報(bào)紙檔案的管理與利用淺述

張慧

摘 要：報(bào)紙業(yè)務(wù)檔案，囊括了本地歷史、政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、社會(huì)發(fā)展等方面，反映人民生活及當(dāng)?shù)匕l(fā)展面貌，具有較高的研究與參考價(jià)值，是國(guó)家檔案的一部分，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位都具有十分重要的保存價(jià)值。對(duì)報(bào)紙檔案采取一定的管理與利用措施，使報(bào)紙檔案價(jià)值最大化，并運(yùn)用現(xiàn)階段多樣化的傳播方式，將這些信息傳遞到需要的人手中。

關(guān)鍵詞：報(bào)紙檔案；管理；利用

報(bào)紙屬出版物，報(bào)紙檔案主要包括以下幾種類型：報(bào)社自行編輯出版的報(bào)紙，與報(bào)紙出版流程相關(guān)的報(bào)道計(jì)劃、選題策劃、重要稿件的審稿單、原稿、報(bào)樣及出版發(fā)行記錄，及優(yōu)秀新聞作品原件等。作為記錄歷史的報(bào)紙，具有重要的檔案價(jià)值，理應(yīng)得到很好管理并加以充分利用。尤其是在現(xiàn)階段信息化技術(shù)深入人心的時(shí)代背景下，報(bào)紙檔案的管理工作將有更重大的意義。

1 報(bào)紙檔案的管理

一是要加強(qiáng)報(bào)紙檔案管理的規(guī)范化、制度化建設(shè)，做到管理有序、有章可循。在規(guī)范化方面，要按照《中國(guó)圖書館圖書分類法》和《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》及報(bào)紙檔案案卷標(biāo)題的擬訂進(jìn)行分編，使報(bào)紙資料排列順序化、合理化，把報(bào)紙資料按分類標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、有序、系統(tǒng)地分類、編號(hào)登記；

目前，報(bào)紙檔案不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有報(bào)紙電子檔案。不僅要做好報(bào)紙紙質(zhì)檔案的管理，還要做好報(bào)紙電子檔案的管理，要按照電子文件管理方法，做好電子檔案的歸檔及容災(zāi)備份。將報(bào)紙電子檔案拷貝在檔案級(jí)光盤上，一式三套，一套封存，一套供查閱使用，一套異地封存。還可以利用“世紀(jì)科怡”檔案管理系統(tǒng)建立報(bào)紙專業(yè)檔案管理模塊，通過(guò)原文掛接的方式，直接查詢打印所需要的報(bào)紙檔案電子版，減少翻動(dòng)紙質(zhì)報(bào)紙檔案的次數(shù)，進(jìn)而避免對(duì)其損害，延長(zhǎng)報(bào)紙檔案的使用壽命。

同時(shí)建立健全借閱報(bào)紙檔案資料卡片；實(shí)行電子文檔管理化，使報(bào)紙檔案檢索更為方便快捷。在制度化方面，建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，如檔案管理制度、借閱登記制度等。

二是要提高檔案管理人員素養(yǎng)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，如何做好收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)這“八大環(huán)節(jié)”，需要扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，諸如檔案管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。因此要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，并在實(shí)踐中不斷的總結(jié)，才能最大限度的滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，更好的發(fā)揮檔案的作用。

同時(shí)，要培養(yǎng)檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神，檔案管理人員要擺正檔案工作的位置，樹(shù)立服務(wù)觀點(diǎn)。服務(wù)性是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，離開(kāi)服務(wù)性，檔案工作也就沒(méi)有了存在的必要。因此，檔案管理人員在日常的工作中，對(duì)檔案利用者應(yīng)熱情周到，在確保檔案完整與安全的前提下最大限度的幫助利用者，使室藏檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 報(bào)紙檔案的利用

報(bào)紙檔案具有重要的文獻(xiàn)價(jià)值，在實(shí)際工作中如果運(yùn)用得當(dāng)，能發(fā)揮出重要作用。所以，我們不能將報(bào)紙檔案束之高閣，而是要加以充分利用。

