哈佛大學檔案館在線電子資源建設(shè)及啟示

孟健

摘要：哈佛大學檔案館有著豐富的電子檔案資源，檔案館通過提供在線資源，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，為世界各地的利用者提供“一站式”信息檢索利用服務(wù)。本文闡述了哈佛大學檔案館在線電子資源建設(shè)概況和特色，以期為我國高校檔案館在線電子資源建設(shè)借鑒和學習。

關(guān)鍵詞：哈佛大學檔案館電子資源檔案服務(wù)

哈佛大學檔案館是美國歷史最悠久、規(guī)模最大的大學檔案館。檔案館保存了哈佛大學自1636年建校至今三百多年的歷史記錄，從17世紀、18世紀的私人日記、科學觀察報告，到21世紀的網(wǎng)站、網(wǎng)頁歸檔，哈佛大學檔案館的館藏資源種類豐富、形式多樣、數(shù)量龐大。據(jù)統(tǒng)計，檔案館保存的學校檔案和相關(guān)歷史資料的案卷長度已達51000英尺，這些檔案資源為社會學者、知識分子、歷史學家的科學研究，以及哈佛教職工和社會公眾的查閱利用提供了廣泛而充足的歷史史料。

一、哈佛大學檔案館在線電子資源建設(shè)概況

目前，哈佛大學檔案館檔案多以電子文件形式保存，包括文字處理材料（Word-Processing Files）、電子郵件（E-mails）、電子表格（Spreadsheets）、數(shù)據(jù)庫（Data？ bases）、網(wǎng)頁（Web Pages）、視頻（Videos）和其他電子格式的材料。為方便利用者查詢利用，哈佛大學檔案館對館藏資源進行系統(tǒng)整合，通過提供在線資源、構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫，為利用者提供“一站式”信息檢索利用服務(wù)。

（一）檔案在線資源（Online Resources）

哈佛大學檔案館將頻繁查閱的館藏資源進行提煉、整理及數(shù)字化，建立9項在線專題，包括學校歷史文件、出版物、畢業(yè)生名冊、教職工名冊、目錄數(shù)據(jù)庫、存檔網(wǎng)站以及圖書館開放館藏項目等[1]（詳見表1）。這些檔案信息最早可追溯到1636年，如哈佛大學官方記錄、校歷、教職工和畢業(yè)生名錄在學校創(chuàng)立之初即已形成。每項在線專題又進行細化，劃分不同的主題。例如，在線資源中的哈佛拉德克利夫在線歷史參考書架（Harvard- Radcliffe Online Historical Refer？ ence Shelf）包括年度報告、歷史綱要、大學刊物及網(wǎng)站、學生和校友刊物、建筑物五個主題，利用者可在數(shù)據(jù)庫中按關(guān)鍵字和日期查找所需信息[2]。

在哈佛檔案館眾多的在線資源中，比較有特色的是網(wǎng)站歸檔項目。自2007年，哈佛大學檔案館開始進行網(wǎng)站歸檔，目前已有550多個。存檔網(wǎng)站分為兩類，一類是由學校各行政部門、教學單位創(chuàng)建的大學各部門網(wǎng)站，如Belfer科學和國際事務(wù)中心有存檔網(wǎng)站13個，最新存檔版本建于2015年10月1日[3]，天文醫(yī)學項目有存檔網(wǎng)站3個，最新存檔版本建于2016年2月15日[4]（統(tǒng)計時間截止到2017年12月22日）；另一類是由廣泛的哈佛社區(qū)，包括教職員工、學生、訪問學者、俱樂部創(chuàng)建的網(wǎng)站，如哈佛經(jīng)典俱樂部、哈佛大學企業(yè)合作伙伴、哈佛大學本科生物技術(shù)協(xié)會等。這些網(wǎng)站歸檔項目旨在體現(xiàn)哈佛社區(qū)成員課外的學習、工作和生活，將之作為哈佛文化和歷史保存下來。

