檔案歸檔及管理創(chuàng)新研究

楊柳

摘 要：外事僑務(wù)工作中所形成的各類檔案，均是其自身歷史記錄與工作成果的見證，亦是今后事務(wù)處理的重要資料參考，具有較高的保存價(jià)值。因此，為了更好的保證檔案資料的完整、安全以及應(yīng)用，需要進(jìn)一步創(chuàng)新檔案歸檔的管理理念與管理手段。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案歸檔管理模式向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。本文就檔案歸檔與管理創(chuàng)新進(jìn)行了相應(yīng)的研究，以便更好地提升自身的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案歸檔；檔案管理；管理創(chuàng)新；研究

檔案歸檔主要是指，將具有一定利用價(jià)值的資料信息，以一種歷史記錄的形式進(jìn)行保管的措施，是信息及資料的重要載體。因檔案資料中蘊(yùn)含著大量的信息資源，可以在今后的部門工作中進(jìn)行利用與借鑒，所以檔案的歸檔管理變得尤為關(guān)鍵。如何提升自身的管理方法，進(jìn)一步優(yōu)化管理手段，提高檔案管理的工作效率以及延長(zhǎng)檔案的保存與使用壽命，是當(dāng)前每一個(gè)檔案管理者所面臨的重要難題與挑戰(zhàn)。

1 檔案歸檔的概念

所謂歸檔文件主要是指立檔單位在其職能活動(dòng)中所形成的，辦理完畢后應(yīng)該作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料【1】。檔案歸檔即將歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類，排列，裝訂，并加蓋歸檔章或編號(hào)之后編制歸檔文件目錄，再到裝盒上架的整個(gè)規(guī)范化流程。

2 檔案歸檔的重要性

檔案作為一種信息資源，已成為機(jī)關(guān)單位工作管理中不可或缺的一部分，具有重要的保存價(jià)值。檔案不僅記錄著機(jī)關(guān)單位的工作內(nèi)容，發(fā)展軌跡，更能夠?yàn)閱挝唤窈蟮陌l(fā)展提供基礎(chǔ)性依據(jù)。尤其是在單位工作過程中遇到重大特殊事件或類似工作時(shí)能夠提供有力的參考依據(jù)。檔案還可以為單位提供輔助服務(wù)，在工作過程中涉及涉訴問題時(shí)當(dāng)做證據(jù)加以佐證。因此，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔整理已是勢(shì)在必行。而進(jìn)一步提升自身檔案歸檔管理能力，保證檔案的完整性與真實(shí)性，在進(jìn)一步增加單位歷史底蘊(yùn)的同時(shí)，更有利于單位科學(xué)、穩(wěn)定的發(fā)展。

3 檔案歸檔的基本程序與方法

3.1 編制分類目錄

根據(jù)單位的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、工作規(guī)律以及分工情況，對(duì)下一年度可能產(chǎn)生的檔案按照檔案整理的原則，對(duì)歸檔檔案的類別與條目進(jìn)行擬定【2】。當(dāng)下，比較常用的分類方法是根據(jù)檔案的編制類別進(jìn)行分類，一般分為按保管期限、按組織機(jī)構(gòu)、按問題內(nèi)容這三種類別。

3.2 檔案歸整

所謂檔案歸整，即檔案處理人員需要在日常工作中，有計(jì)劃地把單位一年中所形成的，應(yīng)該進(jìn)行歸檔的檔案逐步整理起來。然后，根據(jù)上文所提到的檔案分類方法把已經(jīng)產(chǎn)生的檔案材料，以“件”為單位進(jìn)行收集與裝訂，并及時(shí)按照有關(guān)類目進(jìn)行歸整，以便保證所有檔案能夠順序清晰、內(nèi)容精確，進(jìn)而保證年終檔案歸檔工作的順利完成。另外，通過對(duì)檔案進(jìn)行歸整還可以起到檢查的作用，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并作出及時(shí)的糾正。

