提升企業(yè)單位人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

摘 要：企業(yè)在發(fā)展的過程中要想提高自身的競爭能力，首先要從內(nèi)部入手，做好人事檔案的管理工作。這項(xiàng)工作非常重要，記錄著員工的工作表現(xiàn)以及獎罰事例。近幾年我們國家企業(yè)單位人事檔案制度在不斷的改進(jìn)，在這過程中還存在著很多問題。據(jù)此我們在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，提出具體的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位；人事檔案管理；利用創(chuàng)新。

1 在企業(yè)人事檔案管理的過程中創(chuàng)新的意義

1.1 提高企業(yè)的核心競爭能力

人事檔案是非常重要的，包括這個企業(yè)員工的各項(xiàng)信息。如果檔案的信息不完整，那么就不能反映出一名員工的所作所為，也就是自身價值。如果不能對這些有詳細(xì)的掌握，就不能合理的利用人才。如果檔案管理水平不夠高，缺乏創(chuàng)新意識，就會造成企業(yè)管理混亂。如果被不法之人有心利用刪改檔案，就不能發(fā)揮員工真正的能力，不能提高企業(yè)的核心競爭力。

1.2 人事檔案管理的創(chuàng)新也就是企業(yè)文化的創(chuàng)新

在人事檔案管理的過程中，涉及到了多個部門。這些信息綜合起來就是整個企業(yè)的信息。一個員工的發(fā)展歷程全部都記錄在冊，從一定意義上來講，就是這個企業(yè)的歷史。我們在挖掘人事檔案的過程中，能夠發(fā)現(xiàn)每位員工不同的價值。如果有哪些代表性的人物或者是敬業(yè)愛崗的員工，我們就可以挖掘出其中的精神內(nèi)涵，形成企業(yè)文化，這也增加企業(yè)的凝聚力。

1.3 有利于提高檔案的服務(wù)水平

企業(yè)檔案的服務(wù)宗旨都是以人為根本，在管理和服務(wù)過程中都提倡為人服務(wù)，因此在檔案管理過程中必須要提升自身的服務(wù)水平，從而加強(qiáng)服務(wù)力度。而對于陳舊的檔案管理方式，如果想要查閱檔案資料，查詢者就必須專門的檔案室進(jìn)行查詢，而工作人員也必須通過人力進(jìn)行搜索，這樣不僅浪費(fèi)了彼此的時間，而且檔案查詢質(zhì)量也會大大減弱，因此通過檔案信息化的推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)從根本上得到了改善和創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理的過程中，檔案管理更加方便簡單，也為管理者提供了方便。

2 如何創(chuàng)新人事檔案管理

2.1 大力宣傳檔案文化

在傳統(tǒng)的評價機(jī)制中，評價檔案工作高低的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是收集的檔案是否存在價值性，而對于檔案資料的整合分析、收集處理這些程序都沒有被列為評價標(biāo)準(zhǔn)，而在檔案信息化的今天，檔案的評價機(jī)制就不僅僅是收集的檔案資料有多少價值，而且也必須包括對于檔案資料的整合處理分析這些程序，如果用戶想查閱檔案資料，檔案工作者也必須迅速準(zhǔn)確的將查閱者的所有檔案信息完整的提取出來，而對于計(jì)算機(jī)的利用，就極大的減少了再提取檔案過程中所遇到的種種問題，從而促進(jìn)了檔案利用服務(wù)工作的開展運(yùn)行。微信通過宣傳檔案文化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息的完善和利用。

2.2 提高員工對檔案管理的認(rèn)識

在開展檔案管理工作的過程中，要想方便工作能夠順利進(jìn)行就要讓員工對這項(xiàng)工作有一個大致的認(rèn)識。第一步要做好宣傳工作，建立一個完善的檔案管理體系。也就是檔案咨詢服務(wù)，員工能夠在溝通的過程中了解這項(xiàng)工作存在的意義。而咨詢服務(wù)也能解決員工對檔案管理工作認(rèn)識的不足之處。在這過程中相關(guān)的管理人員責(zé)任心也會增強(qiáng)，從而更加重視這項(xiàng)工作。更加全心全意的做好檔案管理工作。在這過程中要培養(yǎng)員工的業(yè)務(wù)能力，提高員工鑒別虛假信息的能力。能夠及時發(fā)現(xiàn)不真實(shí)的信息，做好信息的收集，保證答案的可靠性。