此外，哈佛大學圖書館開放館藏項目（Harvard University Library Open Collections Program，簡稱OCP）也是在線資源中的特色項目。OCP是從眾多的哈佛館藏數(shù)據(jù)庫中選擇的專題數(shù)據(jù)庫，為利用者提供相應(yīng)鏈接供其在線訪問，其中包括從哈佛大學檔案中挑選出來的文件和圖片。目前，OCP在線資源包括醫(yī)學、科學探索、閱讀文化以及女性工作4個主題[5]，這些資源都來源于哈佛大學檔案館。

（二）構(gòu)建HOLLIS專題數(shù)據(jù)庫

為了給利用者提供更為豐富全面的信息資料，哈佛大學檔案館在提供檔案在線資源的基礎(chǔ)上，還協(xié)同圖書館構(gòu)建了HOLLIS專題數(shù)據(jù)庫（以下簡稱“HOLLIS”）。

1. HOLLIS信息資源構(gòu)成

該數(shù)據(jù)庫由檔案館和圖書館兩個部門的館藏資源組成。

（1）檔案館館藏資源：主要有8類，包括建校以來的學校文件、出版物、個人和教工檔案、學位論文和獲獎?wù)撐?、學生和校友及相關(guān)社團組織記錄、照片和視聽資料、哈佛歷史資料、本地歷史資源[6]。檔案館館藏資源涵蓋大學生活的各個方面，從教師教學、學生學習到餐飲服務(wù)、居住生活以及校園建設(shè)，這些檔案資源不僅從細微之處呈現(xiàn)了哈佛教職工的業(yè)務(wù)工作和個人生活、學生精彩紛呈的學習和文化活動、校園景觀和建筑環(huán)境的時代變遷，同時也從宏觀上反映了學校在三百多年歷史進程中教育趨勢、科學研究和許多研究領(lǐng)域的發(fā)展。

（2）圖書館館藏資源：包括各類圖書、雜志、數(shù)據(jù)庫、論文、圖像、地圖，以及音頻、視頻、電影、電腦文件（數(shù)據(jù)）等多媒體形式的信息資源。

2.HOLLIS專題數(shù)據(jù)庫

通過對檔案館和圖書館的館藏資源進行整合，HOLLIS現(xiàn)已建立59個專題數(shù)據(jù)庫，包括檔案/手稿、文章、音頻/視頻、圖書、數(shù)據(jù)、字典/手冊、畢業(yè)論文、哈佛大學目錄、圖像、期刊、地圖、新聞、音樂13個類別。以檔案/手稿類為例，現(xiàn)有檔案發(fā)現(xiàn)者（Archive Find？ er）、檔案網(wǎng)格（Archive Grid）、歐洲人（Europeana）、HOLLIS經(jīng)典（HOLLIS Classic）、HOLLIS圖片（HOL？ LIS Images）等9個數(shù)據(jù)庫。其中，“檔案發(fā)現(xiàn)者”是在美國、英國和愛爾蘭的數(shù)千個存儲庫中搜索的近22萬件原始資料；“檔案網(wǎng)格”是從世界各地的圖書館、博物館和檔案館中找到的檔案和手稿；“歐洲人”是從歐洲圖書館、檔案館、博物館和畫廊中搜尋的數(shù)字化書籍、手稿、照片、繪畫、地圖、錄音和其他材料；“HOL？ LIS經(jīng)典”則由哈佛大學圖書館的書籍、期刊、論文、手稿和檔案等材料構(gòu)成[7]?？梢钥闯?，HOLLIS專題數(shù)據(jù)庫的資源構(gòu)成除了哈佛大學自有館藏以外，還包括從世界各地的圖書館、檔案館、博物館等機構(gòu)收集來的材料，內(nèi)容十分豐富。

