如何有效管控核電項(xiàng)目建安竣工文件歸檔質(zhì)量

摘 要：竣工文件是核電項(xiàng)目施工活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄，為以后電站的生產(chǎn)維修、事故處理、擴(kuò)建、改建、審計(jì)等提供參考信息及價(jià)值憑證，但如何保證竣工文件的歸檔質(zhì)量，保證竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性一直是核電項(xiàng)目檔案工作關(guān)注的重點(diǎn)。本文主要以海陽(yáng)AP1000核電工程項(xiàng)目竣工文件管理經(jīng)驗(yàn)為例，總結(jié)了竣工文件常見(jiàn)問(wèn)題以及導(dǎo)致問(wèn)題的原因，并提出了解決措施，給同行及后續(xù)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)及參考。

關(guān)鍵詞：竣工文件 過(guò)程控制 歸檔質(zhì)量

1 引言

核電工程項(xiàng)目分為核島廠(chǎng)房、常規(guī)島廠(chǎng)房、BOP輔助設(shè)施等，其建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)，參與建設(shè)的單位多，子項(xiàng)多，各單位相互之間的接口以及單位內(nèi)部各專(zhuān)業(yè)、各施工隊(duì)間的接口繁多，因此核電項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中，建安供方產(chǎn)生的各類(lèi)文件、記錄數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，如何有效管控這些文件、記錄，確保其滿(mǎn)足后續(xù)竣工文件移交的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性要求成為檔案部門(mén)關(guān)注的重點(diǎn)，并需要積極協(xié)調(diào)、采取措施來(lái)提高文件的歸檔質(zhì)量。

2 文件存在的問(wèn)題

2.1早期文件形成質(zhì)量狀況

在對(duì)海陽(yáng)核電一期工程竣工文件檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，在工程開(kāi)工早期文件形成質(zhì)量較差，存在各種基礎(chǔ)性問(wèn)題，如文件的表格樣式問(wèn)題，書(shū)寫(xiě)規(guī)范性問(wèn)題，隨意更改文件內(nèi)容不簽名及日期等等。同時(shí)在早期，由于人員管理經(jīng)驗(yàn)及重視程度等原因，缺少對(duì)竣工文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃以及對(duì)后期竣工文件移交等的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，過(guò)程中的文件質(zhì)量未能有效把控，導(dǎo)致后期整理竣工文件時(shí)，問(wèn)題一并暴露，給竣工文件工作人員增加了文件整理、審查、整改及歸檔難度，進(jìn)而影響了文件的移交進(jìn)度。

2.2竣工文件出現(xiàn)的常見(jiàn)問(wèn)題

竣工文件存在的問(wèn)題可從專(zhuān)業(yè)性及規(guī)范性?xún)蓚€(gè)方面來(lái)闡述，并且不同類(lèi)型的文件會(huì)出現(xiàn)不同問(wèn)題。下面主要對(duì)幾類(lèi)典型文件列舉幾例常見(jiàn)問(wèn)題：如質(zhì)量計(jì)劃類(lèi)文件常見(jiàn)問(wèn)題：質(zhì)量計(jì)劃表頭填寫(xiě)不全、填寫(xiě)潦草；已完工序已選點(diǎn)未簽字；關(guān)閉欄未及時(shí)填寫(xiě)；各級(jí)單位簽字放行時(shí)間邏輯不對(duì)等。報(bào)審類(lèi)文件如文件編碼不符合AP1000四段碼要求，出現(xiàn)五段六段；報(bào)審文件的附件順序與報(bào)審表上列的順序不一致等；報(bào)審的復(fù)印件的文件，未蓋相關(guān)單位公章；附件報(bào)審的資質(zhì)類(lèi)文件不清晰等。施工記錄類(lèi)文件常見(jiàn)問(wèn)題：部分須填寫(xiě)的欄空白，養(yǎng)護(hù)記錄養(yǎng)護(hù)人簽名為機(jī)打簽名；部分施工記錄未按程序要求進(jìn)行編碼，例如：文件類(lèi)型錯(cuò)誤；未編寫(xiě)編碼；序列號(hào)編寫(xiě)錯(cuò)誤。 工程照片常見(jiàn)問(wèn)題：拍攝不及時(shí)、整理不及時(shí)、移交不及時(shí)；未按業(yè)主要求編制六要素；雖已按業(yè)主要求編制了word版的照片六要素，但沒(méi)有保存原始照片。

3 解決措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視

卓越核安全文化八大原則中的第二條就是領(lǐng)導(dǎo)重視，在文件檔案管理領(lǐng)域，領(lǐng)導(dǎo)也需要提高重視程度，避免以前重建設(shè)輕檔案的做法，也只有領(lǐng)導(dǎo)給予充分重視，檔案工作才能順利開(kāi)展，核電檔案質(zhì)量才能從根本上得以解決。

3.2合同管理

將文檔管理的基本要求納入到合同管理中，如竣工文件編制的質(zhì)量要求，移交方式、數(shù)量、份數(shù)、移交時(shí)間等納入到合同條款中，明確施工承包商的責(zé)任。在合同支付申請(qǐng)中，增加了文檔會(huì)簽的職能，使文檔移交和單位工程移交同步進(jìn)行。另外，還需制定相應(yīng)的文檔考核條款，明確相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。只用將文檔管理貫穿到合同執(zhí)行的全過(guò)程，才能確保項(xiàng)目竣工文件收集質(zhì)量，以便順利移交。