2.3 完善管理制度

在企業(yè)檔案管理的過程中，建立一個完善的管理流程，是非常有必要的。最基本的管理制度，包括以下幾個方面，也就是采集、轉(zhuǎn)遞、核對、整理檔案、借閱查詢等等。建立這些檔案流程之后，還要堅(jiān)持做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”的工作制度原則，即無單位介紹信不準(zhǔn)查、非中共正式黨員不準(zhǔn)查、干部本人不準(zhǔn)查、牽涉到親屬不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查；未經(jīng)批準(zhǔn)不借、非特殊情況不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借；個人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、接收單位不明不轉(zhuǎn)。不隨意調(diào)取信息給其他員工，經(jīng)過批準(zhǔn)之后才能調(diào)取檔案，檔案調(diào)動的每一個步驟都要記錄在案。一旦出現(xiàn)問題，根據(jù)檔案的記錄追究責(zé)任到個人。[1]

2.4 加大投入完善基礎(chǔ)設(shè)施

在人事檔案管理的過程中需要一定的物質(zhì)支持。就目前情況來看，很多企業(yè)在管理的過程中，忽視了人事檔案的重要性，沒有為人事檔案管理提供充足的經(jīng)費(fèi)。企業(yè)要保證經(jīng)費(fèi)能夠及時到位，設(shè)立一個專門的檔案室。配備完善的檔案管理設(shè)備，也就是掃描儀、打印機(jī)、監(jiān)視器等。也要及時做好檔案的備份工作，這些儀器也能提高檔案管理的工作效率。[2]

2.5 推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展

近幾年互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)應(yīng)用在現(xiàn)代企業(yè)管理的過程中已經(jīng)十分普遍。就目前的狀況來看，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中都會利用計(jì)算機(jī)，不再采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的管理既方便了答案的查詢也方便了檔案的保存。但也要注意，可能會存在硬盤損壞中病毒等各種現(xiàn)象，要及時做好備份工作。在管理的過程中，不同單位不同部門都會進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳輸，數(shù)據(jù)量比較大，信息的承載力也比較強(qiáng)。所以企業(yè)要盡可能的了解員工的全部信息，做好檔案管理工作，例如員工的學(xué)歷，就職經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技能、社會關(guān)系、個人能力等等。及時進(jìn)行信息的更新，建立一個動態(tài)信息的系統(tǒng)。例如，員工每個月的業(yè)績以及獎罰結(jié)果等等。傳統(tǒng)的手工檔案并不能及時的更新信息，而電子檔案能夠更加全面的掌握員工的信息，做好分配管理工作。[3]

3 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，要想進(jìn)行創(chuàng)新，首先要重視這項(xiàng)工作，建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，配備完善的資金，建立專門的檔案室，方便管理工作能夠順利進(jìn)行。做好企業(yè)的文化建設(shè)，在管理的過程中，發(fā)掘企業(yè)員工精神，營造一個好的工作氛圍，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。完善管理制度，及時更新檔案信息。確保企業(yè)內(nèi)部管理工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]劉麗.網(wǎng)絡(luò)平臺下高校圖書館用戶信息需求的特點(diǎn)及規(guī)律.河南科技學(xué)院學(xué)報，2015（11）

[2]常文娟.淺談新形勢下人事檔案管理[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用.2013（21）

[3]張明秀.淺談如何做好人事檔案管理工作[J].遼寧師專學(xué)報（社會科學(xué)版）.2014（03）

作者簡介

狄成燕（1977—），女，漢，陜西省延安市，本科，館員，研究方向：檔案管理，從事的工作，人事檔案管理。