由于一些數(shù)據(jù)庫的信息種類多樣、形式各異，所以存在著類別交叉的現(xiàn)象，即同一數(shù)據(jù)庫同時屬于多個類別，如“HOL？ LIS經(jīng)典”既包括檔案手稿等原始資料，也含有圖書、論文以及視聽資料等，它同屬于檔案、音頻/視頻、圖書、論文、地圖等7個不同的類別。在這59個專題數(shù)據(jù)庫中，除檔案、圖書、期刊、論文、圖片等傳統(tǒng)形式的信息數(shù)據(jù)庫以外，還有新形式的數(shù)據(jù)庫，例如電影電視新聞存檔（TV News Archive）、網(wǎng)站歸檔（WAX）、韋氏字典（Merriam-Webster Dictionary）、電影電視索引（Film TV Lit Index）等。利用者打開相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的界面，在檢索欄輸入關(guān)鍵詞，即可查找相關(guān)資料。

（三）實現(xiàn)“一站式”信息檢索利用服務(wù)

“一站式”信息檢索利用是指利用者在統(tǒng)一的界面上，實現(xiàn)對信息資源的統(tǒng)一檢索、瀏覽和利用，同時實現(xiàn)電子資源的遠程申請及信息傳遞服務(wù)。目前，國內(nèi)已有南昌大學、復(fù)旦大學、同濟大學、南京信息工程大學等幾所高校先后開通了檔案利用遠程服務(wù)系統(tǒng)[8]，其服務(wù)對象主要為歷屆校友，服務(wù)范圍包括出具學歷學位證明、中英文成績證明、碩/博士學位審批表等?！耙徽臼健痹诰€服務(wù)打破了利用者辦理證明業(yè)務(wù)時受到的時間和空間限制，提升了信息獲取效率。

哈佛大學檔案館、圖書館通過建立HOLLIS信息檢索平臺，為利用者提供各類信息的“一站式”信息檢索利用服務(wù)，其服務(wù)對象和范圍更為廣泛。從服務(wù)對象來看，不僅包括校友，還有各界研究人員及社會公眾；從服務(wù)范圍來看，不僅包括學籍檔案，還提供學校建校至今各方面的歷史資料。利用者訪問平臺后，可根據(jù)字段和文件類型，如關(guān)鍵字、精確字段、開頭字，以及標題、作者、科目等檢索項進行精確查詢。

例如，筆者通過HOLLIS檢索系統(tǒng)查找“Harvard Medicine History（哈佛醫(yī)學歷史）”方面的有關(guān)資料，隨即出現(xiàn)3089條優(yōu)化檢索結(jié)果（實際檢索結(jié)果5770條，統(tǒng)計時間截止到2017年11月7日），利用者可以從中找到與選題有密切聯(lián)系的、最有價值的檔案資料。通過顯示的檢索結(jié)果，利用者可根據(jù)需要選擇信息類型，如書籍、檔案、手稿、論文、圖像、視頻、電影、錄音、雜志等。每條查詢結(jié)果都附有詳細的信息，包括該項信息資源所在位置、資源類型、責任者、形成時間、主題、內(nèi)容簡介、語種等。具體來說，通過HOLLIS獲取信息資源的方式有以下幾種：

1.在線閱覽（無需注冊用戶）

部分檢索結(jié)果標注有“在線閱覽（View Online）”的標識，表明利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程獲取資源，如一些檔案、手稿等，利用者可以直接在線瀏覽。

2.注冊登錄后在線閱覽

一部分檔案如書籍和論文，由于涉及著作權(quán)和版權(quán)，這類信息資源的獲取會受到一定的限制，一般只對哈佛用戶開放，哈佛師生在網(wǎng)站注冊后，憑用戶名和密碼登錄后方可閱覽。

3.實地借閱

對于不能在線瀏覽的信息資源，附注中都有詳細的說明，標明該信息資源所藏位置，如哈佛圖書館、檔案館，或是其他圖書館、研究機構(gòu)等。利用者可通過“Log In To Bor？ row Direct”（登錄借閱），填寫用戶名和密碼提交申請，直接到實地借閱。

