人事檔案管理模式的改革探討與理性思考

田媛媛

摘 要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，通過人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。它為識(shí)別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管好用好對(duì)人力資源的開發(fā)和自用起著極其重要的作用。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、作風(fēng)品德等個(gè)人情況文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。從人力資源開發(fā)與管理的角度來看，人事檔案又是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，而規(guī)范管理人事檔案是檔案管理部門的重要職責(zé)，但是就目前來看，檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)、不專業(yè)的現(xiàn)象大有存在，文章著重探討一下人事檔案管理工作存在的普遍問題。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；改革

隨著人事制度的改革，人事代理政策在全國的推行，人事檔案管理工作顯得特別重要。當(dāng)前，各檔案管理部門或多或少存在著一些問題，這些問題影響了檔案托管人員的利益和合法權(quán)益，也不利于人事檔案管理部門的長遠(yuǎn)發(fā)展。在新聞媒體和網(wǎng)絡(luò)輿論已形成強(qiáng)大維權(quán)武器的信息時(shí)代，各管檔部門更應(yīng)不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，緊跟時(shí)代步伐，借用科技手段，創(chuàng)新管理模式，促使檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、專業(yè)化。人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障。

然而，目前絕大部分單位由于多方面因素的影響，普遍存在對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件設(shè)施解決不完全到位、檔案管理人員不固定，管理水平不專，管理手段落后、人事檔案收集工作力度不夠、人事檔案管理的信息化程度不高等因素。從而導(dǎo)致人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現(xiàn)象都不同程度地存在，不僅給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，直接影響到人才的正確合理使用，而且不能使人才檔案信息得到正確使用，不利于快速、全面、真實(shí)地掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀和科學(xué)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，這些情況嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。

那么，如何加強(qiáng)人事檔案管理呢？下面結(jié)合自己多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)與大家共勉。

1 提高思想認(rèn)識(shí)，加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。

部門領(lǐng)導(dǎo)要從思想和行動(dòng)上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，要有專項(xiàng)預(yù)算；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2 提升檔案管理人員的素質(zhì)，提高人事檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。同時(shí)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。

3 建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。這就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)理念，充分利用信息平臺(tái)和現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)施逐步提高檔案管理水平，為托檔人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提升檔案管理部門的自身形象，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。總之，人事檔案管理工作在目前社會(huì)中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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