關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的思考

徐睿辰

摘 要：現(xiàn)代建筑管理思想要求建筑工程檔案管理要向著科學(xué)化、規(guī)范化、細(xì)致化方向發(fā)展，良好的建筑工程檔案管理措施不僅能提升企業(yè)工作效率，節(jié)約企業(yè)資源，還能從側(cè)面提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。本文從現(xiàn)階段建筑工程檔案管理情況出發(fā)，探討現(xiàn)階段我國(guó)建筑企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出具體、可操作的解決措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；工程；檔案管理

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

在城市建設(shè)的過(guò)程中，不僅僅需要通過(guò)實(shí)體建筑對(duì)其成果進(jìn)行反映，同時(shí)還需要通過(guò)工程檔案的記錄進(jìn)行反映，因此，做好建筑工程的檔案管理作用具有重要的作用和意義。建筑工程檔案能夠?qū)ㄖこ探ㄔO(shè)中的理念、技術(shù)以及施工等各方面情況進(jìn)行真實(shí)、全面、詳細(xì)的記錄，能夠?yàn)楹笃诘木S護(hù)和管理工作的開(kāi)展提供可靠的依據(jù)和參考，同時(shí)也是建筑防災(zāi)、減災(zāi)和災(zāi)后重建的重要依據(jù)。城市化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、龐大的建設(shè)工程，加強(qiáng)建筑工程的檔案管理工作，能夠?qū)Ω鞣N建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)進(jìn)行總結(jié)和積累，促進(jìn)城市化建設(shè)的順利開(kāi)展。同時(shí)，城市化建設(shè)的過(guò)程中，需要對(duì)城市以及各項(xiàng)要素進(jìn)行全面的管理、規(guī)劃，促使其更加的科學(xué)合理，更加適合人們的工作和生活以及發(fā)展的需求。建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，有利于城市的規(guī)劃，同時(shí)也是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，促進(jìn)城市建設(shè)效率和質(zhì)量的提高。

2 建筑工程檔案管理中存在的問(wèn)題

建筑工程檔案管理具有上述的重要意義，但在管理模式、管理人才、規(guī)范化建設(shè)等方面還存在著諸多問(wèn)題。

2.1 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

項(xiàng)目工程組中的檔案人員多數(shù)沒(méi)有受到專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，臨時(shí)抽調(diào)其他人員兼職管理，缺乏既懂技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才；對(duì)檔案日常管理通常都是用到才去動(dòng)、沒(méi)有用就擱置不理，更談不上檔案的維護(hù)；特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用催生檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，多數(shù)企業(yè)沒(méi)有設(shè)立檔案管理人員，檔案管理技能和方法比較陳舊、落后。

2.2 工程檔案收錄不完整、質(zhì)量不高

當(dāng)前工程檔案完整性不足80%。在工程建設(shè)過(guò)程中由于沒(méi)有及時(shí)歸檔，沒(méi)有與工程工期同步，容易導(dǎo)致文件缺失、遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)材料檔案“回補(bǔ)”的現(xiàn)象，檔案中諸如部分簽章、合格證、會(huì)議記錄等文件的“回補(bǔ)”難度大，容易夾雜著檔案資料的虛造，導(dǎo)致工程檔案真實(shí)性的缺失，降低了其利用的根本價(jià)值；竣工驗(yàn)收檔案把關(guān)不嚴(yán)，檔案的收錄、立卷、索引、標(biāo)引未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作，為后期建筑工程維護(hù)的查閱造成了很大的不便。

2.3 電子化歸檔后的兩級(jí)化

當(dāng)前，隨著電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，同時(shí)，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用，進(jìn)一步加快了檔案電子化建設(shè)的步伐。一方面有了電子化檔案后對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)保存忽略了，另一方面對(duì)電子文檔的誤刪除及保存介質(zhì)也忽略了，導(dǎo)致有時(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案找不到，電子文檔也找不到的現(xiàn)象。

2.4 電子檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

電子檔案采取的是無(wú)紙化辦公，所有的信息都是以計(jì)算機(jī)語(yǔ)言進(jìn)行儲(chǔ)存歸檔的。電子檔案信息對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴(lài)，安全問(wèn)題更為突出。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的廣域性、密集信息資源的共享性、通信信道的公用性等，電子檔案在傳輸和訪問(wèn)過(guò)程中容易有信息數(shù)據(jù)破壞、非法使用、泄露和丟失的可能性發(fā)生，檔案的保密性和保真性就大打折扣。一旦用于存儲(chǔ)檔案的媒介被損壞后，檔案信息就無(wú)法復(fù)原。電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，也容易受計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)“病毒”感染、“黑客”攻擊，導(dǎo)致內(nèi)容易被刪改變化。所以電子檔案的法律效率也很難明確，甚至在有的案例中，司法不予以采納。

