高速公路檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐與探索

賈金霜

摘 要：文章提出了精細(xì)化管理的內(nèi)涵，并根據(jù)當(dāng)前高速公路建設(shè)項(xiàng)目的分析，探討高速公路項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題，并結(jié)合精細(xì)化管理理論，提出高速公路檔案的精細(xì)化管理措施，為提高高速公路檔案管理水平提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；精細(xì)化管理；問(wèn)題；實(shí)踐

1 引言

近些年來(lái)，我國(guó)的高速公路建設(shè)項(xiàng)目持續(xù)增加，這也意味著高速公路檔案管理工作的增加。高速公路檔案是高速公路在規(guī)劃、籌建、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)和管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的，有多種形式和載體的記錄，是高速公路建設(shè)和管理的重要依據(jù)。高速公路檔案反映了項(xiàng)目的建設(shè)水平和發(fā)展情況，有很高的技術(shù)含量，而且也是高速公路進(jìn)行運(yùn)營(yíng)、維護(hù)和改建等工作的參考依據(jù)。隨著高速公路建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)其檔案管理實(shí)施精細(xì)化管理勢(shì)在必行。

2 精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是現(xiàn)代化的一種管理新理念，是以專(zhuān)業(yè)化為前提，以系統(tǒng)化為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)，以信息化為手段的一種具體明確的量化管理模式，也是一種先進(jìn)管理文化和管理方式的體現(xiàn)。精細(xì)化管理是將抽象的管理決策轉(zhuǎn)化為具體可行的策略，在管理工作安排上精益求精，追求各部分工作的細(xì)節(jié)，提供精細(xì)的質(zhì)量服務(wù)，同時(shí)也要保證信息以及決策的正確性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理與經(jīng)營(yíng)。精細(xì)化管理還要在盡可能減少管理成本的同時(shí)將管理做到規(guī)范化和具體化，提升管理質(zhì)量。隨著社會(huì)的逐漸發(fā)展和意識(shí)形態(tài)水平的提高，精細(xì)化管理逐漸被廣泛應(yīng)用在多種領(lǐng)域的管理工作上，其中就包括高速公路的檔案管理。因?yàn)殡S著高速公路建設(shè)項(xiàng)目的增加，檔案資料越來(lái)越多，增加了管理難度，因此高速公路檔案管理部門(mén)需要明確劃分各項(xiàng)工作職責(zé)，確保每個(gè)管理人員各司其職，從而實(shí)現(xiàn)全方位、無(wú)死角的高速公路檔案管理工作。

3 當(dāng)前高速公路項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)制

在高速公路項(xiàng)目檔案管理中內(nèi)部管理水平比較低，成本約束機(jī)制尚不成熟，不能將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對(duì)于施工進(jìn)度也沒(méi)有嚴(yán)格和明確的要求，導(dǎo)致工程不能定期交工，使得檔案管理在內(nèi)容、資料收集、歸檔標(biāo)準(zhǔn)上比較混亂，不便于檔案的分析、整理、補(bǔ)充或變更。另外有的施工單位偷工減料，項(xiàng)目沒(méi)有按照設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，影響檔案資料收集，而且有時(shí)收集的資料也不能及時(shí)交到檔案人員處，造成前期資料流失較多。

3.2 檔案管理水平有待提高

因?yàn)楦咚俟讽?xiàng)目一般工期較長(zhǎng)，人員復(fù)雜，管理項(xiàng)目也復(fù)雜，涉及多個(gè)部門(mén)，這就導(dǎo)致高速公路的檔案管理具有多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)。而在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)施工單位過(guò)于重視成本控制而忽視施工進(jìn)度和質(zhì)量的情況，不能及時(shí)調(diào)整檔案的收集整理與項(xiàng)目進(jìn)展，對(duì)于重要的技術(shù)檔案做不到及時(shí)合理的管理，導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙丟失、涂改、損壞等問(wèn)題，加大了高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的難度。

3.3 檔案管理模式需要?jiǎng)?chuàng)新

在管理水平不斷提高的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的管理模式已不再適合高速公路項(xiàng)目的檔案管理。傳統(tǒng)的管理模式一般都設(shè)置小型的檔案管理點(diǎn)，比如將整個(gè)項(xiàng)目拆分出來(lái)，為每個(gè)部門(mén)設(shè)置一個(gè)檔案點(diǎn)，由幾個(gè)檔案管理人員進(jìn)行檔案登記和記錄工作，這樣完全沒(méi)有利用信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，更無(wú)法高質(zhì)高效的完成繁多復(fù)雜的檔案管理工作，不僅降低管理質(zhì)量，也增加了管理成本。

