事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的相關(guān)研究

程盼

摘 要：新時(shí)期事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)單位中的管理思想，為事業(yè)單位后期的發(fā)展和規(guī)劃提供全面詳細(xì)的指導(dǎo)?；诖?，我國(guó)事業(yè)單位要想做好其檔案管理的創(chuàng)新工作，首先要從時(shí)代的發(fā)展眼光出發(fā)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)工作，最終為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：管理原則；管理問(wèn)題；檔案管理；創(chuàng)新思路

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位管理工作轉(zhuǎn)型成為了一種必然趨勢(shì)，很多事業(yè)單位在自身建設(shè)歷程中不斷尋求轉(zhuǎn)型之路、重組之路，而在事業(yè)單位的改革歷程中，其檔案管理工作非常關(guān)鍵，能夠?yàn)榭沙掷m(xù)健康運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力保障。但是，隨著改革力度的逐漸加大，檔案管理工作的有效性卻逐漸降低。為了使檔案管理能夠最大程度的發(fā)揮作用，務(wù)必進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新。

1事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新意義

事業(yè)單位以其重要的職能作用在我國(guó)國(guó)家機(jī)構(gòu)中占有重要地位。事業(yè)單位檔案包括了建立發(fā)展起步階段在內(nèi)的眾多歷程總結(jié)，另外事業(yè)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)中所形成的相關(guān)資料也隸屬檔案管理范疇。例如原始的員工教育培訓(xùn)與考核信息等?，F(xiàn)階段我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用十分廣泛，在檔案管理中采用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，可以使事業(yè)單位開展更加完善、系統(tǒng)的資料管理工作，促進(jìn)提升檔案管理效率和質(zhì)量。由于現(xiàn)階段的檔案資料管理表現(xiàn)出諸多不足，優(yōu)化完善基礎(chǔ)管理設(shè)施以及加強(qiáng)管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)，能夠及時(shí)有效的改善相關(guān)問(wèn)題，從而增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐性，使其能夠更加合理，更加符合時(shí)代的發(fā)展要求，進(jìn)而使事業(yè)單位的檔案資料管理實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展。

2事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

2.1單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

現(xiàn)在很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有將檔案管理列入到日常工作中，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理就是將一份份的文件堆砌起來(lái)存放，沒(méi)有按照檔案管理的具體準(zhǔn)則和規(guī)范來(lái)管理，沒(méi)有對(duì)檔案管理過(guò)程中的環(huán)節(jié)予以重視，在工作中有的文件被認(rèn)為作用不大，當(dāng)廢紙扔掉了，造成檔案文件的缺失、遺漏和不完整。領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，在長(zhǎng)期的工作中沒(méi)有一個(gè)完整的、長(zhǎng)期的工作計(jì)劃，導(dǎo)致檔案在調(diào)取卷宗時(shí)手忙腳亂，給檔案管理工作造成了損失。

2.2素質(zhì)問(wèn)題

素質(zhì)問(wèn)題也是檔案管理的大問(wèn)題。管理人員素質(zhì)問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)。第一點(diǎn)是管理人員的責(zé)任心不夠，從主觀上并不看重自己的工作，工作過(guò)程沒(méi)有激情、十分機(jī)械。第二點(diǎn)是管理人員的文化素質(zhì)不夠，某些管理人員年齡偏大，也不懂得使用現(xiàn)代化設(shè)施，依然采用老套的管理辦法，因而管理效率始終比較低下。

2.3事業(yè)單位檔案管理制度不完善，缺乏對(duì)信息的有效利用

在事業(yè)單位檔案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數(shù)的事業(yè)單位制度混亂現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，以至于員工整理檔案時(shí)總有種無(wú)處下手的感覺(jué)。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內(nèi)容。第一，事業(yè)單位的檔案管理制度流于形式，執(zhí)行效果差。比如說(shuō)有些資料外借之后，管理人員做好了外借的相關(guān)工作，但是對(duì)檔案的還檔工作卻不管不問(wèn)，而且在小部分的工作人員心中，他們認(rèn)為檔案何時(shí)歸還并不是屬于自己的工作范圍。第二，沒(méi)有完善的管理制度作依托。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在檔案管理工作過(guò)程中，不僅工作人員的責(zé)任劃分并不明確，而且沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，這些弊端都在一定程度上降低了工作人員的積極性。比如說(shuō)在員工整理一些較為重要的檔案資料時(shí)，為了不讓自己擔(dān)責(zé)任，員工之間就相互推卸責(zé)任，最終致使重要檔案不僅沒(méi)有很好地歸納整理，而且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審查工作時(shí)，又不能交出一個(gè)令領(lǐng)導(dǎo)滿意的結(jié)果。第三，其檔案管理制定未能把握時(shí)代發(fā)展的步伐，尤其是新時(shí)期下，隨著信息量的不斷增加，其舊時(shí)的管理制度需要進(jìn)行改革，否則管理人員在短時(shí)間內(nèi)很難對(duì)所有信息進(jìn)行規(guī)整，從而就會(huì)造成各種錯(cuò)誤的發(fā)生。

