談新時期下檔案管理存在的問題及對策

高大錦 李綏綏 宮秒忍

摘 要：當前處于大數(shù)據(jù)時代下，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得當前社會上的很多行業(yè)都發(fā)生了巨大的變革。當下無論是機關(guān)單位還是企業(yè)，都應(yīng)該加強對于單位的檔案管理工作，能夠針對當下存在的諸多問題予以重視，通過引進高效率的管理方式，使得檔案管理工作朝著多元化發(fā)展，也能夠更有效地提升單位的經(jīng)濟效益。本文對新時期下，檔案管理面臨的諸多問題予以分析，并且對其有效發(fā)展提出相應(yīng)的策略，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

1 新時期下檔案管理工作的內(nèi)涵

傳統(tǒng)的檔案管理工作，主要就是對相關(guān)信息資源的接收、采集以及保存等工作，并且通過相應(yīng)的檔案管理工作來提供附加的資源服務(wù)等。在新時期下，我們所提倡的是檔案管理信息化，也就是有效借助信息技術(shù)來不斷提升檔案管理的有效性。通過強化信息資源的分享過程，并且提升相關(guān)過程中的工作效率。新時期下，檔案管理工作主要就是從傳統(tǒng)的保管為主，到現(xiàn)代的分享、數(shù)字化管理為主的轉(zhuǎn)變。因此要想更好地做好互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案管理工作，不僅需要具備更新的理念，還應(yīng)該對于檔案管理工作的內(nèi)涵予以深入了解。

檔案管理主要工作就是對相關(guān)數(shù)據(jù)進行實時的檢閱、查找、搜索等，因此涉及的內(nèi)容是較為復(fù)雜的，因此需要加強當下的檔案管理工作。有效借助檔案管理信息化的優(yōu)勢就可以提升相關(guān)工作質(zhì)量，除此之外，也需要檔案管理者自身具備扎實的專業(yè)知識，并且含有高瞻遠矚的遠見。以此對新時期下的信息有一定的預(yù)判以及決策能力。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 工作理念較為落后

對于我國當下的檔案管理工作來說，首先在相關(guān)工作開展的觀念上還沒有予以及時的更新。我國很多企業(yè)在檔案管理工作的開展中都會存在著混亂的現(xiàn)象，其實主要就是因為企業(yè)等并沒有對之予以重視，當前隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)將更多的精力都會放在自身的發(fā)展上，對于這種不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值的工作明顯沒有予以重視。檔案管理工作本身的內(nèi)容就是相對繁雜的，如果沒有專業(yè)的人員參與其中，那么會使得工作開展的效率較為低下。

2.2 缺乏有效檔案管理制度

在新時期下檔案管理主要就是體現(xiàn)在制度上的缺陷。當前由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)廣泛應(yīng)用于社會上的很多行業(yè)，與之進行融合能夠提升行業(yè)生產(chǎn)力，網(wǎng)絡(luò)資源的共享已經(jīng)成為當前發(fā)展的一種主要趨勢，但是很多企業(yè)的檔案管理工作自身的革新卻相當緩慢，沒有形成真正意義上的共享，也僅僅是在檔案管理室的電腦中，這也在很大程度上降低了檔案資源的價值。

2.3 缺乏資金予以支持

在新時期下，想要更好地實現(xiàn)檔案管理信息化的進程，還是需要資金以及人才和技術(shù)作為支持的。由于缺乏專業(yè)的人才，也就使得工作水平受到限制。檔案管理要始終結(jié)合當下的先進科學(xué)技術(shù)來開展，而人才是其中支撐性的因素，而實際的狀況是不容樂觀的，因此當下應(yīng)當針對檔案管理人才缺失等問題予以具體的解決策略。

3 新時期下提升檔案管理工作質(zhì)量策略

3.1 革新工作理念

人力資源也是新時期下企業(yè)具備競爭力的關(guān)鍵資源，因此有效提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，可以在很大程度上提升檔案管理工作質(zhì)量。在新的形式下，需要革新檔案管理工作人員的觀念，并且要使用更加先進的技術(shù)來對檔案管理工作的開展予以支持，當前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識，還需要通過理論結(jié)合實踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強的專業(yè)情感以及責任意識，并且于管理工作中體現(xiàn)自己的價值。此外對于單位來說，也應(yīng)該針對檔案管理人員進行組織培訓(xùn)，加強其對于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強的自我學(xué)習(xí)能力的隊伍。對于內(nèi)部人員的素質(zhì)強化來說，應(yīng)該將之作為長期工作來對待，只有積極引入高素質(zhì)的管理人才作為支撐，才能夠不斷使得檔案管理事業(yè)快速發(fā)展。