一是報(bào)紙檔案對(duì)于新聞專業(yè)的學(xué)術(shù)研究具有一定意義，無(wú)論是版面的設(shè)計(jì)、內(nèi)容的選材、文字的運(yùn)用等，報(bào)紙檔案可以使新聞專業(yè)的學(xué)術(shù)研究者身臨其境，做到模擬的實(shí)踐與理論相結(jié)合。對(duì)于新聞專業(yè)的研究者來(lái)說(shuō)，報(bào)紙檔案是其從事學(xué)術(shù)研究的原始資料，極大的增強(qiáng)了學(xué)術(shù)的含金量。社檔案室根據(jù)社內(nèi)外新聞工作者及高校教師教學(xué)科研活動(dòng)的需要，對(duì)收集的報(bào)紙資料通過(guò)綜合整理，承擔(dān)起課題的基礎(chǔ)工作。例如：某大學(xué)文學(xué)與傳媒學(xué)院邀請(qǐng)?jiān)魇┤請(qǐng)?bào)老報(bào)人為該院學(xué)生上新聞專業(yè)課。老報(bào)人曾多次查找原值班期間所編所寫重要稿件及版面做資料，為學(xué)生授課，講解采訪過(guò)程中應(yīng)注意的重要細(xì)節(jié)，版面編輯的要點(diǎn)，文字的寫作運(yùn)用等，讓學(xué)生能夠身臨其境的進(jìn)入采訪、編輯現(xiàn)場(chǎng)。因此，報(bào)紙檔案對(duì)新聞專業(yè)的學(xué)術(shù)研究具有重要意義，新聞專業(yè)的學(xué)術(shù)研究者對(duì)報(bào)紙檔案的需求超過(guò)其他專業(yè)的學(xué)術(shù)研究者。

二是利用報(bào)紙檔案，可以進(jìn)行檔案文獻(xiàn)匯編。2018年4月28日，央視新聞聯(lián)播播出“習(xí)總書記在武漢接待印度總理莫迪，喝了一紅一綠兩種茶，其中綠茶便是‘恩施玉露，紅茶便是‘利川紅”。新聞聯(lián)播播出后，《湖北日?qǐng)?bào)》、《恩施日?qǐng)?bào)》、《恩施晚報(bào)》相繼推出了相關(guān)報(bào)道，詳細(xì)的報(bào)道了恩施的“一紅一綠”香飄世界的故事，它們?yōu)楹文茏叱龃笊剑懘蠼媳?，成為?guó)禮，獲得金獎(jiǎng)？它們?nèi)绾紊a(chǎn)？如何創(chuàng)建品牌？其中有些什么故事？社檔案室將所有有關(guān)恩施玉露和利川紅的報(bào)道經(jīng)過(guò)全面收集、整理，匯集成冊(cè)，以便檔案文獻(xiàn)編撰部門能夠全面的了解“恩施玉露”和“利川紅”成為國(guó)禮的前世今生及背后的故事。此類檔案文獻(xiàn)匯編，具有重要的史料價(jià)值。

目前，黨風(fēng)廉政建設(shè)工作開(kāi)展的如火如荼，自2015年12月起，《恩施日?qǐng)?bào)》在第三版開(kāi)辟了“風(fēng)清氣正看恩施”的專版，每周一期，刊登了恩施州內(nèi)各地各部門在推動(dòng)黨風(fēng)廉政建設(shè)、筑牢黨員干部思想堤壩的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和作法，全州紀(jì)檢監(jiān)察工作中涌現(xiàn)出的先進(jìn)人物、廉政小故事等，唱響了黨風(fēng)廉政建設(shè)的主旋律、凝聚共識(shí)、傳遞正能量。報(bào)紙檔案則可以對(duì)此進(jìn)行匯編，通過(guò)對(duì)每期的版面進(jìn)行收集、整理，匯集成冊(cè)，以支持黨風(fēng)廉政建設(shè)工作，同時(shí)對(duì)今后的黨風(fēng)廉政建設(shè)宣傳工作具有一定的參考價(jià)值。

三是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，借助檔案，我們能更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。2017年，恩施州委舉辦“喜迎十九大砥礪‘十三五恩施州經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成就展”活動(dòng)，通過(guò)圖文方式全面系統(tǒng)展示近五年來(lái)恩施州經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展取得的輝煌成就。報(bào)紙作為公開(kāi)出版物，客觀記錄了一個(gè)歷史時(shí)期及區(qū)域的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)全面發(fā)展情況，具有重要的史料價(jià)值。通過(guò)查閱近五年的《恩施日?qǐng)?bào)》、《恩施晚報(bào)》等資料，收集了黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人先后視察恩施，省委、省政府主要領(lǐng)導(dǎo)多次到恩施調(diào)研，南方馬鈴薯大會(huì)，世界茶業(yè)大會(huì)，硒產(chǎn)品交易博覽會(huì)，以及恩施女兒會(huì)、龍船調(diào)、土家擺手舞、利川山馬賽等重要且具有史料價(jià)值的圖片，為整個(gè)圖片展貢獻(xiàn)了一份力量。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)報(bào)紙檔案采取有效的管理措施，使報(bào)紙資料信息的利用價(jià)值得以完美體現(xiàn)，因此加強(qiáng)報(bào)紙檔案管理意義非常重大?！抖魇┤?qǐng)?bào)》自1949年11月21日創(chuàng)刊以來(lái)，社檔案室保存著完整的報(bào)紙資料，每年無(wú)償?shù)臑槎魇┲菸?、州政府和廣大市民提供查閱資料。

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