探究大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

劉山林

摘 要：隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的實(shí)行，大中專畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間延長(zhǎng)。使得人才交流服務(wù)中心進(jìn)一步加強(qiáng)了畢業(yè)生檔案人事代理工作。本文首先分析大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀，并提出具體的改善對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大中專；人事檔案；管理現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著社會(huì)中畢業(yè)人數(shù)的不斷擴(kuò)大，人才市場(chǎng)的工作量也逐步增長(zhǎng)，因此，檔案管理工作中暴露出了許多問(wèn)題。根據(jù)自己多年的經(jīng)驗(yàn)理解，總結(jié)了幾點(diǎn)建議，希望可以得到啟發(fā)。

1 大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 畢業(yè)生對(duì)個(gè)人檔案管理重視程度不足

隨著勞務(wù)制度改革變化和人才流動(dòng)燈光外部環(huán)境的逐步寬松，用人單位對(duì)畢業(yè)生有關(guān)資料的審查要求有了新的變化，組織人事政審的工作相對(duì)減少，使得部分畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)檔案的作用產(chǎn)生質(zhì)疑，許多畢業(yè)生僅將檔案存放后便不管不顧。其次，許多畢業(yè)生為盡快找到工作，往往忽視對(duì)檔案的管理。很容易在就業(yè)的市場(chǎng)中受到非法蠱惑，例如落入到傳銷分子的手中，給學(xué)生的人身安全帶來(lái)不利影響。再加上入職部門人事部門也同樣不重視畢業(yè)生檔案問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理處在極端發(fā)展的狀況中。目前許多人才中心通過(guò)開展畢業(yè)生個(gè)人檔案管理工作，了解畢業(yè)生的就業(yè)需求情況，能夠針對(duì)畢業(yè)生的信息資料為其提供一個(gè)良好的就業(yè)機(jī)會(huì)，給畢業(yè)生提供良好的保障。

1.2 信息化管理的水平較低

在信息時(shí)代下，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也促進(jìn)了信息科技技術(shù)的進(jìn)步，其應(yīng)用范圍較廣，可應(yīng)用于各大領(lǐng)域。然而在對(duì)人才市場(chǎng)管理上，檔案管理的信息化水平較差，經(jīng)濟(jì)的發(fā)達(dá)狀況較低，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。究其原因，主要包括兩方面，其一是資金的問(wèn)題。目前一套高級(jí)的檔案管理軟件費(fèi)用很高，而其項(xiàng)目所需的各項(xiàng)費(fèi)用支出卻均有縣級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)，許多縣級(jí)人才中心很難支付高額的費(fèi)用支出。其二，是歷史原因。許多學(xué)生自小學(xué)時(shí)就開始填寫紙質(zhì)檔案信息，并且一直延續(xù)到初、高中，同時(shí)大多數(shù)學(xué)生的檔案在小學(xué)初中等文化程度上，管理起來(lái)非常困難，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理更是困難重重。許多人才中心將要將紙質(zhì)版的檔案材料轉(zhuǎn)換成電子檔案，但需要大量的人力、物力及財(cái)力，因此給檔案管理工作帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。

1.3 被棄檔案管理難度較大

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)人才的就業(yè)流動(dòng)率也隨之不斷增大，在一定程度上給人才中心檔案管理工作帶來(lái)了負(fù)擔(dān)。一是，大部分的畢業(yè)生在畢業(yè)之后沒(méi)有展道接受檔案的單位，便會(huì)將檔案寄放在人才交流中心，沒(méi)有人來(lái)交流中心報(bào)到，導(dǎo)致大量的檔案被遺棄在人才中心，所有者都是等到需要檔案時(shí)采取人才中心索取檔案，在這一期間，所有檔案都將堆積在人才中心。而這樣一來(lái)，人才中心的檔案管理工作卻難以開展。其二，大部分學(xué)生在畢業(yè)后，其個(gè)人檔案將由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)至生源地人社局。而許多學(xué)生沒(méi)有持就業(yè)通知書到生源地報(bào)到，導(dǎo)致檔案被棄置。長(zhǎng)此以往，許多檔案都沒(méi)有得到很好的更改，甚至大部分的檔案將遺失，不僅給檔案保管工作增加難度，還將因此損耗大量的人力、物力。

