基于禮貌原則的商務(wù)信函研究

葉明晶

摘 要：在全球化的背景下，經(jīng)濟(jì)全球化已然變成每個(gè)國家不可避免的社會(huì)大潮，跨國貿(mào)易早已經(jīng)變成每個(gè)國家每個(gè)企業(yè)的自保手段。在跨國貿(mào)易的成功與否中，商務(wù)信函就扮演著非常重要的角色。一封合宜的商務(wù)信函不僅能夠幫助一個(gè)企業(yè)樹立企業(yè)形象，還能改善雙方關(guān)系且促進(jìn)貿(mào)易的順利進(jìn)行，禮貌原則對(duì)一封得體的商務(wù)信函的重要性是不可被忽視的。

關(guān)鍵詞：文化；禮貌原則；商務(wù)信函

一、引言

商務(wù)信函是一種常見的商務(wù)書面活動(dòng)，它的主要功能是在企業(yè)間傳遞商務(wù)信息，是貿(mào)易活動(dòng)中企業(yè)間的溝通橋梁。禮貌不僅是一種語言現(xiàn)象，也是一種文化現(xiàn)象。世界上的任何群體，人們的行為都由“禮貌”制約，由“面子”來維持。成功的交際應(yīng)該是建立在遵守“禮貌”的基礎(chǔ)之上的，一旦違背了“禮貌”就可能會(huì)受到懲罰。

二、禮貌原則及其文化差異

利奇（Leech）認(rèn)為合作原則本身并不能解釋人們?yōu)槭裁唇?jīng)常間接地表達(dá)意思，所以提出了禮貌原則。禮貌原則可以看成是利奇對(duì)合作原則的批判和補(bǔ)充，禮貌原則也可以彌補(bǔ)合作原則的缺陷和不足。受不同文化背景的影響，禮貌原則在東西方文化中的指向也不相同，另外，禮貌原則還受到語境的制約，所以在商務(wù)信函的應(yīng)用中，正確的運(yùn)用禮貌原則，充分考慮文化因素能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果及目標(biāo)。

三、禮貌原則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

本文中的語料選自外語教學(xué)與研究出版社出版的《商務(wù)英語信函》一書中，通過對(duì)禮貌原則的幾項(xiàng)準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的進(jìn)一步分析，來探討一封適當(dāng)?shù)纳虅?wù)信函的基本內(nèi)涵以及在商務(wù)交際中應(yīng)該避免的雷區(qū)，以促進(jìn)企業(yè)貿(mào)易的順利進(jìn)行。

1.得體準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

得體準(zhǔn)則是指要盡可能減少別人的利益損失，使其獲得更多的利益。從語言的角度來看，得體準(zhǔn)則主要體現(xiàn)在人稱代詞的用法上，也就是什么時(shí)候應(yīng)該用“we attitude”，什么時(shí)候應(yīng)該用“you attitude”。

寫信時(shí)，有一個(gè)重要的原則就是暫時(shí)忘記自己，多想想收信人。這就是所說的“you attitude”，也就是“為對(duì)方著想”?！癘ur saving accounts pay 6% interest.”與“You will earn 6% interest from your savings account.”第一句是“we attitude”，寫信人從自身的立場出發(fā)，表達(dá)寫信人所在的一方會(huì)支付百分之六的利息給收信方。但是第二句中的人稱代詞由our變成you，也就由“we attitude”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皔ou attitude”，表達(dá)的意思也就由寫信方立場轉(zhuǎn)移到收信方的立場。在商務(wù)交際中，要充分考慮不同的文化社會(huì)，選用符合雙方的寫作方式及用詞，滿足雙方的利益而不是一味的盡可能多的讓一方獲益。

