粵西地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)狀分析與對策

摘 要：本文通過對粵西地區(qū)高校檔案部門的問卷調查，分析粵西地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)狀并對其進行分析，最后根據(jù)高校檔案工作所處的背景，從改變對檔案部門的認識、加強檔案工作自身的規(guī)范建設、積極開拓與外界的共享合作等三方面探討如何改善粵西地區(qū)高校檔案工作環(huán)境和推動其持續(xù)發(fā)展，促進粵西地區(qū)高校為“一帶一路”戰(zhàn)略做出積極的貢獻。

關鍵字：檔案管理；粵西高校

基金項目：本文系廣東醫(yī)科大學2014年學?？蒲谢鹈嫔吓嘤椖俊盎浳鞯貐^(qū)高等院校檔案管理現(xiàn)狀與對策分析”（項目編號：M2014064）。

高校檔案是指一所高校在自身活動中產(chǎn)生的有價值的各類第一手材料，其自身的原始性和真實性對于一所高校能認清自己、從歷史中展望未來起著不可忽視的作用。高校檔案管理工作也是一所高校正常運行中不可替代的重要一環(huán)，是一所高校持續(xù)發(fā)展的基礎支撐。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、“云端”、“物聯(lián)網(wǎng)”等信息技術的高速發(fā)展，各類電子文件數(shù)量呈幾何級數(shù)遞增，檔案管理從傳統(tǒng)管理方法過渡到信息管理的步伐也越來越緊迫，高校作為科技前沿陣地，其檔案管理人員更需要積極提升自身以適應信息發(fā)展的趨勢，才能更好地做好檔案管理工作。

1 目前粵西地區(qū)高校檔案管理情況分析

此次通過問卷和電話調查了粵西共10所高校，其中2所未設立專門檔案部門，根據(jù)反饋情況進行統(tǒng)計，粵西地區(qū)高校檔案管理存在如下情況：

1.1 人才隊伍結構失衡

從統(tǒng)計中得出，專職檔案員僅能基本滿足目前的需求，但離適應檔案工作的快速發(fā)展還有較大的差距。在專職檔案員隊伍中，女性比例高達83%，部分高?；揪褪恰澳镒榆姟?，男女比例嚴重失衡。從年齡層次上看，隨著近年各高校檔案部門的爭取，年齡結構方面有一定的改善，但目前大于50歲的人員比例達31%，35歲以下的僅有27%，新鮮血液不足，對形成充滿活力、創(chuàng)新發(fā)展的人才隊伍存在一定的影響。從學歷和專業(yè)結構上看，碩士學歷人員占24%，這表明一方面高校對于引進高學歷人才的重視，另一方面檔案工作自身要求的提升也促使部分在職檔案人員繼續(xù)進修從而獲得更高的學歷；但檔案專業(yè)碩士畢業(yè)的人員僅有3%，這表明粵西地區(qū)對于引進高學歷檔案專業(yè)人員仍有較大的困難。從職稱結構上看，研究館員職稱獲得者僅占7%，副研究館員職稱獲得者占28%，館員職稱獲得者占41%，助理館員職稱獲得者占10%，未獲得職稱者占14%，可見在短期內專職檔案員隊伍中仍是中級職稱人員占主體，高級職稱尤其是正高級職稱人員偏少，不利于檔案研究工作的進一步發(fā)展。在引進人才機制方面，畢業(yè)應聘直接進入檔案部門的僅占21%，造成這樣的原因一方面是學校在引進檔案人才的時候將最高學歷和引進教師的標準等同起來，加上社會上對檔案部門屬于“清水衙門”、“養(yǎng)老部門”和“婦女會”等偏見，造成學歷高的人才特別是男性都不愿意進入檔案部門，另一方面素質不夠的畢業(yè)生不能適應檔案工作要求，處于檔案部門不愿意接收的尷尬境地，最后導致檔案部門的進人指標只好白白浪費。

