新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理分析

李雪茹

摘 要：人力資源和社會保障局的檔案管理屬于一項比較基礎的工作，但程序卻十分復雜。首先應該收集相關的信息進行一定的整理，然后再鑒定其正確性，同時注意有效的保管，然后在有需要的時候為人們提供便利。本文主要對新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作中存在的問題進行詳細的分析，并且給出了相應的解決措施。

關鍵詞：新形勢下；人力資源和社會保障局；檔案管理

檔案包括個人活動、社會組織以及國家機構等各種活動，不論是教育、文化、經(jīng)濟亦或政治活動，只要其具備保存的價值，都可以以聲像、圖表以及文字的形式記錄下來。檔案管理則是對這些資料進行保管以及整理，主要就是服務于國家政策的需求，合理的將其利用起來能夠為各方面的事業(yè)提供極大的便利。

1 新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作中存在的問題

1.1對于勞動保障檔案管理工作不夠重視

我國人口數(shù)量龐大，所以勞動人口的數(shù)量也十分的大，并且結構非常復雜，勞動保障檔案的數(shù)量不僅多并且處理起來十分的繁瑣[1]。而在實際的檔案管理中，必要的硬件支持十分缺乏，地方上經(jīng)常會出現(xiàn)沒能將檔案進行及時歸檔或是在實際保存的時候出現(xiàn)失誤，使得檔案丟失或者是出現(xiàn)錯誤的情況，這些都是因為對勞動保障檔案管理工作的重視程度不夠所造成的。

1.2管理機制不夠完善

社會保障檔案管理設計范圍比較廣，在實際的管理過程中可以將社會保障檔案分為多個不同的類型，然后交由不同的部門進行管理，而這種傳統(tǒng)的檔案管理的模式一直在使用。傳統(tǒng)模式具備較強的合理性，不過因為社會保障檔案多方分配的管理方式，要想有效的實現(xiàn)檔案信息的共同性，則是必須得各個部門相互的配合，并且還得進行高效的溝通。不過實際的情況確是各個部門溝通較少，相互之間比較獨立，因此社會保障檔案的管理相對比較困難[2]。除此之外，這種模式將一個人的不同檔案進行分開管理，極大的增加了工作人員的工作量，同時還對單位的社會保障管理工作帶來了較大的影響。

1.3管理模式比較落后

我國一直以來都是使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，將檔案按照卷數(shù)進行整理，這種方法雖然具備一定的科學性，不過其中存在的問題也比較多。隨著檔案數(shù)量的不斷增多，工作量也會隨之增加，使得檔案管理工作極易出現(xiàn)錯誤。除此之外，檔案經(jīng)過多人管理，保存卷中的內(nèi)容不夠明確，后期使用起來十分的不便。所以，積極的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式十分必要。

2 新形勢下人力資源和社會保障局加強做好檔案管理工作的有效對策

2.1積極的轉(zhuǎn)變觀念，加強重視檔案管理工作

在新形勢的背景下，人力資源和社會保障局要想有效的提升檔案管理工作的水平，首先就是應該積極的轉(zhuǎn)變自身的觀念，重視這份工作。具體可以加強做好檔案管理的宣傳工作，努力爭取政府相關部門的有效支持，而且在資金以及人力物力方面應該加大投入的力度。然后建設綜合檔案室，這樣不僅能夠使得檔案信息更好的收集以便后期進行完善，還能夠在很大程度上保證檔案的完整度，使其能夠達到標準要求，同時還利于組織工作的開展，使得檔案管理系統(tǒng)更好的形成，促進檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2將機構建設工作貫徹落實

因為人力資源和社會保障局的檔案管理工作十分的復雜繁瑣，所以對于專業(yè)的人才方面需求較大。檔案管理部門應該結合實際的需求來進行專業(yè)的檔案管理人員的配備，讓他們專門負責檔案管理工作[3]。除此之外，還應該進行分崗分責，分工明確，以免出現(xiàn)因為人手不足而影響到工作的正常開展以及出現(xiàn)失誤的情況。同時，人力資源和社會保障局的檔案管理工作應該依照檔案管理工作的實際需求來進行檔案室的設置，一些必需的管理用具以及設備應該配備齊全，將檔案管理的物資資源科學合理的進行分配，充分的發(fā)揮電子檔案的信息系統(tǒng)的作用，最大程度上避免出現(xiàn)人力物力資源的浪費現(xiàn)象。

2.3重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

在新形勢的背景下，計劃經(jīng)濟時代一種沿用下來的檔案管理方式顯然已經(jīng)很難適應當今社會發(fā)展的實際需求。并且檔案管理人員的年齡普遍偏大，其知識體系過于陳舊，嚴重的缺乏先進的管理方式以及管理理念。隨著檔案管理業(yè)務的不斷增多以及先進設備的不斷引進，他們的專業(yè)素質(zhì)顯然很難跟上時代發(fā)展的步伐。因此，我國各個地方的人力資源和社會保障局應該加強重視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提升，加強他們新的檔案法律法規(guī)的學習，并且還得加強他們的責任意識方面的提升，更新他們的檔案管理的理念，督促他們積極的學習一些先進的管理方法以及管理技術，以便更好的促進檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。而在這個過程中，還應該加強實踐和理論的結合，在不斷的實踐過程中提升檔案管理的工作效率。除此之外，還可以招聘一些掌握現(xiàn)代信息技術以及具備現(xiàn)代管理理念的青年人才，為檔案管理部門輸送新鮮血液。

2.4完善運行機制

人力資源和社會保障局的檔案管理體系的建立涉及到很多的領域，例如失業(yè)、生育、醫(yī)療以及養(yǎng)老等，數(shù)量巨大。而要想有效的做好檔案管理工作，建立完善的管理機制非常必要。同時還應該加強對檔案管理人員的定期培訓，保證每一個上崗的人員都經(jīng)過專業(yè)的培訓以及學習，這樣才能更好的保障檔案管理工作的高效、穩(wěn)定的開展。

2.5強化信息化的管理

信息化時代的到來極大的促進了各行各業(yè)的發(fā)展，而人力資源和社會保障局的檔案管理工作也不例外，通過信息化的管理不僅能夠極大的提升檔案管理工作的效率，在使用檔案信息的時候也會更加的便利，同時電子檔案的使用還有效的解決了傳統(tǒng)檔案不能長久保存以及易磨損的問題。不僅僅在經(jīng)濟上面節(jié)能高效，推動檔案管理工作的智能化、科技化以及現(xiàn)代化，并且還使其更加的簡潔，極大的減輕了檔案管理工作人員的負擔，并且為檔案管理工作現(xiàn)代化打下了扎實的基礎。同時在人力資源和社會保障局的檔案管理工作的創(chuàng)新方面的時代意義十分重大，更好的促進新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

3 結語

綜上所述，在當前的新形勢下，我國的人力資源和社會保障局的檔案管理工作作用重大，不過其在實際的運作過程中依舊存在的諸多的問題，例如對勞動保障檔案管理工作不重視、管理機制不完善、管理模式落后等。要想在新形勢下加強做好檔案管理工作，就需要積極的轉(zhuǎn)變觀念、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、強化信息化的管理等等，只有這樣才能更好的保證新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作的系統(tǒng)性以及高效性。

參考文獻

[1]張立恒. 新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理分析[J]. 人才資源開發(fā)， 2016（20）：131-131.

[2]賈洪慧. 論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理[J]. 辦公室業(yè)務， 2014（1）：181-181.

[3]劉曉卓. 人力資源和社會保障局的檔案管理分析[J]. 辦公室業(yè)務， 2015（23）.