高校人才檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

張爽

[摘 要] 對于高校，人事檔案管理是一項十分重要的工作。隨著人事制度的不斷改革，對人才的需求不斷提高，各高校引進(jìn)的高層次人才越來越多，對高層次人才檔案的使用、管理、維護(hù)也面臨著諸多的新問題。本文通過對當(dāng)前人才檔案現(xiàn)狀、管理模式的分析，探索其相應(yīng)管理的對策，以便于檔案管理工作更加科學(xué)合理地開展，不斷推進(jìn)檔案工作的提升。

[關(guān)鍵詞] 高校；人才；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 17. 058

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）17- 0154- 03

0 引 言

各高校面對事業(yè)發(fā)展的新要求和國內(nèi)外高校間激烈的人才競爭，高層次人才尤其是學(xué)科領(lǐng)軍人才、學(xué)術(shù)拔尖人才缺乏的問題日益突出，師資隊伍整體結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化問題亟待解決，大力引進(jìn)海內(nèi)外高層次人才已經(jīng)成為當(dāng)前和今后一段時期高校工作的重要內(nèi)容，加快實施高層次人才引進(jìn)工作已刻不容緩。隨著人才引進(jìn)得越來越多，對人才的科學(xué)管理、選拔與任用，也顯得至關(guān)重要。而干部檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文件資料，是全面歷史地了解考查干部，選拔任用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。因此，干部人事檔案在干部的成長中起到了很重要的參考作用。

1 對人才檔案的理解

高校的人才檔案是指通過公開招聘進(jìn)入高校的教師的檔案，這些教師在進(jìn)入高校的同時，都會有記載其成長歷程的檔案材料一同轉(zhuǎn)來，這就需要新的單位對其整理完善，以達(dá)到能夠通過檔案來客觀評價個人的目的。

2 人才檔案的現(xiàn)狀

2.1 各單位對人才檔案的重視程度有待提高

在高校，與人才的引進(jìn)、培養(yǎng)，科研成果的獲得數(shù)量，以及其他的一些教育教學(xué)工作相比，人才檔案的管理似乎很平淡，沒有挑戰(zhàn)性，也很容易被忽視。在很多單位，人事檔案的管理并沒有被列入重點的工作內(nèi)容，也沒有專職、專業(yè)的管理人員，很多單位在檔案管理上敷衍了事，往往是人事處的科員兼管人事檔案，這就會形成很多的弊端。首先，人事處是一個非常繁忙的部門，兼管檔案的人員有很多本職工作要做，往往會忽略檔案的管理，新進(jìn)的檔案隨意放在柜子里，沒有時間整理。其次，目前省委組織部對檔案管理的要求是很高的，包括每一本檔案的每一份材料，如何來裝訂，裝訂順序是什么等，不是專職檔案人員是無法掌握的。最后，檔案的重要性，只有在利用它的時候，才能凸顯出來，檔案內(nèi)的每一頁紙都有可能是重要的佐證材料，需要保證每一份材料不涂改，不丟失，不能隨意抽取。沒有一個職業(yè)素養(yǎng)高的檔案人員，是無法做到的。

2.2 人才檔案的材料收集不完整

人事檔案的材料是在不斷地產(chǎn)生的，隨著人才本身的不斷變化、自身能力的不斷提高，產(chǎn)生的材料會越來越多。但在實際工作中，這些材料會產(chǎn)生在各個職能部門，比如職稱材料、各種名師的評獎、各種人才工程的申報等材料都會產(chǎn)生在人事處，而科研類的項目申報材料會產(chǎn)生在科技處，黨員和民主黨派材料會在組織部等，如果沒有專門的檔案人員來收集，有的材料就有可能沉淀下去，最后無法查找。

2.3 人才檔案的真實性難以保證

檔案是人才任用、提拔的重要依據(jù)，任何一份檔案都不允許隨意加塞、抽取材料，不得隨意涂改材料內(nèi)容，以確保檔案的真實性。這就需要設(shè)置專門的檔案管理部門、專職人員來管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理、利用的相關(guān)規(guī)定。

2.4 數(shù)字化程度低，檔案利用率不高

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，很多單位的人事檔案數(shù)字化程度并不高，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。遵循高度保密的原則，干部的材料歸檔后，本人是不允許查看自己檔案的。所以檔案的利用率并不是很高。因此，要進(jìn)一步強化管理工作意識，提高對人事人才檔案的認(rèn)知度，將人才檔案的管理工作納入重要的工作中，設(shè)立專門的人才檔案管理部門，配置專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，定期對檔案進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，并能夠有效地解決。