3.2 完善檔案管理機制

對于提升檔案管理科學(xué)化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠從宏觀的角度來對檔案管理工作予以更加嚴格的約束體系。從微觀的角度來說，需要各個單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因為其對于單位的發(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值，但是應(yīng)該認識到其內(nèi)涵價值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎勵、責任追究制度等來提升相關(guān)工作人員的積極性。通過完善了檔案管理工作的制度，也就能夠從宏觀與微觀的角度同時予以工作的保障，進而促進其在新時期快速的建設(shè)與發(fā)展。

3.3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

對于信息時代下的檔案管理，需要科學(xué)的理念予以引導(dǎo)。對于當前在工作中存在的一些較為落后的觀念予以摒除，并且不斷了解一些新的觀念，可以向國外學(xué)習(xí)優(yōu)秀的經(jīng)驗等。能夠?qū)⒖茖W(xué)發(fā)展觀落實于檔案管理各個階段，比如提升企業(yè)內(nèi)部工作人員自身的服務(wù)意識，能夠在開展工作的時候做到主動服務(wù)，進而使得工作的開展更具服務(wù)性。通過加強對于其中專業(yè)人才的培養(yǎng)，并且加大投資和管理制度，通過大量的資金的投入來引入專業(yè)的檔案管理設(shè)備以及技術(shù)軟件，為工作的開展提供支持，要能夠?qū)n案管理工作納入到日常工作范圍中，通過加強對于檔案管理部門的考核，并且加強檔案管理部門人員的內(nèi)部和外部交流工作，以此來提升其現(xiàn)代化工作水平。

3.4 提升檔案管理信息化建設(shè)水平

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，很多行業(yè)都開始使用新興技術(shù)來提升其發(fā)展動力，在檔案管理方面也應(yīng)該緊緊抓住信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，通過實現(xiàn)相關(guān)工作信息化，能夠有效避免工作部門當中各自為政現(xiàn)象的產(chǎn)生。首先要能夠完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，當前要能夠建設(shè)一個更加統(tǒng)一化的信息基礎(chǔ)設(shè)施平臺，并且保證相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施能夠配套完善，其次是要實現(xiàn)信息化建設(shè)的標準化。因此需要建設(shè)以及完善相應(yīng)的標準管理規(guī)范，對于單位以及企業(yè)來說，應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范， 并且根據(jù)當下檔案管理信息化的標準予以完善和實施，或者是形成一個準體系，促進我國形成更加完善的標準。最后就是有效整合當下的信息資源，對于當前社會的快速發(fā)展來說，檔案資源可以說是非常重要的戰(zhàn)略性資源， 因此要能夠針對其中的資源予以建設(shè)，比如建設(shè)對各個企業(yè)、單位相對接的檔案管理庫，通過完善當下的檔案館來實現(xiàn)檔案資源信息庫的統(tǒng)一。只有通過軟件與硬件的有效結(jié)合，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作朝著數(shù)字化與科學(xué)化的方向逐漸邁進。

4 結(jié)束語

當前我們處于新的發(fā)展階段，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展為當前社會上的諸多行業(yè)帶來了很大的機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理工作要能夠緊緊抓住新時期帶來的諸多機遇，并且針對其存在的問題予以重視，尤其是要能夠革新當下的工作觀念，加強對于管理人員的培訓(xùn)工作，以及檔案管理工作的資金投入等，進而使得檔案管理能夠早日邁向信息化、現(xiàn)代化等模式，通過加強檔案管理工作中的共享與交流，進而使得檔案管理工作得到健康的發(fā)展。

參考文獻

[1]探究檔案管理現(xiàn)代化[J].張麗輝.辦公室業(yè)務(wù).2018（03）

[2]檔案管理現(xiàn)代化的意義[J].陳芳.管理觀察.2016（33）

[3]醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題的探討[J].魏超.山東檔案.2016（01）

[4]關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考[J].魏雙躍.赤子（上中旬）.2016（19）

[5]提升檔案管理現(xiàn)代化水平淺析[J].潘涓.山東檔案.2016（02）

作者簡介

高大錦（1988-），陜西米脂 ，陜西省榆林市米脂縣能源工作站