3 加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作的有效建議

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理

要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料收錄、整理與工程建設(shè)同步化，確保工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)格按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的所有文件進(jìn)行檢查、審核，及時(shí)補(bǔ)缺補(bǔ)漏，確保材料真實(shí)、完整、及時(shí)。在后期檔案管理過(guò)程中，建筑企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案的查閱、傳遞、變更情況要及時(shí)作出相關(guān)記錄，防止檔案材料的丟失、損毀。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

更加注重檔案信息處理復(fù)合型人才的培養(yǎng)和檔案管理技術(shù)人才的引進(jìn)，創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式，通過(guò)培訓(xùn)班、講座等方式，強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)化、各種軟件技術(shù)的培訓(xùn)，促使工作人員不斷轉(zhuǎn)變管理思路，創(chuàng)新管理方法，以更專(zhuān)業(yè)的態(tài)度和技能去面對(duì)檔案管理工作。同時(shí)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用操作的能力，能夠熟練地使用搜索引擎對(duì)所需資源進(jìn)行查找，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和修改，提高建筑工程檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。

3.3 強(qiáng)化電子文件歸檔

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（各個(gè)單位的OA辦公網(wǎng)）、平時(shí)往來(lái)書(shū)函（E-Mail）、設(shè)計(jì)施工圖紙電子文件（CAD文件）、建筑工程預(yù)結(jié)算軟件（晨曦、廣聯(lián)達(dá)等）、建筑工程施工組織（安全）資料編制軟件（華軟、一洲等）等等的廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案的歸檔載體發(fā)生了變化，增加了電子載體。如光盤(pán)、縮微膠片、磁盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。

（1）充分認(rèn)識(shí)電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上把關(guān)，轉(zhuǎn)變觀念，落實(shí)各級(jí)責(zé)任制，層層把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，以完善的機(jī)制，推動(dòng)內(nèi)部人員的嚴(yán)格管理，提高電子檔案安全防護(hù)能力，防止非授權(quán)訪問(wèn)，力爭(zhēng)做到無(wú)授權(quán)用戶(hù)進(jìn)不來(lái)、拿不走、看不見(jiàn)、改不了，保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。（2）必須以國(guó)家及地方或行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)指導(dǎo)工作。特別是針對(duì)應(yīng)長(zhǎng)期保管的招投標(biāo)、建筑結(jié)構(gòu)等等重要文件，必須嚴(yán)格操作程序，嚴(yán)禁越權(quán)辦理，在存儲(chǔ)時(shí)要做好技術(shù)處理。（3）要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當(dāng)選用加密技術(shù)，保證電子檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的安全。（4）加強(qiáng)用戶(hù)口令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止別人盜用，非法上網(wǎng)和越權(quán)訪問(wèn)，對(duì)文件密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格管理，同時(shí)要單機(jī)操作，專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用。定期進(jìn)行軟件檢測(cè)，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。（5）認(rèn)真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實(shí)際情況選擇多套備份、異地存儲(chǔ)。這樣就要求電子化檔案應(yīng)保存在不同的電子介質(zhì)上，建議“三備份”，一是本地物理介質(zhì)備份，就是要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體應(yīng)直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專(zhuān)用設(shè)施對(duì)保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。檢測(cè)應(yīng)采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，宜半年進(jìn)行一次，抽樣頻率不宜少于總數(shù)的10%?？截悜?yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于四年。另外兩份存放于不同的網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)端服務(wù)器上。

3.4 加強(qiáng)電子化檔案的同時(shí)，也不能忽略傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理

由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)兩者之間既有區(qū)別又存在一定的聯(lián)系，因此，在實(shí)際工作中，仍然要重視紙質(zhì)文件的及時(shí)歸檔。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式不會(huì)再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確保檔案的原始性和真實(shí)性，也是檔案在法律層面的唯一憑證。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，在建筑工程檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作的開(kāi)展，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的機(jī)制進(jìn)行不斷的健全和完善，促使檔案管理工作更加的科學(xué)完善，更加具有規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

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