3.3 系統(tǒng)整理

在平時(shí)檔案歸整的基礎(chǔ)上，還需對(duì)檔案進(jìn)行更為系統(tǒng)與科學(xué)的整理與編制目錄，以方便檔案的移交與管理。首先，需要對(duì)每個(gè)案盒內(nèi)積累的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，查看其檔案是否齊全，歸類是否合理，檔案的保管期限是否一致，以及檔案數(shù)量是否合適等。做到對(duì)案盒內(nèi)的歸檔檔案進(jìn)行最后的確認(rèn)。其次，需要對(duì)案盒內(nèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，并將檔案編號(hào)以歸檔文件的排列順序在每件檔案的首頁上端進(jìn)行注明。且應(yīng)保持案盒中所有檔案的位置與順序的一致性。 此外，還需對(duì)案盒各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行填寫，比如對(duì)案盒內(nèi)文件的文號(hào)、文件題名、日期、頁數(shù)和備注進(jìn)行填寫；對(duì)檔案的缺損、移出、補(bǔ)充、銷毀情況的記錄以及其他需要進(jìn)行備注的內(nèi)容。 最后，便是進(jìn)行檔案歸檔處理，而在這一步驟中，需要對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行整理。同時(shí)，需要做好對(duì)檔案歸檔質(zhì)量的把控，確保應(yīng)歸檔的檔案材料已經(jīng)收集齊全、完整，并按照檔案之間的聯(lián)系與保存價(jià)值進(jìn)行清晰、有序的整理。確保歸檔的案盒符合檔案整理與歸檔的各項(xiàng)質(zhì)量要求，完善檔案保存的硬件設(shè)施。并且還需要編制一式雙份的移交目錄，確保交接雙方經(jīng)過清點(diǎn)案盒，進(jìn)行簽字確認(rèn)，進(jìn)一步明確責(zé)任【3】。而在歸檔時(shí)間方面，一般會(huì)在年底或者次年初進(jìn)行檔案歸檔，但對(duì)一些專門性的檔案，為了便于日常查找和利用，也可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其歸檔時(shí)間進(jìn)行合理的制定。

4 檔案歸檔管理的創(chuàng)新措施

4.1 進(jìn)一步提高檔案的歸檔意識(shí)與利用效率

檔案是單位發(fā)展的歷史證明，亦為單位的發(fā)展指明了方向。單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的利用與宣傳，進(jìn)一步加深對(duì)檔案價(jià)值作用的理解，并對(duì)檔案管理形成較為深刻的認(rèn)識(shí)。另外，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其對(duì)檔案鑒定、歸檔范圍、價(jià)值作用有充分的認(rèn)知，進(jìn)而更好地完成檔案歸檔工作【4】。例如，可以通過相關(guān)檔案進(jìn)行案例講解與宣傳，從而使人們意識(shí)到檔案的重要性；或者通過對(duì)歷史檔案進(jìn)行展覽等活動(dòng)，從而增進(jìn)對(duì)單位歷史與貢獻(xiàn)的了解，充分利用檔案來增強(qiáng)單位工作者的集體榮譽(yù)感。

4.2 進(jìn)一步拓寬檔案收集范圍

除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)進(jìn)一步拓展對(duì)實(shí)物檔案的收集范圍。比如，某一時(shí)期所特有的、具有時(shí)代意義的用品，或是單位某一歷史時(shí)期或特殊事件中產(chǎn)生的紀(jì)念物品等，均可以作為一種實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔處理，以便使之成為輔助紙質(zhì)檔案的例證，進(jìn)一步加深對(duì)該歷史時(shí)期或事件的認(rèn)知與理解。另一方面，檔案的收集應(yīng)不僅僅只局限于單位內(nèi)部，還應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大收集范圍?？蓪⑿侣劽襟w報(bào)道等社會(huì)輿論所產(chǎn)生的與單位相關(guān)的資料進(jìn)行收集與整理，或?qū)εc本單位有所合作或串聯(lián)的其他單位的相關(guān)資料進(jìn)行整合。在充分豐富檔案存儲(chǔ)的同時(shí)，也使單位檔案更加全面與完整。

4.3 進(jìn)一步創(chuàng)新檔案的管理手段

一直以來，機(jī)關(guān)單位大都遵循著人工管理的傳統(tǒng)檔案管理模式來進(jìn)行檔案管理，制約力檔案管理水平的進(jìn)一步提升以及檔案利用程度的提高。因此，需要緊跟時(shí)代的步伐，創(chuàng)新檔案管理手段。當(dāng)前，隨著各種高新技術(shù)的紛紛涌現(xiàn)，為檔案管理提供了新的機(jī)遇。應(yīng)加快將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理進(jìn)行相結(jié)合，可以將檔案庫中的庫藏條目進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案的自動(dòng)化檢索，在便利檔案歸檔存放與查找的同時(shí)，還可以便利相關(guān)工作人員對(duì)檔案的調(diào)閱與使用，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率與服務(wù)質(zhì)量，【5】使之更好的服務(wù)于單位的工作與發(fā)展，進(jìn)而賦予檔案新的生命與意義。

5 結(jié)語

檔案歸檔做為檔案管理的重要組成部分，對(duì)檔案的完整性與安全性起著至關(guān)重要的作用。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔的重視程度，進(jìn)一步規(guī)范檔案歸檔的操作流程，從而更好的實(shí)現(xiàn)單位檔案的歸檔管理。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新與應(yīng)用，以更加便利、實(shí)用且完善的方法加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，來保存并延續(xù)單位的歷史與工作成效。

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