3 對人才檔案管理的幾點思考

3.1 人事檔案管理人員要有極強的責(zé)任心和使命感

檔案工作的性質(zhì)，決定了檔案管理人員必須舍棄名利觀念，無私奉獻(xiàn)。無私奉獻(xiàn)，甘為人梯是做好工作的前提條件。同時，檔案管理人員還要尊重檔案，尊重歷史，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機密。維護(hù)檔案和歷史事實的原貌是檔案管理人員的職責(zé)，也是職業(yè)的道德準(zhǔn)則。檔案管理人員必須在憲法、法律范圍內(nèi)履行職責(zé)，樹立嚴(yán)格的保密觀念，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，以確保檔案的安全。檔案管理人員是檔案管理的主力軍，他們既要掌握科學(xué)的檔案管理方法，能用科學(xué)的技術(shù)知識展開日常工作，更新和維護(hù)新設(shè)備，還要有較高的文化素養(yǎng)。人事檔案代表著一個人的發(fā)展歷程，它不僅是組織任用考核的重要依據(jù)，也是每個人一生的完美展現(xiàn)。每一份材料都需要認(rèn)真地去收集、整理，每一份材料也都是真實唯一的。

3.2 加強信息化管理

即借助現(xiàn)代先進(jìn)的計算機技術(shù)對人才檔案進(jìn)行整理、歸類，并針對檔案內(nèi)容建立完整的數(shù)據(jù)庫，便于在以后的檔案利用中，能夠方便、快捷、準(zhǔn)確地掌握人才的各方面信息，有效提高檔案信息資源的利用?？梢圆捎脪呙杓夹g(shù)，購買合適的掃描設(shè)備，對人事檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣，既可以擴大檔案的使用范圍，能夠迅速查找檔案的有關(guān)材料，又可以保護(hù)紙質(zhì)檔案，防止紙質(zhì)檔案隨著時間的推移，出現(xiàn)發(fā)霉、字跡變淡等問題。作為紙質(zhì)檔案的備份，可以防止檔案轉(zhuǎn)走后，無法再核對信息。

3.3 要加大檔案管理工作的資金投入

使用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，需要配備相應(yīng)的電子設(shè)備，需要對檔案庫的維護(hù)，人員的培訓(xùn)，運行中可能出現(xiàn)的一系列問題的解決等投入資金支持。

3.4 加強對檔案工作的重視程度，提高檔案工作人員的待遇

檔案工作固然重要，但真正堅守在這個崗位上，又是平凡而枯燥的。由于檔案庫房采取全封閉設(shè)計，不易通風(fēng)，而且?guī)旆績?nèi)須投放防蛀、防霉等藥物，又因為年久陳舊的檔案容易滋生病菌，從而使庫房中各種微生物和有害氣體容易聚集不易擴散。這種環(huán)境下，在檔案庫房工作和經(jīng)常進(jìn)入檔案庫房的檔案管理人員身體健康將受到影響，比常人更易患病。所以應(yīng)對檔案工作人員給予額外的關(guān)心與補助。

3.5 加強對檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案材料形成時間較長，在長期的保管過程中，紙張容易發(fā)霉生蟲，而人事檔案又是記載干部成長經(jīng)歷的唯一一份材料，很珍貴。所以，做好材料的保護(hù)工作很重要。要做到在檔案庫房內(nèi)配置防火、防潮、防光等設(shè)備，制定一系列的制度，對防盜、防火等突發(fā)事件進(jìn)行及時的管控，做到防患于未然。

4 人才檔案管理的保障措施

4.1 做好日常檔案管理工作

增強制度意識，不斷完善干部人事檔案管理的制度體系。做好新進(jìn)人才檔案的信息審核工作，三齡兩歷表上出現(xiàn)的基本信息，特別是個人的出生年月、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷等重要信息一定要核實準(zhǔn)確，確保無誤，本人簽字確認(rèn)。嚴(yán)格遵守干部檔案管理的規(guī)章制度。

4.2 加強檔案管理安全工作

首先加強檔案管理人員的保密意識教育，強化紀(jì)律約束，防止泄密；其次加強庫房設(shè)備安全建設(shè)，排除安全隱患；最后，嚴(yán)格檔案出入庫制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員翻閱檔案，防止檔案涂改、丟失等情況的發(fā)生。

4.3 檔案管理信息化

在互聯(lián)網(wǎng)+的時代背景下，檔案管理也要跟上時代的步伐，不斷開發(fā)利用新的信息手段，對檔案進(jìn)行掃描、信息錄入、上傳等，使檔案的使用更加便捷。不斷實現(xiàn)干部人事檔案信息的異地查閱，需要個人了解的信息可以對個人公開等。

5 結(jié) 語

高校人才檔案管理工作艱巨而且復(fù)雜，關(guān)系到每一位職工的切身利益。所以需要有關(guān)部門提高重視程度，加大檔案庫房的建設(shè)力度，加強檔案人員的培訓(xùn)，加強檔案信息化管理的建設(shè)投入，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。作為一名專職檔案人員，在工作中也要嚴(yán)格要求自己，加強檔案理論知識的學(xué)習(xí)，不斷地提升自己的理論水平。嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，遵守保密制度，愛崗敬業(yè)，踏踏實實地做好檔案工作。本文通過對人才檔案管理現(xiàn)狀的分析并提出解決的方法，意圖加快人才檔案的信息化進(jìn)程，使之更好地為社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

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