淺談中學(xué)檔案的收集和整理

鄧秀娟

摘 要：隨著中學(xué)辦學(xué)體制機(jī)制的不斷深化，其檔案信息也在動(dòng)態(tài)增加。因此，若在檔案收集和整理中存在不足，那么這不僅影響到文書檔案管理的質(zhì)量，也將影響到對(duì)文書檔案資源開發(fā)的效果。通過主題討論，優(yōu)化中學(xué)檔案收集和整理的措施包括：基于時(shí)代背景厘清中學(xué)檔案管理的方向、開展業(yè)務(wù)外包打造中學(xué)檔案信息化平臺(tái)、擬訂不同層級(jí)文書檔案收集類別與流程、開發(fā)校本下檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)助力檔案整理。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；收集；整理；淺談

中學(xué)檔案管理的內(nèi)容較為廣泛，本文聚焦中學(xué)“文書檔案”管理工作，從檔案收集和整理的視角展開主題討論。傳統(tǒng)視域下對(duì)文書檔案管理的職能認(rèn)識(shí)，一般是從歸類管理的方面來展開的。但隨著中學(xué)辦學(xué)體制機(jī)制的不斷深化，其檔案信息也在動(dòng)態(tài)增加。因此，若在檔案收集和整理中存在不足，那么這不僅影響到文書檔案管理的質(zhì)量，也將影響到對(duì)文書檔案資源開發(fā)的效果。筆者較為關(guān)注文書檔案收集和整理對(duì)檔案資源開發(fā)的價(jià)值，而文書檔案資源開發(fā)又能助力中學(xué)教學(xué)改革的進(jìn)行，以及完善育人工作模式。從目前相關(guān)文獻(xiàn)中可以知曉，不少作者較為突出中學(xué)檔案管理在制度上缺失，以及崗位隊(duì)伍培養(yǎng)上的缺位。但筆者認(rèn)為，這些問題已在中學(xué)辦學(xué)體制機(jī)制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的視野來考察中學(xué)檔案的收集和整理工作。

1 問題的提出

具體而言，這里提出以下兩個(gè)方面的問題：

1.1 檔案收集的完整性問題

文書檔案中的會(huì)議記錄、通告、通知等檔案內(nèi)容，在收集中應(yīng)追求其完整性。通過完整收集匯總，來作為優(yōu)化和完善學(xué)校辦學(xué)制度的依據(jù)。但從目前所反饋的信息來看，一般對(duì)中層以上的會(huì)議記錄收集的較為完整，而對(duì)教研組層級(jí)會(huì)議記錄的收集存在不足。不難理解，教研組層級(jí)的會(huì)議主要圍繞著教學(xué)常規(guī)和教學(xué)改革為主線，所以該層級(jí)的會(huì)議記錄具有很強(qiáng)的教學(xué)前瞻性與實(shí)踐價(jià)值?；蛟S受到中學(xué)科層化管理的影響，教研組層級(jí)的會(huì)議記錄往往被忽略。

1.2 檔案整理的職能化問題

正如前面所提到的，傳統(tǒng)模式下的檔案管理主要以歸集為主線。然而，隨著檔案電子化管理模式的興起，以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)也被業(yè)界所重視。檔案資源開發(fā)的前奏便是檔案整理，而傳統(tǒng)模式下的檔案整理當(dāng)然無法滿足現(xiàn)實(shí)的需要。在中學(xué)檔案整理中之所以存在著不足，其主要原因便在于未能重視檔案資源的價(jià)值，以及在部門職能化背景下固化了人們對(duì)檔案整理功能的應(yīng)有認(rèn)識(shí)。

由檔案管理的工作流程可知，檔案收集成為了檔案整理的前提，檔案整理成為了檔案資源開發(fā)的前提。為了保障檔案資源開發(fā)的質(zhì)量，則首先需要完善檔案收集和整理工作。

2 提升檔案收集和整理績(jī)效的著力點(diǎn)

在問題導(dǎo)向下，提升績(jī)效的著力點(diǎn)可歸納為以下三個(gè)環(huán)節(jié)：

2.1 著力于檔案信息化平臺(tái)打造

中學(xué)作為科層結(jié)構(gòu)的組織，檔案收集也根據(jù)該組織架構(gòu)采取由下至上的歸集方式。但在實(shí)踐中，卻時(shí)常因客觀和主觀方面的原因，而導(dǎo)致檔案收集存在著信息漏損。若是追溯漏損的原因，則又會(huì)因時(shí)滯問題而不可實(shí)現(xiàn)。打造檔案信息化平臺(tái)的目的在于，建立起扁平化的檔案信息收集形態(tài)，進(jìn)而提高檔案收集的時(shí)效性和信息完整性。

2.2 著力于下沉檔案收集的范圍

從前面的論述中可知，筆者在進(jìn)行主題討論中更為突出中學(xué)檔案管理對(duì)教學(xué)管理的作用。中學(xué)教學(xué)管理包括教學(xué)常規(guī)管理和教學(xué)改革管理，而后者則構(gòu)成了這里的著力點(diǎn)，即下沉檔案收集的范圍。之所以提出下沉的要求歸因于管理學(xué)原理，即中層以上干部更為突出其概念能力，而基層干部則需要突出其技術(shù)能力。因此，隨著下沉來收集會(huì)議記錄，則能對(duì)教學(xué)改革的技術(shù)性商議草案進(jìn)行匯總。

