大數(shù)據(jù)背景下檔案管理探討

王樂萍 宋曉蕾

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化建設的不斷加快，我國的科學技術(shù)發(fā)展速度越來越快，目前信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應用，使得我國逐漸進入了大數(shù)據(jù)時代，信息化的社會逐步形成，在大數(shù)據(jù)時代，最為明顯的特征就是海量的數(shù)據(jù)信息，以及快速的信息傳播速度，因此，在大數(shù)據(jù)時代，我國社會的很多行業(yè)都受到了影響，在發(fā)展的過程中，對其的要求也越來越高。檔案管理工作對于數(shù)據(jù)信息的依賴比較大，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的特點，面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，因此本文就針對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作進行探討，探究在大數(shù)據(jù)背景下，怎樣提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；探討

大數(shù)據(jù)是隨著近幾年來信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新形勢，在大數(shù)據(jù)時代，社會上的信息量會顯著增加，海量的信息，使得人們面臨著大量的虛假信息，既給人們的生活提供了便利，也帶來了一定的不利影響，因此在大數(shù)據(jù)時代，統(tǒng)計工作會面臨著極大的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作需要對數(shù)據(jù)信息進行處理，保證信息的真實性和準確性，大數(shù)據(jù)時代的海量信息無疑給檔案管理工作帶來了很大的困難，因此我國的檔案管理工作就要求更加精細化和準確化。

1 大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理的數(shù)字化程度不高

在當前我國很多企事業(yè)單位的管理工作之中，檔案管理工作經(jīng)常被忽視，是企業(yè)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，因此很多企業(yè)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，并沒有為其提供一個良好的管理條件和環(huán)境，相關(guān)的硬件設備、軟件設施以及人員的專業(yè)化程度等，都存在著很多的問題，尤其是隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，我國的企事業(yè)單位檔案管理工作中，對于數(shù)字化的要求比較高，要求檔案信息就要保留，有原本的紙質(zhì)檔案，又需要做好電子檔案備份，需要對實物檔案、科技檔案、聲像檔案進行歸檔，在這個過程中，需要有相應的電子設備和專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)才能實現(xiàn)。但是目前我國大部分的企事業(yè)單位檔案管理工作中，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，管理的手段和技術(shù)都比較落后，數(shù)字化程度很低。

1.2 檔案管理工作的安全意識和法制意識不強

目前我國很多企事業(yè)單位對于檔案管理工作的重要性認識不足，在檔案管理工作的過程中，很多人員沒有做好檔案的相關(guān)安全管理，使得檔案資料出現(xiàn)丟失或損壞的情況，這主要是因為檔案管理工作的工作人員缺乏檔案管理的安全意識，在檔案管理工作中，沒有做好檔案的安全保障工作。

1.3 檔案管理程序缺乏制度化

在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作中，由于檔案信息的數(shù)量增加，所以相關(guān)工作人員在工作的過程中，工作量也會大幅增加，工作人員會面臨著海量的信息，在這種情況下，就需要對檔案管理工作進行制度化的規(guī)范。可是目前我國很多企事業(yè)單位并沒有對檔案的收集和整理工作進行規(guī)范化的要求，很多的企事業(yè)單位在管理的工作中，仍然采用采集和零散式的方法進行檔案資料的收集，使得整個檔案收集工作缺乏制度化和規(guī)范化，收集到的檔案信息也就存在著全面性和真實性上的問題；另外在檔案的整理過程中，也很容易出現(xiàn)檔案資料的損壞和丟失；檔案使用過程的不規(guī)范，會使得借出的檔案沒法按時歸檔，從而造成檔案信息的遺失。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的策略

2.1 檔案信息數(shù)字化

在檔案管理工作中，對檔案信息進行收集和整理，是其中最基礎的工作，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息都是記錄在紙質(zhì)文件上進行整理的，但是在大數(shù)據(jù)時代，海量的信息使得無法所有的信息都能夠被記錄在紙質(zhì)文件上，而且即使被記錄了，也難以對這些信息進行高效的分析和整理。因此在大數(shù)據(jù)時代背景下，就需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，將原本的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件上的檔案信息，轉(zhuǎn)化為經(jīng)過處理后的，能夠儲存于計算機內(nèi)部的數(shù)字信息，將所有的檔案信息整理到計算機中，建立數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行專門的數(shù)字化存儲，這樣在以后檔案信息發(fā)生變動時，就可以直接在數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)字信息的刪減和修改，另外這種電子化的檔案信息還能夠方便其在各種應用系統(tǒng)下進行分析和使用，從而提高檔案信息的使用效率，降低信息的儲存成本。

2.2 信息結(jié)構(gòu)數(shù)字化

在大數(shù)據(jù)背景下進行檔案管理工作，不僅僅需要對檔案信息進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，還需要實現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)的數(shù)字化，不能僅僅是將信息儲存在電腦中，將原本的文本信息儲存到電腦的文件中進行存儲，更需要對信息的整體結(jié)構(gòu)進行轉(zhuǎn)化。因此，現(xiàn)代的企事業(yè)單位檔案管理人員，可以為檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)進行分析，通過建立樹狀結(jié)構(gòu)和鏈狀結(jié)構(gòu)來進行檔案信息的存儲，找到信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，這樣在后期利用信息時，就可以從一個信息入手，找到其他的相關(guān)信息，提高信息查找和使用的效率。

2.3 管理人才專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，想要提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，專業(yè)的管理人才是必不可少的，這里的專業(yè)管理人才指的是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)人才和檔案管理工作的專業(yè)人才，當管理系統(tǒng)的專業(yè)人才指的是能夠建立和維修檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作的專業(yè)人才，指的是能夠?qū)n案信息進行專業(yè)化的整理和歸納，能夠借助專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理工作，實現(xiàn)高效的檔案信息分析整理和利用。

3 結(jié)束語

自從信息化技術(shù)應用以來，我國逐漸進入了信息社會，大數(shù)據(jù)時代也隨之來臨，大數(shù)據(jù)時代的海量信息，給我國企事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的難題，因此，在現(xiàn)代檔案管理工作中，需要加強對檔案管理工作的信息化和數(shù)字化建設，提高檔案管理工作的效率和精確度。

參考文獻

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