試析電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

陳婭娟

摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展中的重要信息記錄載體，在企業(yè)和個(gè)人生活中具有重要的意義，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用度檔案管理產(chǎn)生了影響， 檔案管理逐漸向電子信息化發(fā)展，也為檔案管理期帶來(lái)了更大的發(fā)展空間。文章對(duì)電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析，為檔案管理建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代電子信息技術(shù)；應(yīng)用

檔案信息對(duì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展有著重要的作用，檔案記錄著重要的資料和信息，在工作和生活中都有著關(guān)鍵的參考和證明作用，檔案管理隨著科技時(shí)代的發(fā)展發(fā)生了改變，電子技術(shù)在檔案上的應(yīng)用逐漸普及，借助互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)來(lái)記錄檔案，使檔案的利用和管理更加便捷，檔案的信息化使檔案管理的發(fā)展有了較大的提升，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比更加具有優(yōu)勢(shì)，使用計(jì)算機(jī)的功能來(lái)提高檔案工作的效率，簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程。為了適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，需要不斷的創(chuàng)新檔案管理方式，使檔案信息搜索利用更加快捷。

1 電子文件的定義和特點(diǎn)

電子文件是通過計(jì)算機(jī)的操作所產(chǎn)生的，能夠在計(jì)算機(jī)或者其他儲(chǔ)存設(shè)備中保存的所有文件，并且可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編輯的文件。電子文件是信息化的發(fā)展成果，以數(shù)數(shù)字化的形式在計(jì)算機(jī)中使用編輯，這種文件在分類之后能夠變成電子檔案，不僅包括文本形式，還可以包括程序和圖片等形式，電子文件具有不同于紙質(zhì)性文件的特點(diǎn)，主要包括如下幾個(gè)方面：

1）電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能使用，由于電子文件的產(chǎn)生都是使用電子設(shè)備等的功能，這一點(diǎn)和普通的紙質(zhì)文件具有很大的差別。

2）電子文件不能直接進(jìn)行閱讀，而是需要使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備的加載才能閱讀內(nèi)容，沒有設(shè)備的支持無(wú)法將電子文件打開，具有虛擬性的特點(diǎn)。

3）電子文件信息能夠從一個(gè)載體傳輸?shù)搅硪粋€(gè)載體中，對(duì)文件的本質(zhì)不會(huì)發(fā)生改變，電子文件的這種特點(diǎn)能夠使其在多個(gè)計(jì)算機(jī)或其他設(shè)備上使用，不受局限，而紙質(zhì)文件會(huì)受到距離的影響，不能快速完成遠(yuǎn)程傳輸。

4）電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)資源內(nèi)容的共享，但是具有一定的不安全特點(diǎn)，由于電子文件需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行保存使用，計(jì)算機(jī)的性能和存儲(chǔ)容量等方面會(huì)對(duì)電子文件造成影響，紙質(zhì)文件只需維持保存的環(huán)境安全正常就可以。

5）電子文件能夠通過打印等形式變成紙質(zhì)文件，具有靈活的特點(diǎn)。

2 電子文件管理和以往的區(qū)別

電子文件在形成之后能夠自由的進(jìn)行編輯使用，能夠儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)、光盤和其他設(shè)備中，在信息化的處理下，需要計(jì)算機(jī)的支持和幫助，使用相關(guān)的系統(tǒng)軟件將電子文件整理和分類，然后儲(chǔ)存和傳輸給其他設(shè)備，或者使用網(wǎng)絡(luò)將電子文件上傳到終端內(nèi)，在儲(chǔ)存和傳輸過程中不具有嚴(yán)格的流程性。紙質(zhì)的檔案需要將紙質(zhì)的文件進(jìn)行整理，將文字進(jìn)行存儲(chǔ)，將文件進(jìn)行立卷等工作，然后再進(jìn)行其他的工作，也是檔案管理的重要部分，文件整理完成之后，交給各個(gè)部門進(jìn)行立卷，通過檔案管理專門人員進(jìn)行管理，這一系列過程比較繁瑣，花費(fèi)時(shí)間多。電子文件形成的檔案可以在多種設(shè)備上進(jìn)行儲(chǔ)存和使用，更加便于人們的查詢和使用，也拓寬了檔案的用途和使用方式。