2.3 著力于拓展檔案管理的職能

顯而意見，這里的著力點(diǎn)突出反映在對(duì)檔案資源的開發(fā)環(huán)節(jié)。上文已經(jīng)提到了檔案管理的電子化要求，隨著檔案信息化管理平臺(tái)的搭建與完善，未來應(yīng)在大數(shù)據(jù)分析、檔案資料搜索等諸多方面實(shí)現(xiàn)智能化應(yīng)用。最終，為檔案資源的開發(fā)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

3 實(shí)施策略

根據(jù)以上所述，實(shí)施策略可從以下四個(gè)方面來構(gòu)建：

3.1 基于時(shí)代背景厘清中學(xué)檔案管理的方向

在討論中學(xué)檔案收集和整理問題時(shí)，需要與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景相結(jié)合，并通過突出檔案電子信息化管理，來規(guī)定中學(xué)檔案管理的方向。為此，中學(xué)管理層需要牽頭對(duì)目前檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，并結(jié)合學(xué)校電子信息化發(fā)展規(guī)劃來植入檔案管理的信息化目標(biāo)。作為檔案管理部門則需要加強(qiáng)人員崗位培訓(xùn)，并合理調(diào)整目前的部門技術(shù)組織形態(tài)。

3.2 開展業(yè)務(wù)外包打造中學(xué)檔案信息化平臺(tái)

由于檔案電子信息化平臺(tái)內(nèi)構(gòu)有諸多專業(yè)化模塊，所以需要尋求業(yè)務(wù)外包來實(shí)現(xiàn)。為了使檔案電子信息化平臺(tái)供應(yīng)商深刻理解學(xué)校的檔案收集與整理模式，則需要建立起前置性調(diào)研環(huán)節(jié)，以及檔案電子信息化平臺(tái)試運(yùn)行和調(diào)試環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，中學(xué)需要整合本校信息技術(shù)課程的師資力量，從中選拔負(fù)責(zé)檔案收集與整理的電子化管理人員。

3.3 擬訂不同層級(jí)文書檔案收集類別與流程

由于筆者提出了需要下沉檔案收集的范圍，而且針對(duì)文書檔案收集更加重視對(duì)會(huì)議記錄的識(shí)別要求。因此，為了更好的助力接下來的檔案整理和開發(fā)活動(dòng)，這里就需要擬訂不同層級(jí)文書檔案收集類別與流程。針對(duì)教研組層級(jí)的文書檔案收集，則需要根據(jù)會(huì)議主題來擬訂類別，如日常教學(xué)類會(huì)議記錄、教學(xué)改革類會(huì)議記錄、師資建設(shè)類會(huì)議記錄等。在流程設(shè)計(jì)上，則需要發(fā)揮教研組組長(zhǎng)的崗位職責(zé)。

3.4 開發(fā)校本下檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)助力檔案整理

開發(fā)校本要求下的檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)，將有助于提升紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，也能促進(jìn)基于檔案電子信息化平臺(tái)的檔案資源開發(fā)工作。這里筆者并不打算給出具體的檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)，而是從原則框架下來進(jìn)行闡述，即為了適應(yīng)檔案電子化管理的需要，在歸類標(biāo)準(zhǔn)制訂上需要根據(jù)文書檔案內(nèi)容設(shè)計(jì)出三級(jí)目錄；同時(shí)，文書檔案應(yīng)根據(jù)部門和層級(jí)進(jìn)行歸類儲(chǔ)存。

綜上所述，以上便是筆者對(duì)文章主題的討論。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，中學(xué)在文書檔案管理中需要緊緊抓住該時(shí)代下的信息化成果，以在線管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和大數(shù)據(jù)分析為依托，來增強(qiáng)中學(xué)文書檔案管理的社會(huì)價(jià)值。關(guān)于這一點(diǎn)，也同樣適用于中學(xué)其它類別的檔案管理之需。

4 小結(jié)

本文認(rèn)為，傳統(tǒng)視域下對(duì)文書檔案管理的職能認(rèn)識(shí)，一般是從歸類管理的方面來展開的。但隨著中學(xué)辦學(xué)體制機(jī)制的不斷深化，其檔案信息也在動(dòng)態(tài)增加。從目前相關(guān)文獻(xiàn)中可以知曉，不少作者較為突出中學(xué)檔案管理在制度上缺失，以及崗位隊(duì)伍培養(yǎng)上的缺位。但筆者認(rèn)為，這些問題已在中學(xué)辦學(xué)體制機(jī)制的逐步完善中得到了有效破解。因此，需要以新的視野來考察中學(xué)檔案的收集和整理工作。優(yōu)化中學(xué)檔案收集和整理的措施包括：基于時(shí)代背景厘清中學(xué)檔案管理的方向、開展業(yè)務(wù)外包打造中學(xué)檔案信息化平臺(tái)、擬訂不同層級(jí)文書檔案收集類別與流程、開發(fā)校本下檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)助力檔案整理。

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