淺議辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

覃虹

摘 要：文書檔案就是一個(gè)公司的風(fēng)雨歷程史，就相當(dāng)于一個(gè)國(guó)家的史綱，它記錄著公司的歷史變遷，是對(duì)過去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。公司的管理階層不僅能從歷史經(jīng)營(yíng)資料中發(fā)現(xiàn)公司存在的問題，而且能進(jìn)一步明確公司的下一步發(fā)展目標(biāo)。如果公司在重大決策上猶豫不決，就可以在文書檔案中尋找類似問題，并做一個(gè)決策參考。本研究對(duì)辦公室文書檔案整理工作做了一些說明，通過對(duì)眾多企業(yè)的了解，發(fā)現(xiàn)了許多存在于文書檔案管理過程中的問題，提出了一些解決方案，幫助提高企業(yè)檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案；收集和歸檔；管理

辦公室文書檔案整理的重要性在一些企業(yè)已經(jīng)嶄露頭角，它是行政管理的重要一部分。文書檔案的整理要能夠體現(xiàn)公司具體的實(shí)際情況，要包含公司在歷史進(jìn)程中遇到的重大問題以及這些問題的具體解決方案和最終的結(jié)果?，F(xiàn)如今，社會(huì)處于大數(shù)據(jù)背景下，電腦的高效性已經(jīng)得到認(rèn)可，辦公室文書檔案的整理工作也應(yīng)跨入信息化的時(shí)代，運(yùn)用科技的力量。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔進(jìn)行中的問題

1.1 檔案材料收集深度、廣度不到位

如今的某些企業(yè)只追求企業(yè)的利益，而把工作的重心放到了企業(yè)外部市場(chǎng)、產(chǎn)品的研發(fā)上面，不重視企業(yè)內(nèi)部文書檔案的建設(shè)，在檔案管理、收集和儲(chǔ)藏等方面應(yīng)付了事，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失的情況。一些企業(yè)重大的資料情況并未被整理備案，資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性也令人懷疑，或者說有一部分企業(yè)文書檔案資料完全是為了應(yīng)付上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查而做的表面工作，如此空洞、注重形勢(shì)的檔案整理工作的效果可想而知，不僅浪費(fèi)了企業(yè)的財(cái)力、物力，而且對(duì)今后管理者參考文件資料也容易產(chǎn)生誤導(dǎo)作用。文書檔案的整理工作缺乏連續(xù)性，使其完整程度也隨之受影響，比如某些文件資料出現(xiàn)缺頁甚至斷章的現(xiàn)象，或者文件資料的落成時(shí)間、公章的缺失。所以說，辦公室文書檔案的收集整理工作一定要注重檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性。

1.2 相關(guān)管理工作人員工作態(tài)度、素質(zhì)有待提高

一些企業(yè)管理人員能力素相差較大，導(dǎo)致組成的工作團(tuán)隊(duì)責(zé)任感、工作效率方面都不盡如人意。人力資源部在招收文書檔案管理人員時(shí)應(yīng)該注重應(yīng)聘者的工作能力，特別是個(gè)人的素質(zhì)和信仰，否則會(huì)使工作結(jié)果與預(yù)想結(jié)果相差甚遠(yuǎn)。部分企業(yè)在檔案資料的整理和分類方面做的不是特別到位，沒有運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息化的整理方式，致使在資料檢索過程繁瑣，會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間在檔案信息的提取上。還有一種情況，很多的文書檔案管理人員管理意識(shí)較差，缺乏專業(yè)性，對(duì)機(jī)密文件、紅頭文件比較重視，而對(duì)那些普通文件卻不做整理歸類，形成了整體的工作效率和質(zhì)量低下，出現(xiàn)資料殘缺、不完整、檔案失去真實(shí)性以及檔案時(shí)間不連貫等現(xiàn)象。這一系列的因素造成了檔案整理人員責(zé)任感缺失，沒有存在感，使文書檔案的整理和查閱更加困難，從某些角度來說，反而不利于企業(yè)的發(fā)展。

1.3 管理收集方案、模式不適應(yīng)于時(shí)代

企業(yè)的辦公室文書檔案管理工作的重要性已經(jīng)為許多高層管理者所認(rèn)識(shí)到，但如今的文書檔案管理存在一個(gè)很大的需要改進(jìn)的地方，就是很多企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)整理方式，用傳統(tǒng)的人工記錄，這種資料收集模式效率低下，并且紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)方式需要很大的空間來對(duì)這些檔案進(jìn)行存放。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本，然后再將這些電子檔案錄入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)。除此之外，我們還應(yīng)注意對(duì)管理人員文書檔案管理工作的監(jiān)督，防止監(jiān)督方面出現(xiàn)漏洞，部分企業(yè)并沒有制定相應(yīng)的管理規(guī)范，管理人員的行為沒有得到約束，從而使管理工作的順利進(jìn)行難度增大。

