關(guān)于交通運(yùn)輸檔案管理的策略分析

邢振婷

摘 要：交通運(yùn)輸事業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的基礎(chǔ)部分，不管是在社會(huì)事業(yè)發(fā)展上，或者國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)中，都占據(jù)著十分重要的地位。針對(duì)交通運(yùn)輸發(fā)展來(lái)說(shuō)，運(yùn)輸檔案工作通過(guò)對(duì)往年歷史信息的存儲(chǔ)、對(duì)實(shí)際工作的服務(wù)等環(huán)節(jié)起到非常重要的作用，給交通運(yùn)輸事業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行打下良好的基礎(chǔ)。本文對(duì)加強(qiáng)交通運(yùn)輸資源管理展開(kāi)了詳細(xì)介紹。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸行業(yè)；檔案管理；優(yōu)化策略

交通運(yùn)輸單位檔案內(nèi)容是在交通系統(tǒng)行政、交通運(yùn)輸單位以及交通運(yùn)輸相關(guān)工作中所形成的，包括文字、圖表等，具有重要的作用。此外，與其它單位檔案管理相比較，交通運(yùn)輸單位檔案管理的內(nèi)容比較復(fù)雜，所涉及到的內(nèi)容比較多，為此，對(duì)交通運(yùn)輸資源進(jìn)行規(guī)范化管理是一件非常重要的工作。

1 交通運(yùn)輸檔案工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.1 管理的專業(yè)性較低

近些年，由于交通運(yùn)輸組織沒(méi)有重視檔案管理，從而導(dǎo)致檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低和專業(yè)素質(zhì)能力不盡相同，同時(shí)還出現(xiàn)了業(yè)務(wù)理論不足與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏等情況。在具體的管理階段直接參照原來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，并融進(jìn)自己固有的主觀思想，進(jìn)而導(dǎo)致運(yùn)輸檔案管理存在很大的主觀性，缺少必要的安全性和完整性，資源案卷的質(zhì)量很低，缺少通用性與存儲(chǔ)價(jià)值[1]。另外，交通運(yùn)輸部門無(wú)法警示組織專業(yè)的理論技能訓(xùn)練，導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)水平和技術(shù)能力無(wú)法得到提高，難以應(yīng)對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理任務(wù)。

1.2 檔案管理的體制化不足

交通運(yùn)輸資源管理的體制化要求在常規(guī)信息采集、信息整理、資源歸檔、檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的工作都能夠在嚴(yán)格的體制標(biāo)準(zhǔn)下開(kāi)展。但是，在交通運(yùn)輸資源管理階段，相應(yīng)的管理體制化還尚待提升，檔案管理的操作步驟比較隨意，缺少完善的流程。并且，部分交通運(yùn)輸部門出現(xiàn)了檔案管理雜亂與檔案審查缺失等情況，尤其是部分年代很久的交通運(yùn)輸資源，通常無(wú)人關(guān)心，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

1.3 檔案管理缺少科學(xué)化

目前，部分交通運(yùn)輸部門在檔案工作上出現(xiàn)了重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象，有些管理者覺(jué)得檔案管理工作可有可無(wú)，更重視開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。而該種錯(cuò)誤的管理思想會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入很低，且力量十分薄弱，極大影響到運(yùn)輸檔案管理效果。

2 加強(qiáng)交通運(yùn)輸資源管理的途徑

2.1 提高檔案管理觀念，優(yōu)化管理方式

首先，提高認(rèn)識(shí)，科學(xué)管理。交通運(yùn)輸資源管理是一個(gè)基礎(chǔ)服務(wù)性活動(dòng)，包含多崗位、多方位及多部門，對(duì)檔案資源的充分適應(yīng)，能夠?qū)崿F(xiàn)交通運(yùn)輸單位之間的有效結(jié)合，與交通運(yùn)輸單位核心業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行，從而促進(jìn)交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)者扶持運(yùn)輸檔案管理，要進(jìn)一步增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，推動(dòng)檔案管理的順利開(kāi)展。

其次，加強(qiáng)檔案的采集和整理。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，若要充分突出檔案價(jià)值，首先就必須確保檔案信息的完整性，這對(duì)信息采集提出了更高要求[2]。在采集檔案時(shí)，要充分掌握檔案產(chǎn)生的規(guī)律，及時(shí)采集、規(guī)整、調(diào)整，保證各種檔案信息及時(shí)入檔。此外，在整理檔案信息時(shí)，要確定入檔范圍與保管時(shí)間，對(duì)檔案分層鑒定和甄別，以不斷加大檔案檢閱率。

2.2 創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，提高檔案使用率

在交通運(yùn)輸資源管理過(guò)程，管理好檔案是最基本的工作方式，而使用檔案才是檔案管理的最終目的。針對(duì)交通運(yùn)輸單位而言，使用檔案信息關(guān)鍵是在單位內(nèi)部實(shí)施，針對(duì)的主體是內(nèi)部人員。而針對(duì)檔案資源中不包含秘密的信息，完全能夠?qū)崟r(shí)對(duì)外開(kāi)放機(jī)制，尤其是對(duì)于同行業(yè)職員，這樣能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案共享，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不斷加大檔案信息的使用率[3]。而檔案管理者要積極開(kāi)發(fā)多渠道和途徑，對(duì)檔案資料進(jìn)行多角度、跨層次探究，從交通運(yùn)輸單位的主要服務(wù)主體、行業(yè)特征及運(yùn)營(yíng)管理策略等層面著手，歸納文化發(fā)展成果，形成優(yōu)良的文化環(huán)境。