兼職檔案員是高校專業(yè)檔案員隊伍必要的補充，也是高校檔案隊伍重要的組成部分，還是確保歸檔材料質量的重要保證。兼職檔案員一般都是由熟悉本部門工作、具備一定的檔案知識的人員所擔任，目前粵西地區(qū)高校中75%都建立了兼職信息員的隊伍，但是由于近年來校內各部門分工的日益細化、人員調動換崗情況增多，造成兼職檔案員隊伍波動較大，新任的兼職檔案員需要一定的時間學習并熟悉本部門歸檔工作，這就會給整體的歸檔工作造成一定的負面影響。

1.2 領導支持力度有待加強

在高校，領導不支持或者少支持的工作往往開展均十分困難。由于社會上對于檔案部門的偏頗認知，造成部分領導對檔案部門認知偏差，無法認清檔案管理工作的潛在價值，繼而未能真正重視該項工作。少部分高校甚至由于人手問題仍未真正建立檔案室（館），建立了檔案室（館）的高校大部分也是掛靠在學校辦公室底下的一個科級部門，只有極少數(shù)的是真正意義上的獨立部門，這就意味著開展檔案工作中往往需要經(jīng)過多重領導，造成檔案工作開展的延時性比較明顯，最終導致檔案材料的收集困難、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。但同時如需要利用檔案的時候不能及時調閱或者根本沒有收集到，領導感受不到檔案管理帶來的便利，更會進一步將檔案管理工作邊緣化，惡性循環(huán)之下檔案管理工作開展只會舉步維艱，更談不上進一步的發(fā)展。

1.3 數(shù)字化進度未能跟上要求

目前隨著信息技術的發(fā)展，大部分高校都意識到要加快自身信息化建設，但卻往往會忽略檔案部門的信息化需求。部分高校的檔案部門經(jīng)過爭取，學校在檔案信息化管理的硬件方面有一定的補充，但軟件方面的支持卻仍未能十分到位，而檔案部門的專項經(jīng)費大多僅能維持檔案管理的日常開支，未能有足夠的經(jīng)費用于軟件開發(fā)，最終只能在極有限的范圍內提高檔案信息化管理水平，遠遠達不到信息化時代的利用要求。調查的情況顯示粵西地區(qū)高校中對原有紙質檔案進行數(shù)字化完成度<20%的有5所，20%-50%的有2所，大于50%的1所，信息化道路仍舊漫長。

2 粵西地區(qū)高校檔案工作發(fā)展的對策

2.1 端正認識，樹立形象

（1）要獲得他人的認同和尊重，首先需要端正自身對于檔案事業(yè)的認識。檔案員是獨立的個體，進入檔案行業(yè)的原因也各有不同，這意味著檔案員也會對檔案工作有著不同的認識，就如一萬人眼中就有一萬個哈姆雷特，或喜歡或厭惡，或肯定或否定。這些認識直接導致對檔案工作的評價，更會直接影響檔案工作的積極性。作為一名合格的檔案員，必須首先自己要對檔案工作有一個正確的認識，通過與工作的前輩進行交流、參加職業(yè)道德教育等方式，逐步形成正確的檔案觀，只有認清檔案工作對于單位乃至社會的作用，才是真正投身于檔案事業(yè)。[1]

其次需要改變外界對檔案部門的認識，主要是領導對于檔案工作的觀念。檔案工作看似簡單，實際上也具有較強的專業(yè)性，對于管理人員來說，既要有專業(yè)的知識與技能，更要有很強的責任心和使命感。在信息化的大時代背景下，更要求具備一定的信息管理能力，如熟練運用計算機軟件、較容易接受新鮮的技術與手段、對于先進的管理方法有敏銳的觸覺。

（2）有了端正的認識，我們就應強化服務意識，樹立主動提供檔案服務的形象。檔案的最終目的是為了利用，是為了造福個人、單位乃至社會發(fā)展，所以服務性也視為檔案工作的基礎屬性之一。隨著各種信息技術推動著社會高速發(fā)展，檔案的利用和服務層次也越來越廣泛，特別是電子檔案的出現(xiàn)，促使檔案服務網(wǎng)絡化必須加快腳步。作為檔案工作者，應該及時了解基層、單位、社會對于檔案的需求信息，建立起一套符合自身實際并有一定前瞻性的現(xiàn)代檔案管理制度，努力深挖檔案中的利用價值，探尋將檔案管理轉化為知識管理，更好地為社會、為群眾提供更快捷、更準確、更符合需求的檔案服務。