3現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1重視管理觀念的實(shí)時(shí)革新

觀念可以支配行動(dòng)，在事業(yè)單位開展檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，提高領(lǐng)導(dǎo)和員工們的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)和管理者需要將此項(xiàng)工作提上日程，通過(guò)適當(dāng)?shù)母吕砟睿鉀Q實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，為事業(yè)單位的發(fā)展起到良好的宣傳作用。通過(guò)對(duì)管理觀念的革新，可以營(yíng)造出優(yōu)質(zhì)的工作氛圍，使領(lǐng)導(dǎo)們擁有科學(xué)的發(fā)展意識(shí)，作出適當(dāng)?shù)臎Q策。不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層的工作人員，都應(yīng)該重視檔案管理工作的信息資源整合，由此為事業(yè)單位的決策提供有效的支持，確保相關(guān)的數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確可靠，在檔案收集和管理的時(shí)候，往往需要傾注更多的精力，保證此項(xiàng)工作可以發(fā)揮出基本的實(shí)效性。

3.2創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)

管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)在很大程度上也會(huì)影響管理效率和質(zhì)量，因此，需要優(yōu)化培訓(xùn)管理與專業(yè)教育，可以建立網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)和單位組織培訓(xùn)相結(jié)合的培訓(xùn)制度，目的是提高檔案管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)能力。不僅如此，績(jī)效機(jī)制也是端正工作態(tài)度、激發(fā)工作熱情的一個(gè)重要舉措，通過(guò)開展定期考核，并結(jié)合考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，能夠強(qiáng)化管理人員綜合素養(yǎng)，從而提升檔案管理成效。

3.3管理制度的創(chuàng)新

為了確保每項(xiàng)工作均可以有序進(jìn)行，還應(yīng)先構(gòu)建相應(yīng)規(guī)章制度，而事業(yè)單位的檔案管理同樣如此。首先需要引導(dǎo)管理人員正確掌握檔案法，其原因?yàn)椋捍隧?xiàng)措施可以對(duì)管理人員的工作行為予以約束，同時(shí)對(duì)檔案管理給予高度重視；有利于規(guī)范單位內(nèi)部相關(guān)工作，同時(shí)具有調(diào)理性特點(diǎn)。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還應(yīng)該做好檔案管理的監(jiān)督工作，通過(guò)對(duì)獎(jiǎng)懲制度的完善，針對(duì)優(yōu)秀員工予以激勵(lì)，使其可以積極參與創(chuàng)新工作，并從另一方面對(duì)表現(xiàn)較差員工予以警示，使其成為規(guī)范工作人員自身行為的主要保障。

3.4創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)手段

事業(yè)單位檔案管理目前都是單一的手動(dòng)管理，跟不上新形勢(shì)的變化，在檔案管理工作中要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，工作有序有效開展的保證就是要有一個(gè)創(chuàng)新的管理模式。首先，應(yīng)對(duì)現(xiàn)在單位中存放的紙質(zhì)版檔案材料進(jìn)行現(xiàn)代化的信息技術(shù)處理變?yōu)榭稍诰W(wǎng)絡(luò)或局域網(wǎng)絡(luò)檢索的電子檔案，提高檔案的利用效率，加強(qiáng)檔案自身的利用價(jià)值。其次，在新時(shí)期的現(xiàn)代化發(fā)展中，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字和智能檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案材料在單位內(nèi)部的資源共享，并入到單位的整個(gè)信息化管理系統(tǒng)之中。

3.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案保管、保密工作

所謂檔案保管，指的是應(yīng)事業(yè)單位本身發(fā)展需要而保存的檔案，而保密檔案則是指檔案一旦泄露會(huì)使事業(yè)單位的安全和利益受到損害。做好事業(yè)單位檔案的保管工作和保密工作，首先應(yīng)從檔案保存庫(kù)房的建立入手，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定來(lái)選擇庫(kù)房地址、位置，遵循庫(kù)房建立隔離辦公室、閱覽室的原則，與此同時(shí)，加大投入檔案庫(kù)房安全防護(hù)設(shè)施。此外，在檔案庫(kù)房管理上，最好是有專人負(fù)責(zé)看管庫(kù)房，閑雜人等禁止進(jìn)入庫(kù)房，以最大程度的保證檔案的安全，促進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。

4結(jié)語(yǔ)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，檔案管理工作具有較高綜合性，其管理水平更是關(guān)系到事業(yè)單位發(fā)展情況。需要事業(yè)單位從觀念角度，正確認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位更新檔案管理的重要性，逐步構(gòu)建完整管理制度，使其形成滿足現(xiàn)代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新時(shí)，還需要通過(guò)不斷研究與探索，保障檔案管理工作可以高效完成，在實(shí)現(xiàn)管理水平全面提升的同時(shí)，能夠更好適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展，以發(fā)揮其在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。

參考文獻(xiàn)

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