樊曉東
摘 要:量化管理是一種進行科學(xué)決策、確定工作量、衡量工作效率和提升執(zhí)行力行之有效的通用工具,亦是深化企業(yè)改革,提升管理水平的重要舉措。行政管理作為企業(yè)管理工作的重要組成部分,量化管理在其中的應(yīng)用對提高行政工作的效率與質(zhì)量、提高員工的執(zhí)行力有較大的推動作用。文章就行政管理中量化管理的應(yīng)用進行探討。
關(guān)鍵詞:行政管理;量化
1 量化管理的定義及特點
1.1 量化管理的定義
廣義上而已,量化管理是以數(shù)字為基礎(chǔ),用數(shù)學(xué)的方法來考察和研究事物的運動狀態(tài)和性能,對關(guān)鍵的決策點及操作流程,以求對事物存在和發(fā)展的規(guī)模、程度等做出精確的數(shù)字描述和科學(xué)控制,實行標準化操作的管理模式。
量化主要包括三個方面的要素,即時量,數(shù)量和質(zhì)量?!皶r量”主要是指完成工作的時間量;“數(shù)量”是指完成工作的數(shù)量;“質(zhì)量”是指完成工作的標準。三者相互依存,如同三維空間中,確定一個點位置的三個坐標,缺一不可,否則下屬在執(zhí)行中必然會有偏差,影響工作質(zhì)量。
1.2 量化管理的特點
1)量化管理的優(yōu)越性有以下三點:其一,從企業(yè)目標出發(fā),確定工作項目,將項目分解落實到部門和崗位,使部門目標、崗位職責(zé)與企業(yè)目標緊密結(jié)合,保障了設(shè)計工作的全面性。其二,以量化管理理論為指導(dǎo)設(shè)計的部門編制和崗位編制,保證了系統(tǒng)效率的最優(yōu)。其三,依據(jù)項目的專業(yè)性確定部門分工,依據(jù)任務(wù)的技術(shù)性確定崗位設(shè)置,保證了組織體系的合理性。
2)量化管理的針對性即量化管理從企業(yè)目標出發(fā),使用科學(xué)、量化的手段,提供整體企業(yè)組織體系量化解決方案,能夠從根本上。系統(tǒng)地解決企業(yè)組織問題,具有極強的針對性。在實施過程中如下表所示。
2 量化管理在行政管理的作用與意義
量化管理的作用與意義有以下幾方面:第一,用量化原理設(shè)計的行政部門管理體系,能夠很好地促進部門目標和崗位目標緊密結(jié)合,保證部門運作效率的最優(yōu)和對公司戰(zhàn)略的良好適應(yīng)性。第二,對工作流程的細化、量化設(shè)計保障對工作項目和任務(wù)的監(jiān)控和考核;對任務(wù)的量化管理過程強化系統(tǒng)的穩(wěn)定性。第三,任務(wù)SOP的制定保證評價標準的科學(xué)性和工作的規(guī)范性;以任務(wù)為單位的設(shè)計思想減少組織內(nèi)部的沖突。
3 量化管理在行政管理中的應(yīng)用
3.1 構(gòu)建三維量化坐標,全方位改善工作效果
在實施行政管理量化管理工作中,首先從量化的三個維度著手。即工作管理的三個方面,即時量、數(shù)量和質(zhì)量。其中時量是指完成工作的所需時間量,數(shù)量是指完成工作的實際數(shù)量,質(zhì)量是指完成工作的程度和標準。這三個要素既是布置工作的要求,也是衡量工作效果的指標,貫穿于工作完成的全部過程,缺一不可。
在執(zhí)行過程中,管理者和執(zhí)行者均需強化三維量化意識,按質(zhì)按量按時完成工作。比如,“20分鐘之內(nèi)打印好這份文件,并復(fù)印30份,裝訂好,然后送總經(jīng)理室”。這樣一句話就完整地包含了三個量化要素:時量——“20分鐘之內(nèi)”,數(shù)量——“30份”文件,質(zhì)量——“打印好、裝訂好,然后送到總經(jīng)理室”。這樣就在經(jīng)辦人的頭腦中樹立了三個“量”的概念,就可以保證執(zhí)行到位。如果取消任何一個“量”,都可能出現(xiàn)偏差。