2.夸贊準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

夸贊準(zhǔn)則是指盡可能不要看貶別人，多多夸贊?？滟潨?zhǔn)則其實(shí)是符合絕大多數(shù)不同文化背景的。要想開啟商務(wù)合作，必須要向合作企業(yè)表示出對(duì)其的贊賞和認(rèn)可，在這樣一種關(guān)系下，對(duì)于建立合作才會(huì)有促進(jìn)作用。在商務(wù)信函中，寫信人應(yīng)盡量使用積極肯定的詞匯和語句，使收信人感受到被重視與尊重?！癟his kind of unfortunate incident will not occur in the future.”與“Future transactions will be handle with the utmost care.”這兩句話都是對(duì)于未來合作風(fēng)險(xiǎn)處理的表述，第一句中的否定詞匯雖然也能表達(dá)出會(huì)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，但是語用效果上卻沒那么強(qiáng)烈，聽起來并不能給人以安全感。而第二句中，肯定詞匯比起第一句更能展示出處理風(fēng)險(xiǎn)意外的能力，給人以安全感，從而使商務(wù)活動(dòng)順利開展。所以，在商務(wù)信函中要多使用肯定積極的詞匯來展示自己的能力和企業(yè)形象。

3.慷慨準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

慷慨準(zhǔn)則是指盡可能縮小自己獲得的利益，多多吃虧。從語言角度來看，慷慨準(zhǔn)則在商務(wù)信函中多用在投訴和索賠的信函中，寫信方以此來表示責(zé)任方并要求賠償或者給出合理的解決方案?？犊疁?zhǔn)則的合理利用可以幫助商務(wù)活動(dòng)中的雙方和諧的溝通，并表現(xiàn)真誠的態(tài)度。多用陳述句和肯定詞匯讓對(duì)方感受到自己的真誠和擔(dān)當(dāng)。

“由于對(duì)這些貨物的包裝我們特別小心謹(jǐn)慎，所以我們推定破損的箱子肯定是沒有被仔細(xì)地儲(chǔ)存和搬運(yùn)。因此，建議你方與運(yùn)輸公司或保險(xiǎn)公司聯(lián)系要求賠償?！痹谶@個(gè)例子中，可以看出收信方發(fā)了包裝破損的箱子給寫信方，寫信方顧及禮貌并沒有直接表示收信方發(fā)了不合格的物品，并指責(zé)收信方，而是先解釋自己一方不會(huì)破損，并提出了可能破損的原因，以此建議收信方解決問題。這種方式，即縮小了自己的利益，并沒有對(duì)出錯(cuò)的一方過分指責(zé)，又讓收信人認(rèn)識(shí)到問題所在，雙方既不會(huì)失了和氣，還能在問題合理解決后繼續(xù)合作。

4.一致準(zhǔn)則在商務(wù)信函中的應(yīng)用

一致準(zhǔn)則指的是盡可能降低雙方出現(xiàn)爭論，達(dá)成一致。商務(wù)信函在雙方的交際中承擔(dān)著達(dá)成一致的關(guān)鍵職責(zé)。在交際過程中，要運(yùn)用積極詞匯來讓雙方避免沖突，尤其是在索賠投訴等信函中，要合理措辭秉持禮貌原則，不要將雙方置于對(duì)立面?！坝捎谀銈兊耐对V與我們的檢驗(yàn)結(jié)果不符，我們建議你方再做一次全面徹底的檢驗(yàn)，以確定是否有足夠的索賠理由?！痹谶@個(gè)例子中，即使是索賠信函，寫信方還是保持禮貌，用“建議”一詞而不是“要求”等比較硬性的詞匯來表達(dá)出自己的觀點(diǎn)，既表明了立場，又避免了雙方?jīng)_突。

四、結(jié)語

商務(wù)信函作為商務(wù)交際中的一個(gè)重要手段，對(duì)商務(wù)交際的成功與否起著至關(guān)重要的作用。在不同的文化背景下，對(duì)于禮貌的理解和接受度也有所不同，商務(wù)信函在禮貌原則的指導(dǎo)下，也應(yīng)該把握好度。禮貌得體的商務(wù)信函不僅能夠樹立良好的企業(yè)形象，也能幫助企業(yè)更好的開拓市場。

參考文獻(xiàn)

[1]李淑平.論商務(wù)英語信函寫作中的禮貌原則[J].中國商貿(mào)，2012（30）：215-216.

[2]陸健.禮貌原則在國際商務(wù)英語信函中的應(yīng)用[J].中國商貿(mào)，2013（36）：227-228.

[3]宋麗娜.禮貌原則在商務(wù)英語寫作中的應(yīng)用[J].課程教育研究，2013（14）：85-85.