2 大中專畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)策

2.1 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理意識(shí)

畢業(yè)生剛邁進(jìn)社會(huì)，沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，許多人沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性。畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活的方方面面都有著重要的影響。同時(shí)人事檔案也是反應(yīng)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，有著對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要作用，是用人單位十分重視的人才信息。因此，一方面應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，另一方面也要強(qiáng)化咨詢服務(wù)工作。積極向畢業(yè)生宣傳檔案管理工作的重要性，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳人事檔案管理知識(shí)。同時(shí)輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移工作，將個(gè)人檔案保管工作的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)交代清楚，使得畢業(yè)生配合人才中心的檔案管理工作。作為用人機(jī)構(gòu)，應(yīng)向畢業(yè)生說(shuō)明人事檔案的實(shí)際用途，針對(duì)檔案不在本地或遺失等情況，人才中心應(yīng)做好及時(shí)的補(bǔ)充工作。

2.2 加快檔案管理電子化進(jìn)度

傳統(tǒng)的檔案管理手段為手工操作，面對(duì)整檔工序的復(fù)雜性，許多檔案管理人員要常年進(jìn)行大量整理工作，如材料的收集、入袋、裝、訂等，不僅浪費(fèi)大量的人力、物力，還難以提升檔案管理工作的效率。因此，人才中心需要將管理手段由傳統(tǒng)變?yōu)楝F(xiàn)代，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將個(gè)人信息資料錄入電腦。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的手工操作流程轉(zhuǎn)化為資料檢索、檔案目錄輸入微機(jī)、無(wú)紙化閱檔等。為使畢業(yè)生人事檔案管理能夠在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，人才中心應(yīng)將需要遞交的后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取的檔案都在電腦中做好記錄，并規(guī)范檔案管理流程。同時(shí)，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理電子化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，應(yīng)加大檔案管理軟件等資金的投入，選擇滿足實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理工作的效率。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)

隨著信息化進(jìn)程的加快，檔案管理工作對(duì)人才的專業(yè)技術(shù)能力有了更高的要求。因此，在培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才時(shí)，應(yīng)對(duì)其綜合素質(zhì)提出更高的要求。例如現(xiàn)階段，新型檔案的記錄方式及信息儲(chǔ)存法方式都需要專業(yè)的技術(shù)支持。因此對(duì)檔案管理人員的技術(shù)能力及設(shè)備的運(yùn)用能力更為嚴(yán)格。同時(shí)需要由專門的工作人員負(fù)責(zé)管理電子檔案，也要有專門人員負(fù)責(zé)管理紙質(zhì)檔案。因此管理人員的知識(shí)更新極為緊迫，人才中心應(yīng)認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)管理人才的重要性，并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作。多方面、多層次地提升管理人員的知識(shí)掌握水平及技術(shù)應(yīng)用能力。培養(yǎng)檔案管理工作人員的思想意識(shí)，規(guī)范檔案管理工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)。在配置配齊專職人事檔案管理人員的同時(shí)，也應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)其對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，落實(shí)檔案管理人員待遇。促進(jìn)復(fù)合型人才的引進(jìn)。并做好崗前培訓(xùn)工作，從整體上提升檔案管理人員的管理水平和工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人才中心的主管部門及財(cái)政部門應(yīng)重視畢業(yè)生檔案管理工作，加大經(jīng)費(fèi)支持，滿足人才中心檔案信息化建設(shè)的需求，促進(jìn)檔案信息化管理手段的提升，加快信息化建設(shè)步伐，以便為廣大畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)的咨詢服務(wù)。

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