論大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的思考

陳曉

摘 要：我國的社會經(jīng)濟發(fā)展速率在不斷提高，由此給檔案管理工作帶來的影響也越來越大。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，更多的是數(shù)據(jù)資料的收集、整合、篩選、分析和處理，從而為各項工作提供信息和資料，為良好的決策打好基礎。本文首先對大數(shù)據(jù)技術進行簡要的概述，在此基礎上闡述檔案管理工作中大數(shù)據(jù)運用的必要性和重要性，最后提出大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的策略和建議，希望能為現(xiàn)代化檔案管理工作起到一定的促進作用。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；現(xiàn)代化。

檔案管理工作一直是一項十分重要的工作，其在社會生活和生產(chǎn)中的各個行業(yè)都具有不可或缺的地位，是市場信息快速收集的基礎，是工作經(jīng)驗不斷積累的基礎，也是經(jīng)濟技術快速進步的基礎。隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷推進，檔案管理工作的方式和方法也在發(fā)生翻天覆地的變化，數(shù)據(jù)收集和存儲的方式也得到了很大程度的轉(zhuǎn)變，工作效率和工作水平也在不斷提高。只有充分認識到大數(shù)據(jù)的概念和其在檔案管理中運用的必要性，才能不斷探索檔案管理新策略，促進此類工作的進步和發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)闡述

隨著社會的進步和經(jīng)濟方式的多元化發(fā)展，各行各業(yè)的數(shù)據(jù)規(guī)模都在不斷擴大，數(shù)據(jù)的種類在不斷增多，數(shù)據(jù)的數(shù)量也在成倍增長。隨之進步和發(fā)展的，是數(shù)據(jù)的處理技術。現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理的速度在不斷加快，數(shù)據(jù)處理的效率也在不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式和數(shù)據(jù)存儲方式早已不能適應現(xiàn)代化科技發(fā)展的步伐。我國在大數(shù)據(jù)方面也取得了良好的成就，其技術水平在不斷提高，工作方式也不斷得到創(chuàng)新。以數(shù)據(jù)云為代表的現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術得到越來越廣泛的應用，其發(fā)展機制也取得越來越多元化的發(fā)展。

2 在檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)技術的必要性和重要性

隨著我國數(shù)據(jù)處理技術水平的不斷提高，檔案管理工作也取得了很大程度的進步和發(fā)展，取得了良好的成績。檔案管理工作中融入云計算技術的工作方式逐步得到運用，傳統(tǒng)工作模式的局限性得到突破，檔案管理的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化趨勢越來越明顯，這也在一定程度上提升了管理工作的水平和決策工作的效率。

2.1 大數(shù)據(jù)技術可以促進電子文件的管理及其運用

隨著計算機和網(wǎng)絡技術的不斷普及，電子文件的數(shù)量也在不斷增多，給人們的工作和生活提供了眾多便利，但是卻對數(shù)據(jù)的篩選帶來很多困難。海量的電子文件帶來巨大的工作量，嚴重影響數(shù)據(jù)的二次整合和存儲。而大數(shù)據(jù)技術可以建立宏觀的數(shù)據(jù)篩選方法，對有價值的文件進行快速的檢索，并在此基礎上進行文件的收集和整理，形成一定的文件鏈接，將電子文件的價值發(fā)揮到最大化程度。

2.2 大數(shù)據(jù)技術可以協(xié)調(diào)知識和實體之間的管理關系

將大數(shù)據(jù)技術運用于檔案管理，有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，增強數(shù)據(jù)信息的運用價值，發(fā)現(xiàn)并運用數(shù)據(jù)信息帶來的巨大管理職能。在新型檔案管理模式的運用過程中，工作人員的核心工作就是信息服務，檔案管理的水平在不斷提高，將大數(shù)據(jù)進行整合，提高實體之間的管理水平，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展和進步，如市場數(shù)據(jù)信息的處理促進各企業(yè)的經(jīng)濟決策，市場發(fā)展趨勢的數(shù)據(jù)知識促進企業(yè)的發(fā)展方向等等。

2.3 大數(shù)據(jù)技術可以推動政府工作的開展

隨著現(xiàn)代化生活方式的轉(zhuǎn)變和人們生活水平的提高，政府部門也在不斷改革，以求逐漸趨向于服務型政府發(fā)展。要想更好地為人民群眾服務，政府部門必須和檔案管理部門建立有效的溝通交流，運用大數(shù)據(jù)技術獲取現(xiàn)代化社會信息和數(shù)據(jù)，使得政府部門和檔案信息平臺無縫結(jié)合，從而實現(xiàn)政府資料和信息平臺資料的快速整合，促進政府部門發(fā)布更符合人民群眾需求的新政策和新法規(guī)，促進政府工作的高效開展。