2 進(jìn)一步打破辦公室文書檔案收集與歸檔工作的瓶頸

2.1 建立完整的檔案收集制度

文書檔案的管理工作必須要有一個(gè)完善的管理制度，高層管理者要不斷的加強(qiáng)自身管理能力的學(xué)習(xí)與提高。有很多新奇、創(chuàng)新的管理方案制度通過有關(guān)的企業(yè)家雜志提出，高層管理者要對(duì)這些新的管理制度有所了解，如果說對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展有利的制度，企業(yè)應(yīng)該加以引進(jìn)，從而達(dá)到保證文書檔案的管理高效率的目的，并組織員工積極地參加相關(guān)培訓(xùn)和講座等活動(dòng)，增加員工日常工作能力，提升自身組織責(zé)任感。各個(gè)單位應(yīng)該因地制宜，制定符合自己公司的文書檔案整理制度，科學(xué)高效的劃分出檔案資料的歸檔劃分規(guī)則和范圍。以及明確檔案收集期限，進(jìn)行檔案合理的統(tǒng)一收集保管，防止有些管理人員留下檔案自用，能夠提高材料收集效率及檔案管理人員工作積極性。文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括各部門相關(guān)的考核制度，規(guī)范工作人員對(duì)檔案材料的處理和打印過程，全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)辦公室文書檔案管理總體水平的提升。不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

2.2 加強(qiáng)檔案收集與歸檔工作團(tuán)隊(duì)素質(zhì)建設(shè)

文書檔案管理工作想要高效率高質(zhì)量的進(jìn)行推進(jìn)，不僅需要建立完善管理體系，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)和工作技能、專業(yè)性的培養(yǎng)。相關(guān)的企業(yè)、部門應(yīng)針對(duì)管理人員培養(yǎng)問題，對(duì)員工的時(shí)間安排有一個(gè)大致的了解，適時(shí)的組織文書檔案管理人員的培訓(xùn)，而且培訓(xùn)不僅是加強(qiáng)員工的工作能力，而且要加強(qiáng)素質(zhì)建設(shè)，加強(qiáng)員工對(duì)工作重要程度的認(rèn)識(shí)。很多企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，如果要做好辦公室文書檔案的收集和整理工作，那么就要提高文書檔案工作管理人員自身的意識(shí)和能力，提高管理人員對(duì)于檔案資料的敏感性和專業(yè)性、知識(shí)性，這樣不僅能夠保證文書檔案收集、歸檔工作的順利展開，而且能夠保證文書檔案工作管理的整體質(zhì)量和效率。企業(yè)還應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳教育，有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，達(dá)到提高文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。要在潛移默化中用企業(yè)文化影響檔案管理員工，使其自覺提高自己的專業(yè)知識(shí)和技能，以更高的道德水平要求自己，改正自身不足之處，深入團(tuán)隊(duì)中，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展致力于建設(shè)更高效的團(tuán)隊(duì)，提高自身的工作能力，做好本職工作，從而達(dá)到提高文書檔案的收集與歸檔工作效率。

2.3 引進(jìn)更先進(jìn)的收集管理創(chuàng)新模式

文書檔案的管理人員必須要切合實(shí)際情況，然后設(shè)定自己的工作模式，幫助單位管理者創(chuàng)建新的管理機(jī)制，保證文書檔案的管理高效性，并積極地參加相關(guān)培訓(xùn)和講座等活動(dòng)，增加日常管理工作的時(shí)效性。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用可以使在今后檔案查閱的時(shí)候，方便查找、方便檢索、方便整理。最后就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術(shù)來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發(fā)揮出來。在檔案收集管理的過程中可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)工具，實(shí)際錄入時(shí)，不僅可以通過人工錄入的方式，同時(shí)還可以使用掃描儀、照相機(jī)、傳真機(jī)等各種各樣的先進(jìn)設(shè)備，這樣可以使檔案信息整理變得更加快捷簡(jiǎn)便。

3 結(jié)語

文書檔案工作記錄著企業(yè)資料和重要行政管理活動(dòng)，是辦公室管理的重要方面，將會(huì)對(duì)企業(yè)將來的重大決策有著參考作用，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)大方向的發(fā)展。實(shí)際進(jìn)行工作時(shí)既要有，專業(yè)的人員和管理團(tuán)隊(duì)，又要有完整、規(guī)范的制度建設(shè)，這樣才能將文書檔案科學(xué)有效率的進(jìn)行開展。所以企業(yè)要增強(qiáng)相關(guān)管理人員的認(rèn)識(shí)和意識(shí)，強(qiáng)化素質(zhì)建設(shè)，并在進(jìn)一步的工作發(fā)展中，對(duì)文書檔案的管理工作也應(yīng)逐步進(jìn)行改進(jìn)，更好的開展工作，服務(wù)于企業(yè)。

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