3.3文檔程序體系管理

《核電廠(chǎng)質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF 003）文件控制和記錄章節(jié)中中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫(xiě)、收集、貯存和保管等要求?！逗穗姀S(chǎng)質(zhì)量保證記錄制度》（HAD 003/04）規(guī)定：“每個(gè)核電廠(chǎng)必須按書(shū)面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫(xiě)、標(biāo)識(shí)、收集、編索、貯存、保管及處理的制度?！辈⑶疫@些管理要求覆蓋了核電業(yè)主、核電項(xiàng)目的總包商（工程公司）和專(zhuān)業(yè)分包商等單位及其文檔部門(mén)、職能部門(mén)以及全體工作人員對(duì)核電文件檔案的管理。因此，在開(kāi)工之前，必須根據(jù)核安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及業(yè)主程序及合同要求，建立總承包方程序體系，內(nèi)容需涵蓋包括文件的編、審、批要求，提交、編碼、格式、通信渠道等文檔管理各個(gè)方面的工作，同時(shí)需將這些要求延伸至承包商的程序中，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行。

3.4同步性控制

各單位應(yīng)將文檔工作納入項(xiàng)目管理的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步實(shí)施。

工程項(xiàng)目建檔工作應(yīng)與項(xiàng)目進(jìn)展同步，工程竣工文件材料的積累、編制和審定工作應(yīng)與工程建設(shè)過(guò)程同步，檢查文件的形成應(yīng)與檢查項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度同步，工程檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步。

3.5檔案分級(jí)管理

業(yè)主公司文件、檔案和資料工作在業(yè)主公司文檔管理部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，接受?chē)?guó)家、部、省檔案行政部門(mén)、國(guó)家核安全局、原子能機(jī)構(gòu)和集團(tuán)公司的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。監(jiān)理單位、總承包商和承包商建立本單位完善的文檔管理程序體系和組織機(jī)構(gòu)，明確文檔歸口管理部門(mén)，并配置足夠且合格的人力資源。各級(jí)單位文檔歸口管理部門(mén)統(tǒng)一管理本單位全部文件、檔案、資料，對(duì)文檔進(jìn)行集中控制。

3.6 過(guò)程控制

文件的形成質(zhì)量需要從源頭抓起，竣工文件是真實(shí)記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)資料，是工程從開(kāi)工到竣工實(shí)施逐漸積累而形成的，過(guò)程控制到位，竣工文件的質(zhì)量就從根本上有了保證。首先在過(guò)程中就要保證文件形成與實(shí)體的同步，這是竣工文件合格的前提條件，或工程開(kāi)工前，文檔人員需對(duì)各承包商開(kāi)展文件及檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)編制有關(guān)教材以發(fā)給施工單位，在工程施工過(guò)程中，檔案人員要深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)施工單位竣工文件的編制提供實(shí)質(zhì)性指導(dǎo)，早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題早解決，避免問(wèn)題都積壓到竣工文件階段，影響文件的移交質(zhì)量及移交進(jìn)度。

3.7強(qiáng)化全員檔案意識(shí)

竣工文件的形成不僅僅是檔案部門(mén)的事，文件的形成遍及各個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)，每個(gè)專(zhuān)業(yè)工程師都可能產(chǎn)生需要?dú)w檔的文件，這就很有必要宣貫全員檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理理念，如開(kāi)展定期培訓(xùn)制度，使各部門(mén)各專(zhuān)業(yè)有關(guān)技術(shù)人員及時(shí)了解和掌握檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、合同及程序要求，并明確現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員對(duì)竣工文件的質(zhì)量責(zé)任。

4 海陽(yáng)核電后續(xù)項(xiàng)目竣工文件管理建議

4.1以海陽(yáng)核電項(xiàng)目二期創(chuàng)優(yōu)為目標(biāo)，做好文檔管理工作

提前介入學(xué)習(xí)核電項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)工作對(duì)檔案的歸檔要求，并在項(xiàng)目前期做好策劃，固化并明確管理要求，后續(xù)各承包商統(tǒng)一執(zhí)行，為項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)提前打好基礎(chǔ)。

4.2合并重組后效益最大化

原中電投工程公司常規(guī)島板塊與國(guó)核工程合并重組，由于原中電投在常規(guī)火電方面有著較為成熟的檔案管理體系，而國(guó)核工程也積累了一定的AP1000核島方面檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，因此，合并重組后應(yīng)發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，核島與常規(guī)島應(yīng)互相借鑒良好經(jīng)驗(yàn)及實(shí)踐，做好經(jīng)驗(yàn)反饋，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，在后續(xù)項(xiàng)目的檔案管理方面各取所長(zhǎng)，使海陽(yáng)核電后續(xù)項(xiàng)目的檔案管理更上一臺(tái)階。

5 總結(jié)

綜上所述，核電檔案是體現(xiàn)核電工程施工質(zhì)量的重要組成部分，是核電廠(chǎng)投入商運(yùn)后管理、維修、改造等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，是提升工程項(xiàng)目管理水平的重要環(huán)節(jié)，因此參與核電建設(shè)的各級(jí)單位以及人員都要重視過(guò)程中文件的形成質(zhì)量，保證文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為日后電站的安全運(yùn)行以及生產(chǎn)維修提供可靠的檔案依據(jù)。

作者簡(jiǎn)介

李春穎（1982— ），女，吉林人，工程師，主要從事竣工文件管理工作。