2.4 大數(shù)據(jù)技術可以加快智慧城市的建設

對于城市的建設和經(jīng)濟的發(fā)展來說，檔案的管理工作是一項必不可少的工作。大量的數(shù)據(jù)記錄和資料需要永久保存并隨時提供參考和查閱。也因此，城市的檔案館就是一個十分重要的科學文化技術機構(gòu)，也是眾多社會資源的存儲場所。但是很多的檔案館都不能配備高技術水平的人才去管理，檔案管理的方式方法相對比較落后，效率也相對較低。對于新時代的社會建設來說，智慧城市的建設需要高效地利用檔案資料中的信息和資源，需要高效地對數(shù)據(jù)進行整合匯總，需要快速準確性地查找到數(shù)據(jù)并進行數(shù)據(jù)的激活和運用。而這一切的實現(xiàn)都需要大數(shù)據(jù)技術的積極運用，傳統(tǒng)人力檔案管理的方法必須被不斷改進以適應新時代的要求。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的特點和趨勢

3.1 數(shù)據(jù)資源種類和形式更加豐富，服務對象更加多元化

傳統(tǒng)的檔案管理載體主要以紙質(zhì)檔案為主，占用的存儲空間較大，信息的查找和篩選效率也較低，給檔案信息的匯總和查找工作帶來諸多不便。但是隨著大數(shù)據(jù)技術的運用，數(shù)據(jù)的存儲方式變得更加多元和豐富，除了影像、聲音等等，還包括計算機網(wǎng)絡、軟件及程序等，存儲空間被不斷擴展，數(shù)字化的方式也得到更加廣泛的普及。

隨著社會和經(jīng)濟的多元化發(fā)展，檔案管理工作不再局限于黨政機關、事業(yè)單位、國企等公有單位人員的需要，其他企業(yè)、自由職業(yè)者、流動人員和學生群體等都成為檔案管理工作的服務對象。他們對檔案的需求內(nèi)容不同，但是理念卻都是安全準確和高效，而大數(shù)據(jù)技術可以在一定程度上滿足檔案的加密要求，實現(xiàn)信息的安全傳播。

3.2 管理人員更加專業(yè)，管理手段更加科學和高效

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需要更專業(yè)的技術人員參與，需要工作人員熟悉操作辦公和管理軟件，從而提高檔案的管理效率。管理的手段也逐步依托于計算機和云計算技術的發(fā)展，根據(jù)不同群體的信息需求，提高檔案管理的科學化和合理化程度，滿足檔案資料的專業(yè)化和高效化管理。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的策略和建議

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式和理念，學習和運用大數(shù)據(jù)技術進行檔案管理工作的開展

對于各企事業(yè)單位來說，從領導階層到普通職工都需要認識到大數(shù)據(jù)技術給檔案管理工作帶來的巨大變化和影響，從管理理念上改變傳統(tǒng)的想法，跟隨時代的步伐，認識到新時代檔案管理的需求變化和工作方式變化，在長期檔案管理經(jīng)驗的基礎上與時俱進，改變工作的理念和工作的方式，讓檔案管理真正發(fā)揮其巨大的信息職能，促進社會的進步和發(fā)展。

4.2 研究先進的檔案管理技術，促進大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作方面的創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作的運用要求檔案管理的技術不斷更新和發(fā)展，不管是檔案存儲工作的更新還是檔案數(shù)據(jù)庫的擴展，都需要運用新型穩(wěn)定的技術去加工和處理。因此，檔案管理有關技術人員需要不斷加強創(chuàng)新，提高檔案管理的效率，推動檔案管理新技術的運用。

4.3 做好大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員的培訓，提高其工作技能和工作能力

為了適應新時期的檔案管理工作需求，檔案管理部門需要加強檔案管理工作人員的技能培訓，提高其管理水平和專業(yè)知識，讓其學會運用現(xiàn)代化軟件，提升整個檔案管理部門的工作績效。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，也提供了巨大的便利。新時代的檔案管理不再是傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)檔案保管，更多的是趨向于多元化和先進化發(fā)展，以計算機和網(wǎng)絡軟件技術為代表的新型的檔案管理方式方法大大運用于各行業(yè)的信息收集和處理工作之中。因此，需要在充分認識大數(shù)據(jù)背景下引入檔案管理的必要性的基礎上，認識到其新型特點，做好檔案的收集、篩選、處理和查找工作，促進現(xiàn)代化經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步。

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