4 高速公路檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐與探索

4.1 制度的精細(xì)化管理

開(kāi)展高速公路項(xiàng)目檔案管理需要建立在相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)上，比如《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》、《檔案法》等，內(nèi)容詳細(xì)，可為檔案管理提供參考依據(jù)。建設(shè)單位要負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸納和分析的工作；項(xiàng)目通過(guò)驗(yàn)收后，檔案資料需要移交項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)單位。因此不同單位之間對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，因此需要在上述制度的基礎(chǔ)上制定適合本單位的檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)行制度的精細(xì)化管理。比如建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理小組，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，擬定工作計(jì)劃并報(bào)上級(jí)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后開(kāi)展工作，借鑒其他單位的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，制定的制度完成后要召開(kāi)討論會(huì)，保證制度適合本單位。

4.2 技術(shù)的精細(xì)化管理

檔案管理也是一種技術(shù)工作，因此進(jìn)行高速公路檔案精細(xì)化管理也需要注意管理技術(shù)的精細(xì)化。高速公路的檔案信息化管理，是高速公路檔案管理的重點(diǎn)，而實(shí)施技術(shù)精細(xì)化管理，可有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。比如根據(jù)信息技術(shù)特點(diǎn)，結(jié)合高速公路項(xiàng)目情況，做好高速公路檔案管理信息化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，保證檔案管理工作都有詳細(xì)的流程和規(guī)范指導(dǎo)進(jìn)行，有較強(qiáng)的針對(duì)性。對(duì)本單位的檔案管理情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，對(duì)室藏檔案的載體、類(lèi)型、數(shù)量、保存狀態(tài)等進(jìn)行準(zhǔn)確和詳細(xì)的調(diào)查，了解其情況，然后借助有效的、適宜的信息化技術(shù)手段，一方面對(duì)檔案管理實(shí)施精細(xì)化管理，一方面將檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，增加管理的便捷性。進(jìn)行技術(shù)的精細(xì)化管理，才能在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)高速公路檔案管理工作的發(fā)展。

4.3 歸檔的技術(shù)化管理

高速公路的檔案管理內(nèi)容非常復(fù)雜，形成時(shí)間跨度較大，因此在進(jìn)行檔案資料的歸檔時(shí)，有較大的編號(hào)難度，而且歸檔程序比較復(fù)雜。進(jìn)行歸檔的精細(xì)化管理，首先就要設(shè)定準(zhǔn)確的檔案管理工作內(nèi)容歸納標(biāo)準(zhǔn)，并同時(shí)進(jìn)行紙質(zhì)資料和電子資料雙方面的歸檔和備份，防止資料丟失、損毀等；檔案的歸檔日期進(jìn)行記錄，并按照立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、完工四個(gè)層面合理劃分歸檔種類(lèi)；對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，還可以根據(jù)問(wèn)題、專(zhuān)業(yè)、資料類(lèi)型等進(jìn)行細(xì)化，做到有序排列；最后要將所有資料裝訂好，并做好編目。這樣不僅可以明確歸檔內(nèi)容，區(qū)分檔案保存期限，有助于檔案的整理，還能提升歸檔效率，提高檔案管理水平。

4.4 人員的精細(xì)化管理

當(dāng)前，我國(guó)高速公路檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊，于新時(shí)期高速公路檔案管理工作要求不適應(yīng)，因此需要提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。建設(shè)單位要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并面向高?；蛏鐣?huì)招收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，優(yōu)先錄用檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，組建素質(zhì)高、能力強(qiáng)且愿意從事檔案管理工作的人才隊(duì)伍；同時(shí)也要加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)和教育工作，針對(duì)性培養(yǎng)檔案管理工作急需的人才，使檔案管理人員不僅熟知檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也對(duì)公路交通、建筑施工、環(huán)境保護(hù)和信息技術(shù)等有所了解，同時(shí)還要進(jìn)行檔案整理技術(shù)培訓(xùn)和相關(guān)法律知識(shí)教育，注重人員的實(shí)際操作能力培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，從而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

5 結(jié)語(yǔ)

高速公路檔案管理工作是高速公路項(xiàng)目管理工作的重要部分，是回顧項(xiàng)目資料，保證項(xiàng)目驗(yàn)收工作質(zhì)量的依據(jù)。因此，高速公路檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理工作，制度、技術(shù)、人員和歸檔的精細(xì)化管理，切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)高速公路項(xiàng)目的繼續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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