軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理現(xiàn)狀的思考

石瑩

摘 要：軍隊(duì)試驗(yàn)檔案是在針對武器裝備進(jìn)行性能考核的過程中產(chǎn)生的文件，具有保密性高、要求嚴(yán)格、自成體系等特點(diǎn)。但是，隨著部隊(duì)武器裝備自身的發(fā)展和試驗(yàn)組織實(shí)施方式的變化，導(dǎo)致目前試驗(yàn)檔案管理的傳統(tǒng)模式存在諸多“不適應(yīng)”西安市發(fā)展需要的問題。

關(guān)鍵字：軍隊(duì)試驗(yàn)檔案；現(xiàn)狀；對策

軍隊(duì)試驗(yàn)檔案是指武器裝備在軍隊(duì)實(shí)施研制試驗(yàn)、設(shè)計(jì)定型試驗(yàn)、作戰(zhàn)使用試驗(yàn)以及軍事訓(xùn)練和軍事演習(xí)過程中殘剩的各類文件，是軍隊(duì)相關(guān)部門組織實(shí)施武器裝備實(shí)驗(yàn)任務(wù)重要的信息來源和歷史記錄，對其進(jìn)行科學(xué)、正規(guī)、現(xiàn)代化的管理，將會對軍隊(duì)武器裝備的研制、鑒定和使用發(fā)揮不可替代的作用，具有將科研力量轉(zhuǎn)化為戰(zhàn)斗力的現(xiàn)實(shí)意義。

1.軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理的現(xiàn)狀

軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、保密要求高，服務(wù)多元化的軍事保障信息活動。它作為軍隊(duì)試驗(yàn)信息來源的一個(gè)重要渠道，具有極其重要的作用。但是長久以來卻一直處于重要但不受重視的尷尬境地。究其原因，主要有以下幾方面的因素：一是決策者和管理者的檔案觀念陳舊。長久以來，人們一直認(rèn)為軍隊(duì)試驗(yàn)檔案的管理只是簡單的資料存儲和借閱活動，甚至從某種意義上講，充當(dāng)堆積試驗(yàn)資料倉庫的功能，這種觀念從根本上制約了試驗(yàn)檔案的發(fā)展。二是檔案管理人員流動大。檔案管理工作責(zé)任重大，程序繁瑣，勞動強(qiáng)度高。但長期以來沒有一個(gè)規(guī)范有效的獎懲激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致管理人員工作熱情不高，工作中不能積極作為，同時(shí)也造成一些高素質(zhì)人員的流失。這不僅對資料管理的穩(wěn)定性和連續(xù)性造成影響，也使得管理缺少專業(yè)性的技術(shù)指導(dǎo)而最終淪為一種簡單的體力勞動。三是管理中存在重安全保密，輕發(fā)展建設(shè)。

2.軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理的“不適應(yīng)”

2.1 檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)不適應(yīng)軍隊(duì)試驗(yàn)內(nèi)容和組織實(shí)施方式的變化

在軍隊(duì)逐步向試、訓(xùn)、研一體化方向轉(zhuǎn)型的趨勢下，試驗(yàn)的內(nèi)容和試驗(yàn)組織的方式都與以前發(fā)生很大變化。這些變化使得試驗(yàn)過程中產(chǎn)生很多在A型號和B型號中都能使用的試驗(yàn)資料，這就給長久以來的以裝備型號為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的存儲工作帶來很大的挑戰(zhàn)。

2.2 技術(shù)管理手段不適應(yīng)逐年增多的多媒體形式的試驗(yàn)資料

隨著計(jì)算機(jī)的普及，以各種多媒體的形式保存的試驗(yàn)資料逐漸增多，出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的格局，并大有超過紙質(zhì)檔案的趨勢。但是電子檔案有自身的特點(diǎn)，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式有很大不同，但是軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理在這方面的經(jīng)驗(yàn)卻幾乎是零。由于對其在管理和技術(shù)上的疏忽，已經(jīng)造成了一些電子檔案資料由于技術(shù)的更新而無法使用的情況。

2.3 落后的服務(wù)模式不適應(yīng)新的軍隊(duì)試驗(yàn)檔案服務(wù)需求

試驗(yàn)的模式發(fā)生變化使參試單位和參試設(shè)備增多，對指揮控制和領(lǐng)導(dǎo)決策的要求更高更嚴(yán)格，因此，對試驗(yàn)資料的需求也逐漸在向多元、立體的方向發(fā)展。管理員每天不僅要為試驗(yàn)技術(shù)人員提供借閱保障服務(wù)，同時(shí)還要為首長機(jī)關(guān)的指揮提供有價(jià)值的輔助決策。

3.軍隊(duì)試驗(yàn)檔案管理的解決對策

3.1 加強(qiáng)對軍隊(duì)試驗(yàn)檔案的鑒定管理

安全保密工作是試驗(yàn)資料管理中的重點(diǎn)，也是改革的難點(diǎn)。眾所周知，要想做好安全保密就得減少借閱的次數(shù)，但是，這又與試驗(yàn)對信息的需求相矛盾。協(xié)調(diào)好安全與服務(wù)之間的關(guān)系，找到兩者的平衡點(diǎn)對于解決這些矛盾至關(guān)重要。經(jīng)過總結(jié)和分析，認(rèn)為可以采用以試驗(yàn)為依托，從信息層面對存檔的試驗(yàn)資料進(jìn)行分類的方法。具體做法是將存檔資料分為過程文件和永久文件。過程文件可理解為在試驗(yàn)過程中產(chǎn)生，它能夠滿足試驗(yàn)的一時(shí)需要，但對試驗(yàn)整體的進(jìn)程和結(jié)果不會產(chǎn)生影響的資料。永久文件可理解為具有長久保存價(jià)值，對軍事和科研活動有質(zhì)的影響的資料。對于永久文件必須采用傳統(tǒng)的方法，以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，同時(shí)建立嚴(yán)格的借閱管理程序。而過程文件常常是試驗(yàn)過程中各部門需要的資料，實(shí)時(shí)性強(qiáng)，與試驗(yàn)任務(wù)結(jié)合緊密。

