，也是協(xié)調(diào)檔案管理不足的有效方法，是提高檔案管理效率的直接手段。

檔案管理人員擴(kuò)大宣傳范圍，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和教職工宣傳人事檔案的重要意義與影響，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋相關(guān)制度政策及方針，匯報(bào)人事檔案管理取得的成果與存在的困難存在問題。只有這樣，才能更好的提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，得到教職工的積極配合。

2.2 管理人員提高專業(yè)水平及綜合素養(yǎng)

人事檔案工作中，管理人員是其重要組成部分，是檔案的整理者、規(guī)劃者、管理者，具有決定性作用。因此，想要提高檔案管理效率首先就要從管理人員入手，提高其專業(yè)水平、綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。人事檔案人員必須與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新思想，打破傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)理念，積極主動(dòng)投入到人才政策與人事制度中，掌握組織人事部門實(shí)際需求進(jìn)而為其提供詳細(xì)的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的人事檔案，提高服務(wù)水平。

2.3 做到人、檔共同“進(jìn)行時(shí)”

關(guān)于檔案內(nèi)容不及時(shí)更新與陳舊問題，組織人事部門需要在檔案資料內(nèi)容中融入能夠反映當(dāng)事人個(gè)性檔案的素材。首先，融入個(gè)人綜合素養(yǎng)的信息資料，例如：身體狀況、受教育程度、業(yè)務(wù)水平素養(yǎng)等，應(yīng)側(cè)重反映當(dāng)事人的個(gè)性、集體意識(shí)、合作精神、創(chuàng)新意識(shí)等。二是反映當(dāng)事人工作政績的內(nèi)容。對(duì)教師崗位而言，具體業(yè)務(wù)考績應(yīng)制定不同的標(biāo)準(zhǔn)，以教師檔案為例應(yīng)補(bǔ)充的材料包括：

1）教師登記表。應(yīng)概括有教師所從事專業(yè)、畢業(yè)院校、學(xué)歷學(xué)位，學(xué)科及工作部門變動(dòng)情況，出生年月、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、行政職務(wù)變動(dòng)情況，外語及計(jì)算機(jī)水平等可以展示教師專業(yè)方面的狀態(tài)。

2）教師教育教學(xué)情況。應(yīng)概括有教師每學(xué)年所授課程門類、上課時(shí)數(shù)、任課班級(jí)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)內(nèi)容、課外輔導(dǎo)、指導(dǎo)畢業(yè)生論文數(shù)、公開教學(xué)情況、聽課記錄、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估表、校外兼課記錄、班主任工作情況、編寫講義等能反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作的質(zhì)量。

3）科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)。應(yīng)概括有歷年來教師完成的科研項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目來源、經(jīng)費(fèi)數(shù)量，論文著作、外出講學(xué)的講題、時(shí)間、地點(diǎn)等反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。

4）業(yè)務(wù)進(jìn)修情況。教師脫產(chǎn)、函授學(xué)習(xí)的計(jì)劃，進(jìn)修學(xué)校、指導(dǎo)教師、進(jìn)修總結(jié)、進(jìn)修課程和成績，教師評(píng)語和鑒定及所取得的學(xué)歷學(xué)位證書等反映教師繼續(xù)教育的情況材料。

5）獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況。包括教師在教學(xué)科研、管理活動(dòng)中獲得的各種表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)的證書上、文件材料等。

在教師原有的人事檔案條件下應(yīng)及時(shí)更新新的材料，做到人檔共同“進(jìn)行時(shí)”，就能較全面地動(dòng)態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，便于學(xué)校審核評(píng)價(jià)、科學(xué)化工作開展。同時(shí)，也能夠幫助教師正確決策，保證教師評(píng)價(jià)公平、公正，生成各校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師評(píng)價(jià)的可恥性，形成良好的競爭氛圍。

人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)密切配合，互相銜接好相關(guān)工作，及時(shí)掌握人員錄用、調(diào)動(dòng)、任免及職務(wù)變動(dòng)信息，人員調(diào)動(dòng)要堅(jiān)持先調(diào)檔后調(diào)人，對(duì)調(diào)入的檔案，應(yīng)認(rèn)真審核干部的“三齡兩歷”等材料，對(duì)缺失的檔案材料應(yīng)與原單位對(duì)接及時(shí)補(bǔ)缺完善，做到人檔相符。接收檔案應(yīng)主動(dòng)配合做好信息反饋，收到檔案后核查無誤及時(shí)填寫回執(zhí)，加蓋公章予以確認(rèn)。對(duì)委托管理的編外聘用人員檔案，應(yīng)及時(shí)、定時(shí)做好材料的補(bǔ)充并轉(zhuǎn)移到托管部門存檔。