2.3 創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)

交通運(yùn)輸資源管理工作在信息化環(huán)境下，信息管理平臺(tái)逐步被使用在檔案管理當(dāng)中，既有效提高了檔案管理效果，降低了管理者的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)在傳統(tǒng)壽命受限的載體上解放出檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的無(wú)限備份。但目前有很多檔案管理單位依舊采用傳統(tǒng)的實(shí)體管理方式，只是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，其服?wù)對(duì)象依舊是傳統(tǒng)檔案主體。所以，在實(shí)際管理中要結(jié)合不同階段的不同要求創(chuàng)建相關(guān)的管理系統(tǒng)，增強(qiáng)各種檔案資料的關(guān)聯(lián)，優(yōu)化檔案演進(jìn)環(huán)節(jié)，充分挖掘信息化檔案工作的優(yōu)勢(shì)。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化

通常情況下，交通運(yùn)輸檔案管理是一件復(fù)雜而艱辛的工作，因此，相關(guān)人員一定要加快研究提高交通運(yùn)輸管理質(zhì)量的有效途徑，逐步完善國(guó)內(nèi)交通運(yùn)輸資源管理工作，保證檔案管理的順利運(yùn)行。簡(jiǎn)單的所，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，管理者要嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的資源案卷質(zhì)量水平、檔案裝具規(guī)范與技術(shù)保護(hù)規(guī)范等，并貫徹落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于多種類別的交通運(yùn)輸檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，上交運(yùn)輸管理單位集中擬定相應(yīng)的公文處理步驟，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)公文處理的程序化與標(biāo)準(zhǔn)化。此外，應(yīng)對(duì)公文產(chǎn)生、公文評(píng)價(jià)、公文劃分、公文歸納整理、公文存儲(chǔ)和公文價(jià)值評(píng)價(jià)等相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)劃化，如果發(fā)現(xiàn)未及時(shí)入檔的檔案信息，一定要及時(shí)督促操作人員入檔，做好檔案追蹤收回任務(wù)。結(jié)合國(guó)內(nèi)交通運(yùn)輸管理機(jī)制進(jìn)行組卷管控工作，采取電子檔案記錄模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，同時(shí)要保證審核管理工作的精準(zhǔn)無(wú)誤，給交通運(yùn)輸行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供大量的數(shù)據(jù)資源，推動(dòng)國(guó)內(nèi)交通運(yùn)輸行業(yè)的迅猛發(fā)展，實(shí)現(xiàn)社會(huì)的融洽、進(jìn)步。

2.5 提升檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)

提升管理人員的職業(yè)道德，要求做好思想教育培訓(xùn)。在常規(guī)工作中，需關(guān)注檔案管理人員思想上的互動(dòng)和溝通，增強(qiáng)他們的思想觀念，保證可以謹(jǐn)慎、認(rèn)真的處理本職任務(wù)。思想教育培訓(xùn)不得“嚴(yán)防死守”，需重視溝通的系統(tǒng)、語(yǔ)言、角度等要素，遵循平等、尊重的思想。唯有調(diào)動(dòng)出檔案管理人員的積極性，方可使被動(dòng)工作轉(zhuǎn)變成主動(dòng)探索。此外，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)。交通運(yùn)輸資源管理工作需要具有良好的業(yè)務(wù)處理技能和整體素養(yǎng)。為更好開(kāi)展檔案管理任務(wù)，管理者要克服傳統(tǒng)守舊的思想理念，應(yīng)以堅(jiān)持不懈的態(tài)度、敢于改革的實(shí)踐精神踴躍參加培訓(xùn)工作。培訓(xùn)工作和外出學(xué)習(xí)、溝通，都缺少特定的方式方法，管理人員能根據(jù)自身的具體情況，靈活進(jìn)行安排。比如，為提升管理者檔案鑒定、規(guī)整、裝訂等環(huán)節(jié)的能力。再者，為增強(qiáng)管理者的法律思想，能編制出年度學(xué)習(xí)方案，定期組織有關(guān)檔案管理的方針政策講座等。

2.6 建立完善的檔案管理機(jī)制

交通運(yùn)輸部門要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理及時(shí)，首先，建立完善的交通運(yùn)輸資源管理的常規(guī)工作機(jī)制、檔案保密機(jī)制、檔案歸總機(jī)制、整理機(jī)制、歸檔制度與借閱機(jī)制等；其次，優(yōu)化檔案評(píng)定機(jī)制，檔案管理者要在每年年頭確定管理目標(biāo)，再在年末進(jìn)行業(yè)務(wù)考評(píng)，管理者對(duì)所有職員的檔案管理狀況進(jìn)行合理考核，做好獎(jiǎng)罰措施。

3 結(jié)束語(yǔ)

在交通運(yùn)輸事業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行階段，提高檔案管理能力，優(yōu)化管理效果，有助于充分發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在作用，從而促進(jìn)教育運(yùn)輸行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為此，檔案管理者要掌握當(dāng)下市場(chǎng)發(fā)展局勢(shì)，充分意識(shí)到檔案管理的意義，積極應(yīng)對(duì)檔案管理問(wèn)題，通過(guò)革新管理策略，提高自身綜合素養(yǎng)，豐富管理理論，端正管理行為，充分挖掘檔案管理的價(jià)值，為促進(jìn)交通運(yùn)輸領(lǐng)域的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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