任何一項工作任務(wù),都是由不同的作業(yè)單元構(gòu)成的,為每一個作業(yè)單元設(shè)立時量、數(shù)量、質(zhì)量這樣的三維坐標,即使是不同的員工,在執(zhí)行同一項命令時,也能夠按照管理者的要求,保證同時、同質(zhì)、同量地完成。
3.2 細量化、分解工作內(nèi)容,實施精細化控制
細量化、分解工作內(nèi)容可分為三大部分進行。
首先按照三維坐標模型,對工作對象進行二級或三級細化,對工作結(jié)果進行時量、數(shù)量、和質(zhì)量量化,也就是對整個工作過程進行分解,確定每一個動作單元或工作單元的完成、控制標準。時量指標不是唯一的時間量化指標,只是為量化工作提供一個參考,而且時間的累加,也不是完成一項工作的時間最終值——這是因為動作或工作單元之間存在著同步性。數(shù)量指標可以是完成工作項目的數(shù)量,也可以代表人數(shù)。而在實際工作中,質(zhì)量指標既可以通過“優(yōu)、良、好、差”等語言描述,也可以進一步具體為百分比或次數(shù)。行政管理部門根據(jù)具體的工作過程,按照基本的流程設(shè)定相對獨立的工作步驟或動作單元,然后按照設(shè)定時量、數(shù)量和質(zhì)量標準或要求,形成三維坐標。
其次,應(yīng)根據(jù)每一個具體行政事務(wù)分類的不同,分別編制作業(yè)指導(dǎo)書,設(shè)定行政管理事務(wù)的處理流程,明確工作內(nèi)容、性質(zhì)和注意事項。作業(yè)指導(dǎo)書是相關(guān)崗位的關(guān)鍵作業(yè)控制點,要做到配圖說明,簡單、明了、實用。
最后,控制工作程序。從管理的角度,對工作的目的、對象、原則、流程、內(nèi)容和要求等各個方面,以提高效率、控制成本、改善過程為目的做出的規(guī)定,適用于督導(dǎo)行政管理中的相關(guān)崗位和工作過程。為方便管理人員規(guī)范工作過程、提升追蹤意識,為每個崗位、每個工作節(jié)點設(shè)計實用的細化量化執(zhí)行工具,包括管理表格、工作范本等。
3.3 設(shè)計科學(xué)合理的工作流程,實施針對性的過程控制,保證工作效果
設(shè)計科學(xué)合理的流程是提高工作效率、保證工作效果的關(guān)鍵步驟。通過流程圖簡化作業(yè)過程,通過作業(yè)指導(dǎo)書明確作業(yè)內(nèi)容和作業(yè)方式,簡潔明了地告訴工作人員按步驟開展工作。通過詳細闡述細化量化方法與標準,同時提供過程指導(dǎo)、控制程序、執(zhí)行工具,形成一個人員、事務(wù)和管理高度結(jié)合的行政管理執(zhí)行體系。
行政管理工作者需根據(jù)部門特點,提出執(zhí)行每一項行政事務(wù)的控制程序,詳細闡述該程序的編制目的、適用范圍、操作原則、作業(yè)流程和管控方式,以及具體的管理要求,實施有針對性的過程控制,保障工作過程處于可控狀態(tài)。通過及時糾偏和過程改善,保證獲得最佳的工作效果。
管理細節(jié)決定經(jīng)營成敗,行政管理中的量化工作受能力素質(zhì)、設(shè)備、環(huán)境等諸多因素的影響,管理者在實施細化量化時需充分考慮這些因素,有效開展量化管理及過程管控,加強內(nèi)部管理,進而提升企業(yè)競爭力。