采用這種以試驗(yàn)需求為依據(jù)對資料進(jìn)行劃分的方法，可以恰當(dāng)?shù)奶幚砗密婈?duì)試驗(yàn)檔案管理在安全保密和提高服務(wù)之間的矛盾。但是，采用這種方法的關(guān)鍵是要成立一個(gè)資料鑒定組，這個(gè)鑒定組的人員組成，不僅要有檔案的管理者，還要有直接參與試驗(yàn)的技術(shù)人員和專家。通過對資料價(jià)值的鑒定和分類，對資料進(jìn)行分流，使其進(jìn)入各自相應(yīng)的管理渠道，這就從管理制度上形成一座建立在安全保密和多元立體服務(wù)之間的橋梁。既能保證資料使用的真實(shí)性和有效性，又能充分發(fā)揮試驗(yàn)資料在試驗(yàn)過程中的信息服務(wù)和保障功能。

3.2 加強(qiáng)對電子檔案的管理

電子檔案有其自身的特點(diǎn)：首先，它的載體不是紙質(zhì)材料而是化學(xué)磁性材料，同時(shí)存儲的容量很大，因此對存儲的自然空間要求低，但對存儲環(huán)境的溫濕度和防磁性有很高要求；其次，電子檔案可以直接由計(jì)算機(jī)快速處理和使用并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索瀏覽，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理模式無法比擬的。電子檔案在保管和利用上的特點(diǎn)使我們必須加強(qiáng)管理。

對電子檔案的管理，要從制度和技術(shù)層面進(jìn)行。首先，加強(qiáng)電子檔案的源頭管理。電子檔案與傳統(tǒng)檔案一樣，必須由檔案的制定單位提供，確保資料的真實(shí)有效性，同時(shí)檔案部門要統(tǒng)一電子檔案的使用格式，確保后期傳輸和利用的可靠性。此外，對電子檔案容易復(fù)制、更改的特性，還要加強(qiáng)責(zé)任管理，定崗定位，明確責(zé)任分工，這些都必須用制度進(jìn)行保證。其次，電子檔案載體的使用壽命也是管理中不能忽視的問題。影響使用壽命的因素一個(gè)是載體的自然使用壽命以及人為保管不當(dāng)造成的損壞，另一個(gè)是由于新技術(shù)的更新而導(dǎo)致現(xiàn)有電子檔案無法使用。不論哪種情況，作為檔案管理部門都要責(zé)無旁貸的進(jìn)行解決。有效地解決方法首先要對需要長久保存的電子檔案進(jìn)行定期的復(fù)制，以防止信息丟失；其次，對過時(shí)的技術(shù)，不管是硬件還是軟件，進(jìn)行必要的保存，以防止由于技術(shù)更新帶來的電子檔案無法使用的情況。

3.3 加強(qiáng)試驗(yàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)

信息化條件下，由于網(wǎng)絡(luò)終端節(jié)點(diǎn)的多樣性、網(wǎng)絡(luò)的開放性與互聯(lián)性，將會使試驗(yàn)資料的安全受到多種威脅，這個(gè)問題在很大程度上制約了信息服務(wù)的廣度和深度。解決信息開放和信息封閉這對矛盾，取得兩者之間的最佳平衡，就必須采用技術(shù)手段控制好信息開放與封閉的度，加強(qiáng)對信息的安全和保密。加強(qiáng)安全維護(hù)體現(xiàn)在多方面，首先是系統(tǒng)安全，即實(shí)體安全和系統(tǒng)運(yùn)行安全；其次是系統(tǒng)中的信息安全，即通過對用戶權(quán)限的有效控制、數(shù)據(jù)加密等確保信息不被非授權(quán)者獲取或篡改；再者是管理安全，即用綜合手段對信息資源和系統(tǒng)安全運(yùn)行進(jìn)行有效管理。

試驗(yàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是扭轉(zhuǎn)目前檔案管理中“被動服務(wù)”的關(guān)鍵，是徹底改變以檔案為中心，借閱人為半徑的服務(wù)模式的關(guān)鍵。通過信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)試驗(yàn)信息的實(shí)時(shí)共享，只要授權(quán)允許就可以隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上信息檢索和查閱，而不受時(shí)間和距離的影響。不僅如此，還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上訂閱和信息推送服務(wù)，將信息進(jìn)行個(gè)性化分類，提供給不同的需求個(gè)體，徹底由“被動服務(wù)”變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”，徹底由信息的“保管員”變?yōu)樾畔⒌摹胺?wù)者”。

4.結(jié)束語

軍隊(duì)試驗(yàn)檔案的管理模式要根據(jù)時(shí)代發(fā)展和試驗(yàn)的實(shí)際需求而努力進(jìn)行轉(zhuǎn)變和提升，只有這樣才能真正為部隊(duì)的戰(zhàn)斗力生成負(fù)責(zé)。因此，試驗(yàn)檔案管理部門和人員要重視自己的崗位，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，走出一條具有軍隊(duì)特色的檔案管理之路。

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