2.2 制定規(guī)范，緊抓績效

無規(guī)矩不以成方圓，任何工作都需要有對應的規(guī)則、規(guī)范去約束其行為，才能順利開展該項工作。檔案工作看起來很簡單，但其中在收集、鑒別、整理方面都有獨特的技巧。因此，在檔案員進行收集、整理、分類、歸檔、分析、計算機操作等能力的培養(yǎng)的同時，再請具有豐富經(jīng)驗前輩和具有豐富專業(yè)知識同志的指導，最后結合每位檔案員擅長的領域知識，慢慢在實際操作中制定一系列相對應的規(guī)范性操作流程，令整個檔案管理流程做到缺人不掉線，即使是新進人員也可以快速弄懂具體的操作流程完成該崗位的工作。

有了規(guī)范，還需要建立行之有效的績效考核體系，才能進一步規(guī)范檔案管理，找出工作中的不足，對檔案工作做出適時、全面、正確的評價，這也是是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展必要的基礎。績效考核的結果直接與工作者的經(jīng)濟利益掛鉤，在一定程度上可以反推專兼職檔案員要加強檔案意識，增強檔案工作責任心、事業(yè)心，按規(guī)定做好檔案工作的同時，也能積極地去思考如何更好地做好檔案工作，從而加速推動檔案工作規(guī)范化、標準化、科學化進程。由于檔案工作崗位和高校教輔的其他崗位相比較，具有其特殊性，所以在建立考核體系的時候，必須要根據(jù)檔案工作的實際情況建立有別于一般教輔單位的考核體系，并定期開展各項檢查和考核評估，把該考核結果作為檔案人員晉升的主要依據(jù)。但同時也需要有一定的績效激勵制度，實現(xiàn)檔案員收入與崗位貢獻相掛鉤，從經(jīng)濟方面刺激檔案員提高自身工作積極性。

2.3 開拓合作，共享資源

故步自封是發(fā)展的天敵，但檔案工作一直都容易被忽略，更容易造成一個相對封閉的環(huán)境，嚴重制約檔案工作的進一步發(fā)展。為此，作為高校的檔案部門，我們應當充分發(fā)揮高校資源圈的優(yōu)勢。鑒于粵西地區(qū)的高校沒有檔案相關專業(yè)，我們可以選擇和具有檔案專業(yè)的省內外高校合作，邀請他們安排實習生過來實習，一方面讓檔案專業(yè)實習生參與到實質性業(yè)務操作上面，另一方面可以實習生這類“新鮮血液”提供一些新思路新方法，這樣到最后不但解決了工作中的技術性問題，還能提高實習生的業(yè)務水平，甚至可以引進一些適合自身要求的畢業(yè)生，實現(xiàn)了一個三贏的局面。我們還可以不定時邀請檔案領域一些知名的專家學者來校指導和講學，讓專兼職檔案員能接受新理論、新觀念的熏陶，從而不斷提高的檔案員的理論水平。

高校是社會智庫的重要組成部分，如全省高校檔案能實現(xiàn)一定程度上的資源共享，對于粵西地區(qū)高校是百利而無一害，但大范圍的高校檔案進行共享并非一朝一夕之功，期間涉及到的部門和需要協(xié)調的關系更是一個長期的過程，粵西地區(qū)高?？梢試L試提前探討粵西地區(qū)小范圍高校能試行檔案資源的共享，通過可開放檔案資源的共享，一方面可為將來全省高校檔案資源共享提供有益的經(jīng)驗，另一方面可通過檔案資源的共享促進思想的碰撞，進而推動檔案工作往更好的方向發(fā)展。

在“一帶一路”倡議的帶動下，粵西地區(qū)高校檔案部門應該緊抓契機，勤練內功，開拓視野，積極共享，為重新建立檔案工作的服務新形象，推動檔案工作繼續(xù)健康發(fā)展做出自己應有的貢獻。

參考文獻

[1]黃英.淺談高校培訓部門檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 學園， 2017，（9）： 187-188

作者簡介

黃河（1982-），男，廣東湛江，檔案副研究館員，本科，碩士學位，主要研究方向為高校檔案管理、檔案信息化建設、檔案人才隊伍的建設。