文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的異同

馬曉波

摘 要：本文對(duì)文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的區(qū)別進(jìn)行了介紹，對(duì)三者之間的聯(lián)系進(jìn)行了分析，借以深化理案論學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高檔管理的工作水平。

關(guān)鍵詞：文書檔案連鎖法；文檔一體化；文件生命周期；檔案管理

文書檔案連鎖法，文檔一體化，文件生命周期管理理論是不同時(shí)期的對(duì)文件檔案的管理方法和理論，具有一定的歷史特色。其核心都是對(duì)文件檔案的生成、保管、利用、銷毀全過程的管理。連鎖法包括的四個(gè)統(tǒng)一就是文件具體管理模式。文檔一體化管理更是緊密結(jié)合了檔案管理方法，將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內(nèi)容提前，在文件工作階段完成。文件生命周期在現(xiàn)階段更具有其鮮明的信息特點(diǎn)，包含更廣泛的文書、文件、檔案等內(nèi)容。

1 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論基本內(nèi)容

文書檔案連鎖法是20世紀(jì)30年代國民政府文書檔案改革運(yùn)動(dòng)的主要內(nèi)容，在特定的時(shí)代背景和條件下發(fā)揮了重要作用；概括地說就是由總收發(fā)室按既定的分類方案，將本機(jī)關(guān)全部收發(fā)文件進(jìn)行分類編號(hào)，采用三聯(lián)單進(jìn)行一次登記，然后把文件送至主辦單位，經(jīng)辦完畢的公文隨即由機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行立卷。

文檔一體化管理就是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā)，以文件生命周期等理論為依據(jù)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。文檔一體化的核心是綜合管理和全程控制，建立起規(guī)模的、統(tǒng)一的文書檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，推動(dòng)文檔一體化與其他多種信息資源的一體化進(jìn)程。

文件生命周期就是指文件從形成到銷毀或作為檔案永久，經(jīng)歷了一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，研究文件的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。文件生命周期理論是揭示文件運(yùn)動(dòng)過程及其發(fā)展變化規(guī)律的理論，它是現(xiàn)代檔案學(xué)的基本理論之一，1940年美國學(xué)者最早提出，隨后不斷完善和發(fā)展，自上世紀(jì)80年代引入我國。其準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的階段變化、文件運(yùn)動(dòng)過程的前后銜接和各階段的相互影響，為檔案部門或人員對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。

2 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的聯(lián)系

文書檔案連鎖法的思想理論依據(jù)是：文書和檔案本來就屬于同一個(gè)事物，是同一個(gè)事物的不同過程。文件生命周期理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)是一種呈線形的群體運(yùn)動(dòng)。文件從其產(chǎn)生經(jīng)過現(xiàn)行執(zhí)行效用的實(shí)現(xiàn)而被暫時(shí)保存起來，直到全部使用目的達(dá)到再無利用價(jià)值而被銷毀。或者因?yàn)檫€具有永久保存價(jià)值而轉(zhuǎn)化成檔案的全過程，就是文件生命周期理論。

文檔一體化管理理論以文書檔案連鎖法和文件生命周期理論為依據(jù)，將原來處于相對(duì)獨(dú)立狀態(tài)的文書、檔案兩項(xiàng)工作予以整合，將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內(nèi)容提前，在文件工作階段完成。這樣，既保證了檔案形成前期工作的質(zhì)量，也避免了重復(fù)勞動(dòng)，極大地提高了檔案工作的效率，是檔案管理工作更加科學(xué)化與系統(tǒng)化。

“文件生命周期”理論為實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論從邏輯上把文件和檔案視為緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的不同階段的同一事物，必然形成文件、檔案一體化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，文件生命周期理論為文檔一體化管理提供了理論依據(jù)，文檔一化管理反映了文件生命周期理論的內(nèi)在要求。

3 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期的差異比較

提出時(shí)間不同。從三種理論的基本內(nèi)容論述我們可以看出文書檔案連鎖法的提出在1930年左右，文件生命周期理論是1940年提出，上世紀(jì)80年代引入我國，而文檔一體化理論是隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在繼承文件生命周期等理論基礎(chǔ)上而發(fā)展而來的，其提出時(shí)間最晚。

描述側(cè)重對(duì)象不同。文書檔案連鎖法由于歷史緣由其主要適用對(duì)象于紙質(zhì)書寫公文，文件生命周期理論提出主要針對(duì)電子文件，其側(cè)重于電子文件的真實(shí)可靠、安全完整，而文檔一體化理論的描述不僅僅是文件，更側(cè)重于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。

完整性不同。文件生命周期理論，我國學(xué)者習(xí)慣將文件生命周期劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)行適用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。文件生命周期理論涵蓋上述四個(gè)過程。而文書檔案連鎖法，似乎文件運(yùn)轉(zhuǎn)到檔案室就是整個(gè)文書檔案工作的終結(jié)，其只介于第一階段和第二階段之間，而事實(shí)上，文件向檔案室歸檔只是檔案工作的開始。連鎖法根本沒涉及文件的檔案管理階段。因此，連鎖法不可能揭示文件運(yùn)動(dòng)全過程中不同階段的價(jià)值形態(tài)、服務(wù)對(duì)象、管理方式的不同特點(diǎn)。文檔一體化理論的核心內(nèi)容是文件、檔案生成、管理、利用三個(gè)一體化，利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，其理論主要集中在文件生命周期的第二和第三階段。

總之，無論是從文件的管理還是從檔案的管理，都需要以理論為基礎(chǔ)，結(jié)合自身的特點(diǎn)，綜合分析適用范圍，選擇適合自身的管理方法和理論依據(jù)，充分利用文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的優(yōu)勢(shì)，規(guī)避不足，形成切實(shí)可行、科學(xué)有效的管理方案，才能將檔案工作做的更加科學(xué)、有效、完整。在現(xiàn)在信息化時(shí)代，以文件生命周期為主要檔案管理方法。任何文件從生成到銷毀的生命周期很多已經(jīng)進(jìn)入某信息化管理系統(tǒng)，保存在存儲(chǔ)設(shè)備中，應(yīng)該遵循電子文件的生命周期管理模式。電子文件具有易存儲(chǔ)，易修改等特性，應(yīng)該依據(jù)各自不同的應(yīng)用范圍賦予其利用權(quán)限和修改權(quán)限，制定其整個(gè)生命周期不同使命。

參考文獻(xiàn)

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