基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理初探

摘 要：隨著我國經濟和科技的快速發(fā)展，辦公自動化已經被愈加廣泛的應用到各個企事業(yè)單位中。其中，對醫(yī)院檔案的自動管理就是辦公自動化應用的表現形式之一。這種新型辦公方式的使用，不僅優(yōu)化了管理理念，而且還提高了管理的工作效率。基于此，本文主要探討在自動化環(huán)境下醫(yī)院對檔案管理的優(yōu)化措施。

關鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院；管理；優(yōu)化措施

現階段，隨著物資和信息管理對辦公自動化技術的廣泛運用，使得辦公管理的效率進一步提高，同時這種技術的使用還在很大程度上節(jié)省了對人力、物力使用和時間的浪費。而辦公自動化檔案管理方式的使用，還改變了傳統的檔案管理方式，使醫(yī)院的管理工作方式發(fā)生了變革，對醫(yī)院的經營發(fā)展有著促進作用。

一、辦公自動化概述

辦公自動化，是指使用計算機等工具、設備來進行辦公室工作處理，實現對信息的傳輸、接收和存儲的辦公方式。在使用辦公自動化時，加快了信息的流動速度和傳輸的真實性，對提高管理的效率有著重要的幫助。另外，辦公自動化在使用中不僅可以將計算機使用者與計算機設備聯系起來，而且還可以通過計算機技術實現多種形式的交流，極大地優(yōu)化了管理的模式。

二、用辦公自動化管理醫(yī)院檔案的作用

（一）提升了檔案的效率

在對醫(yī)院的檔案進行管理時，將其與計算機電子信息技術有效結合，可以實現文件處理和檔案管理關系的有效統一。在使用辦公自動化技術時，醫(yī)院的工作人員定時對文件材料分類整理，并將其錄入到計算機系統中，可以生成電子檔案，而這種利用計算機技術進行檔案管理的方式，可以有效減少檔案資料的遺失問題，提高了檔案文件保存的完整性和真實性。另外，在對病歷檔案進行管理時，使用辦公自動化的形式，可以客觀、完整和連續(xù)記錄患者治療和病情變化的全部過程，確保醫(yī)護人員可以及時、準確掌握患者病情。

（二）加強了管理的安全穩(wěn)定性[1]

對醫(yī)院的紙質檔案進行管理和存儲時，由于其材質的問題很容易使用受外界環(huán)境影響而導致損壞，不利于長時間的保存和管理，對檔案管理的真實性和完整性都有著重要的影響。與傳統的紙質檔案管理相比，使用電子檔案的方式存儲記錄數據信息，不僅可以提高檔案保存的時間，而且還有助于保證檔案的完整性，提高今后對檔案使用的真實性。同時，在使用電子檔案時，還可以通過快速的備份方式，避免檔案丟失和失真帶來的影響。另外，使用辦公自動化檔案管理措施，還可以增強管理檔案可讀性與存儲性，甚至還可以提高檔案的保密性。

三、醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）科學制定完善的檔案管理制度

對于醫(yī)院檔案管理而言，這項工作不僅內容復雜，而且工作量極大。因此，醫(yī)院為了提高管理的效率和管理的便捷性，就在辦公自動化環(huán)境下使用先進的管理措施，對檔案進行統一管理，并根據需要建立了較為完善的醫(yī)院檔案管理制度，為開展檔案管理工作提供了管理的依據，同時還提高了制度管理的規(guī)范性和權威性。而在進行科學完善的檔案管理制度時，首先，需要保證檔案管理制度的簡明性和實用性，這樣可以提高檔案管理人員對制度的理解，進而加強制度在醫(yī)院檔案管理工作中對從事檔案管理工作人員行為的規(guī)范性和約束性，確保管理工作的順利進行，有助于減少檔案管理的失誤。其次，需要在醫(yī)院辦公自動化系統中建立相應的電子檔案管理子系統，實現電子管理與電子文件的有效結合，這種方式在使用中，還可以方便自動生成、歸檔電子文件，并完善辦公自動化。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質

由于醫(yī)院在進行檔案管理工作時，存在一定的專業(yè)性和機密性，因此，對從事醫(yī)院檔案管理工作的人員有著很高的要求，管理人員必須具有相應的專業(yè)技能和綜合職業(yè)素質。對此，就需要醫(yī)院重視對管理人員技能和綜合素質的培養(yǎng)，提高其思想覺悟和責任感，使其可以在管理工作中嚴守機密，切實做好在檔案管理中保密性的工作；同時為了進一步提高管理的效率，醫(yī)院還需要對實施檔案管理的相關人員進行職業(yè)培訓，先建立適宜的培訓體系，然后按照崗位需求使用不同的培訓方式來進行管理人員培養(yǎng)。在進行人員培養(yǎng)的過程中，還需要注意對醫(yī)院檔案管理專業(yè)知識方面內容的培訓，提高其對檔案電腦認知程度，進而提高檔案處理的效率。另外，還需要適當進行部分相關學科的培訓，如管理學、計算機技術和信息整理等方面的培訓，全方面的提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質，進而促進管理效果的提升。

（三）建立完善的檔案管理系統和子系統

在進行醫(yī)院檔案管理時，為了保證其辦公自動化水平，還需要建立相應的醫(yī)院電子檔案管理系統和子系統。自動化辦公管理技術的使用，可以使對檔案管理的信息化和數字化水平更高，在很大程度上提高利潤管理的效率。在進行醫(yī)院檔案的管理過程中，依托于局域網和自動化辦公網絡建立電子檔案管理系統，可以推動醫(yī)院在管理方面的網絡化進程。另外，醫(yī)院加強檔案管理子系統的辦公自動化，并在原有的系統中，合理的添加新內容，可以不斷促進完善子系統檔案管理工作的功能，對提高信息存儲的完整性有重要的幫助[2]。

四、結論

總而言之，隨著計算機技術和設備的廣泛應用，辦公自動化技術越來越受到更多的關注。而在辦公自動化環(huán)境下，進行醫(yī)院的檔案管理工作，不僅有助于提高檔案管理的規(guī)范化水平，而且還有助于提高對檔案的利用率。這就需要醫(yī)院提高對辦公自動化電子檔案管理的重視，提升檔案管理效率，促進醫(yī)院全面發(fā)展。

參考文獻

[1]呂琳琳.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務，2018（06）：162.

[2]王曉帆，劉惠，楊翠平.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國管理信息化，2017，20（06）：162-163.

作者簡介

王昱皓（1992-），男，山東煙臺人，漢族，本科，研究方向：檔案。