數(shù)字化城市管理實(shí)踐中對電子檔案管理工作的探討

田超

摘 要：電子檔案一直是城市管理工作中的重要內(nèi)容，隨著數(shù)字化城市管理的不斷推進(jìn)，電子檔案的管理工作也逐漸的得到了優(yōu)化，本文主要對數(shù)字化城市管理實(shí)踐中電子檔案的管理工作進(jìn)行了深入的探討，并就具體的管理工作的提出了幾點(diǎn)實(shí)施策略，旨在推進(jìn)我國數(shù)字化城市管理的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化城市管理；電子檔案；管理策略

隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷優(yōu)化，數(shù)字化管理在我國城市管理工作中的占比越來越大，對我國城市化管理工作的開展產(chǎn)生了重要的影響，電子檔案作為我國城市管理工作中的重要內(nèi)容，在數(shù)字化城市管理中應(yīng)該怎樣實(shí)施，是一個重要的問題，下文在分析電子檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，就電子檔案在數(shù)字化城市管理中的具體管理方法做一番探討。

1 電子檔案管理分析

電子檔案的出現(xiàn)以及實(shí)施為我國檔案管理工作增添了濃墨重彩的一筆，也極大的推進(jìn)了城市管理工作的發(fā)展。較之原有的檔案管理，電子檔案所登記的各項(xiàng)信息更加明確，在檔案的編排方面也更加的合理科學(xué)，通過計(jì)算機(jī)的歸檔以及整理，極大的縮短了工作的時間，總之，電子檔案較之傳統(tǒng)的檔案管理的方式，有諸多的特點(diǎn)以及優(yōu)勢，下面我們就電子檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一是電子檔案的提出背景以及條件，是基于當(dāng)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，檔案中各項(xiàng)信息的重要表現(xiàn)形式是數(shù)據(jù)，通過將各項(xiàng)需要管理的信息進(jìn)行編排與整理，歸納到數(shù)據(jù)庫，能夠有效避免傳統(tǒng)的直至檔案遺失信息，或是信息不清楚等的問題，在檔案的管理工作中通過對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的巧妙利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字、圖像、聲音的有機(jī)統(tǒng)一，不僅會豐富檔案的管理形式不說，也讓電子檔案的管理更加的開放化，一改傳統(tǒng)檔案管理的沉悶氣息，更加的凸顯出電子檔案管理的技術(shù)性以及先進(jìn)性。

二是電子檔案在日常的檔案信息的調(diào)用或是更改等方面也更加的靈活方便，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案省去了許多的人力的操作，例如應(yīng)具體方面的需要，要對一些檔案信息做刪除處理，計(jì)算機(jī)便可以直接從檔案數(shù)據(jù)庫中調(diào)出具體的內(nèi)容進(jìn)行刪除，然后保存即可，但若是應(yīng)用人力進(jìn)行刪除，就需要工作人員查找大量的檔案信息，在刪除后還需要將檔案重新歸檔整理，使得簡單的工作變得繁瑣復(fù)雜，并且精準(zhǔn)度還不能得到保證，而電子檔案管理便能有效的規(guī)避這些不利之處，極大的提高檔案管理的效率與管理質(zhì)量。

三是電子檔案的最大的特點(diǎn)就是通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠極大的解放檔案管理的人力，因?yàn)橹焕糜?jì)算技進(jìn)行檢索歸檔便可以對檔案信息進(jìn)行有效的管理，檔案的管理工作量大為減少，因此在管理人員在檔案管理工作中所花費(fèi)的時間也就大大的減少，檔案管理人員也就有更多的時間學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理技能或是做一些職業(yè)素養(yǎng)方面的提升，可以說，電子檔案的管理，對于提升工作效率，提升工作人員的工作能力等方面均有著積極的意義。

2 數(shù)字化城市管理中開展電子檔案管理的策略

數(shù)字化城市管理是當(dāng)前我國重要的一項(xiàng)城市管理的方式，也是城市管理的一大趨勢，通過數(shù)字技術(shù)科學(xué)規(guī)劃與分析城市中的各項(xiàng)管理信息，最終實(shí)現(xiàn)對城市信息的統(tǒng)一與全面的管理，通過數(shù)字化的管理能夠優(yōu)化城市各領(lǐng)域的管理工作。電子檔案作為城市管理工作中的重要內(nèi)容，在數(shù)字化城市管理的背景下應(yīng)該怎樣開展是一個重要的問題， 從大的層面講，數(shù)字化城市管理與電子檔案管理兩者之間應(yīng)該是相輔相成、互惠共生的關(guān)系，對于數(shù)字化城市管理中開展電子檔案管理的具體方法，相關(guān)的管理人員可以借鑒以下的管理策略。

2.1 使管理人員具備電子檔案管理的能力

不論是數(shù)字化的城市管理還是電子檔案的管理，都是建立在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上，這也就意味著電子檔案管理人員的管理技能必須與社會的先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)共同進(jìn)步，共同發(fā)展，只有電子檔案管理人員的管理技能提升 ，才能使電子檔案的管理工作收到成效，為此，相關(guān)的檔案管理部門可以進(jìn)行開展以下工作：一是樹立起電子檔案管理人員的檔案信息的安全意識，計(jì)算技技術(shù)在提高城市電子檔案管理效率的同時，也使得檔案信息的安全遭到了更大的威脅，許多黑客或是不法網(wǎng)站盜取檔案信息的事情時有發(fā)生，因此一定要樹立起檔案管理人員的信息安全意識。二是邀請專業(yè)的技術(shù)人員對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，確保檔案管理人員熟練掌握電子檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)技能，讓電子檔案的管理工作取得實(shí)效。

2.2 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙向管理

雖然電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有諸多的優(yōu)勢，但是在城市的管理工作中，也不能完全的摒棄紙質(zhì)檔案的管理工作，一定要有一個全面的檔案意識，從各方面做好檔案的管理，尤其檔案信息的完整性與備份問題，因?yàn)樵陔娮訖n案的管理工作中也不可避免的會發(fā)生因?yàn)橛?jì)算機(jī)設(shè)備或是信息技術(shù)系統(tǒng)的運(yùn)行故障造成檔案信息的丟失等問題，為防止這類問題造成城市檔案信息的缺失，可以采取電子檔案信息與紙質(zhì)信息雙向管理的方式，在進(jìn)行電子檔案的管理中，也將重要的信息打印成紙質(zhì)版進(jìn)行管理，做好雙向管理，以保證電子檔案信息的完整性。

另外，為有效的防止突發(fā)狀況造成檔案信息的遺失，還可以將檔案信息進(jìn)行多次的備份，備份出一套信息進(jìn)行壓密的保存，不做日常的調(diào)取使用，刻錄到移動硬盤進(jìn)行封存，做好信息的全面管理。為保證信息的真實(shí)性與有效性，還需要對工作人員的管理行為進(jìn)行監(jiān)督，通過工作人員的規(guī)范管理，有效避免檔案信息不真實(shí)的情況。

3 結(jié)語

總之，電子檔案管理是數(shù)字化城市管理工作中的重要內(nèi)容，必須做到有效管理，全面預(yù)防，確保檔案的完整性與真實(shí)性，通過對電子檔案的有效管理，促進(jìn)數(shù)字化城市管理工作的發(fā)展。

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