4.信息傳遞

如果查詢的信息資源有數(shù)字版本卻不能在線閱覽，利用者可通過網(wǎng)絡(luò)提交申請，哈佛大學圖書館、檔案館將在四到五個工作日內(nèi)為其提供信息傳遞服務(wù)。更為人性化的是，如果利用者在HOLLIS中沒有查找到任何相關(guān)資料，則可以在線向檔案館提出申請，工作人員將通過館際互借的方式，在世界各地的圖書館尋找利用者所需資料的副本，并為其提供信息傳遞服務(wù)。

二、對我國高校檔案館在線電子資源建設(shè)的啟示

哈佛大學檔案館的電子資源能夠為全世界的利用者提供在線訪問、瀏覽，他們在電子資源建設(shè)方面的成功經(jīng)驗，值得我們借鑒和學習。我國高校檔案館應(yīng)從以下幾個方面著手：

（一）推進檔案數(shù)字化建設(shè)，搭建檔案網(wǎng)絡(luò)管理和利用平臺

哈佛大學檔案館檔案多以電子文件形式保存，利用者在查詢利用檔案時十分便利，不但可以在線查詢，也可以在線瀏覽和下載，這與哈佛大學檔案館重視電子資源建設(shè)密不可分。在我國高校大力倡導(dǎo)數(shù)字化校園建設(shè)之際，檔案館應(yīng)以此為契機，一方面積極推進數(shù)字檔案建設(shè)，實現(xiàn)存量、增量檔案的數(shù)字化；另一方面要搭建檔案網(wǎng)絡(luò)管理和利用平臺，設(shè)置多層級、全方位的檢索入口，探索和嘗試檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，逐漸實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)實體管理向數(shù)字管理模式的轉(zhuǎn)變。

（二）注重館藏資源整合，建立專題數(shù)據(jù)庫

我國高校檔案大多按年度、部門和保管期限分類保存，工作人員在查找某些檔案資料時往往要從不同年度、不同部門中調(diào)取相關(guān)資料，耗時費力。哈佛大學檔案館對利用率較高的館藏資源進行整合，建立多個專題數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容涉及學校發(fā)展歷史、教學、科研、校園生活等多個方面，每個數(shù)據(jù)庫又根據(jù)主題劃分多個子數(shù)據(jù)庫，便于利用者有針對性地查找資料。我國高校檔案館應(yīng)深入挖掘館藏，以學校歷史為主線，以學校特色為重點，以利用者需求為中心，圍繞學校教學、科研、文化、歷史等方面建立門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣的專題數(shù)據(jù)庫。

（三）強化合作，探索館際合作模式，實現(xiàn)資源互補與共享

在我國，高校檔案館和圖書館一般為獨立部門，二者在管理上少有交集。在國外，高校檔案館和圖書館通常是一體化管理模式，也就是說，檔案管理與圖書、資料管理隸屬于一個統(tǒng)一的管理機構(gòu)即圖書館（也有屬于檔案館或圖書檔案館的），這種信息一體化管理模式更有利于圖書與檔案兩種信息資源的互補，如哈佛大學的HOLLIS，就是圖書館和檔案館共建的資源共享平臺，利用者在查詢相關(guān)資料時，不僅可以查找檔案信息，同時也可以搜索到相關(guān)的圖書、期刊、論文等方面的資料，可根據(jù)實際需要進行選擇。

此外，哈佛大學檔案館、圖書館還與其他高?；虻胤降臋n案圖書部門開展館際合作，利用者在本地未能獲得的信息資源，可通過HOLLIS向其他圖書檔案部門申請，進行信息傳遞服務(wù)，實現(xiàn)了信息資源的共建共享。

參考文獻：

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[8]邊媛.高校檔案利用遠程服務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀—南昌大學檔案利用遠程服務(wù)調(diào)查問卷分析[J].中國檔案，2017.6.

作者單位：沈陽醫(yī)學院綜合檔案室