3 檔案管理使用電子化信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

采用電子化信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理具有以下優(yōu)點(diǎn)：

一是企業(yè)檔案接管由后到前的程序。傳統(tǒng)的企業(yè)紙質(zhì)檔案的接收管理工作，通常是存企業(yè)各項(xiàng)工作完成后，由相關(guān)工作部門整理，完成對(duì)檔案管理部門的檔案移交。在文檔的收集、整理過程中，不需要檔案管理人員參與，他們更多的是對(duì)移送的檔案資料進(jìn)行檢查和分類指導(dǎo)；而在電子環(huán)境中，電子文件、電子圖紙會(huì)隨時(shí)產(chǎn)生，要求企業(yè)檔案工作者不能坐等檔案的形成與歸檔，檔案人員他們必須存產(chǎn)生電子文件的源頭行使檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)職能，積極參與文件的形成與保管過程，使用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)。

二是企業(yè)檔案載體由慢到快的變化。企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)實(shí)施全程管理后，將實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的適時(shí)交換和處理。在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，由于電子文件快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度，將逐步取代紙質(zhì)文件；電子圖紙因其具有快捷、準(zhǔn)確、方便等特點(diǎn)而被大量使用，通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)可使圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得既快捷又方便，同時(shí)，電子檔案管理會(huì)使各工作部門的工作效率大大提高。

4 電子信息時(shí)代檔案管理工作需要解決的問題

在電子信息時(shí)代，檔案管理工作急需解決以下問題：

一是提高檔案管理人員的思想。隨著現(xiàn)代企業(yè)各項(xiàng)工作中電子文件的比重越來(lái)越大，電子檔案管理已經(jīng)顯示出了其無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。企業(yè)各工作部門，尤其是檔案管理部門人員，要充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的重要性，徹底轉(zhuǎn)變以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，樹立基于電子檔案管理的新型思維模式，加強(qiáng)電子文件管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，協(xié)助企業(yè)相關(guān)部門制訂有關(guān)的制度。二是制定電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)。電子文件檔案管理工作勢(shì)在必行，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) ，健全電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度將尤為重要和急迫。每個(gè)工作環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)電子文件與電子檔案的形成規(guī)律制定，建立一套統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度，使電子檔案管理工作的都能有的放矢，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。由于電子文件同紙質(zhì)文件的內(nèi)容信息是相同的，在制定電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)遵循檔案整理的基本原則進(jìn)行。

三是培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。電子檔案管理的科學(xué)發(fā)展，離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用，要求管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，能夠適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展。了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，積極采取措施，抓好知識(shí)更新，吸收、消化新的信息技術(shù)的成果 ，這就需要企業(yè)有一支既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。當(dāng)前，企業(yè)可以通過“引進(jìn)”與“培養(yǎng)”相結(jié)合的方式調(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，對(duì)現(xiàn)有管理人才通過培訓(xùn)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建立一支具有合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理電子信息化的發(fā)展需要。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理的傳統(tǒng)方式在工作生活中存在很多的不便，在檔案管理工作者的整理分類中過程比較復(fù)雜，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這對(duì)檔案管理工作有著很多的不利，為了改善檔案管理工作的情況，提高檔案利用整理效率，代替了傳統(tǒng)的檔案管理中的紙質(zhì)文件的局限和繁瑣工作，更大程度的發(fā)揮了檔案的價(jià)值，使用電子信息化方式來(lái)將檔案管理變得數(shù)字化，使工作程序更加便捷，加強(qiáng)檔案管理的工作質(zhì)量和效率，進(jìn)一步促進(jìn)檔案的發(fā)展。

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