檔案信息化建設中優(yōu)化成本效益的一體化策略

張金安

摘 要：在這樣一個信息化時代，信息的存儲和安全越發(fā)重要，在檔案信息化建設的深入發(fā)展階段，采用優(yōu)化成本效益的策略能夠在保證存儲安全的同時有效降低成本。將成本效益理論和邊際效益理論應用于現(xiàn)代經濟理論中，在信息化的內涵、各部門內部和單位，產業(yè)體系和區(qū)域合作視角下，制定信息化建設的一體化策略，促進信息的全面發(fā)展。

關鍵詞：檔案信息化建設；成本效益；一體化策略

一、現(xiàn)代經濟學理論及其對檔案信息化建設的影響

從降低成本和規(guī)避費用的角度來看，傳統(tǒng)的成本管理是片面的，只是強調節(jié)約。在現(xiàn)代經濟理論中，成本效益的概念從“投入”和“產出”的比較分析中考慮“投入”或成本的必要性和合理性，并以盡可能少的成本創(chuàng)造盡可能多的“輸入”和效益，只要“投入”的增加可以帶來更大的利益，這種“投入”就符合成本效益的概念。

目前，存在諸如“檔案中存在信息……不注意投入與產出的比例”等問題，有必要研究成本增加與減少之間的關系以及收入的增減，以幫助確定優(yōu)化檔案信息建設成本與效率的策略。經濟學中“邊際收益遞減”的概念意味著在相同的條件下，隨著投入的增加，新增的收益在一定程度后會變得越來越少。簡而言之，輸入和效率的增加并不成正比。在信息化建設的深度發(fā)展階段，很容易受到這一概念的影響，在需要后續(xù)投資時，單位或政府不會繼續(xù)投資。然而，現(xiàn)代網絡經濟學指出，只有在傳統(tǒng)的農業(yè)經濟和工業(yè)經濟階段，“邊際效益下降”的規(guī)律才起主導作用。今天的網絡經濟使“邊際收益減少”在經濟活動中以及不再是經濟活動起主導作用的規(guī)律，網絡經濟階段的投入與產出關系中，存在著增加邊際效益的規(guī)律現(xiàn)象，這種現(xiàn)象會受到網絡效應的影響。我們必須充分發(fā)揮作用針對網絡經濟的特點，充分發(fā)揮網絡效應，促進檔案信息化建設深入發(fā)展階段的邊際效益增長。

網絡經濟影響下的成本效益和邊際效益等經濟理論應該逐步從經濟學家手中解放出來，應該為廣大檔案專業(yè)人士制定優(yōu)化成本效益的策略。這是當前的檔案信息建設的當務之急。

二、檔案信息化建設的成本效益策略

（1）利用現(xiàn)代信息技術開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案和文件綜合管理的有效途徑。

加強檔案信息化建設，首先要規(guī)范檔案的收集和管理制度，制定檔案信息系統(tǒng)目錄計劃，建立電子檔案管理流程。其次，要加強檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，利用計算機，掃描儀，圖像處理等現(xiàn)代信息技術，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，整合原有單位，部門和個人的檔案資源?，F(xiàn)代信息技術，如編程，數(shù)據交換，掃描，攝影等，記錄，檢索，打印，存檔，查詢，統(tǒng)計，數(shù)據上傳，數(shù)據接收，下載，備份，用戶管理等信息，從物理模式到數(shù)字化管理模式的文件管理為該單元的歷史發(fā)展留下了“永不褪色”的電子檔案。實現(xiàn)文件的文檔和文檔的集成管理，提高檔案的管理水平和服務質量，探索管理使用現(xiàn)代信息技術是一種非常有效的備案方式，能夠大大降低檔案管理的成本，并提高檔案管理的效益，是檔案信息化建設成本效益一體化建設的關鍵。

（2）查詢高效快捷，獲得最佳管理效益。

加強檔案信息化建設，必須遵循年度收集，數(shù)據完整，動態(tài)錄入，及時更新，科學分類，方便查詢，圖示和優(yōu)化管理等原則，能夠提供高效便捷的數(shù)字化管理。文件查詢利用平臺，通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢模塊的功能，實現(xiàn)多項目，全方位查詢和統(tǒng)計[z1]等，提供方便快捷的數(shù)字文件查詢和利用服務平臺，可供單位，部門和個人同時使用，提供查詢和使用服務，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的有效整合和共享，改革現(xiàn)有的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理模式從分散管理向集中管理轉變，從物理管理模式向信息化管理模式轉變，真正“文檔集成，文件集成”，使靜態(tài)文件服務于日常動態(tài)工作，讓歷史“說話”，使文件“見證”，大大推動文件管理信息化建設步伐，創(chuàng)新文件管理流程和管理模型，重新整合和定位傳統(tǒng)的管理方法，以實現(xiàn)最佳的管理效益。

（3）降低文件維護成本，拓寬應用前景。

加強檔案信息化建設，建立檔案信息系統(tǒng)，同時使用信息平臺提供利用率服務方面，它將在相當程度上減少原有物理文件的自然磨損，有效降低檔案的維護成本，有效提高檔案的管理水平，并利用效率確保檔案數(shù)據的準確性，安全性和有效性。

（4）“自上而下”與“自下而上”相結合的檔案信息建設。

根據信息化建設的發(fā)展和實施經驗和教訓，動態(tài)制定實施路徑時，需要自下而上考慮，這適合中國經濟處于增長率轉移和結構調整期的國情。因此，結合“自上而下”和“自下而上”特別有利于優(yōu)化成本效益。

例如，在具體實施中，一方面，根據頂層設計的目標和業(yè)務流程，“自上而下”加強了新建和構建不足的檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范和指導。同時也充分考慮了檔案信息發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀。檔案信息技術的建設已在中國建立了各種檔案信息系統(tǒng)及其信息資源，在實際工作中發(fā)揮了重要作用，需要從下到上充分考慮現(xiàn)實，并充分利用已建立的系統(tǒng)，積累信息資源，逐步整合和完善系統(tǒng)及其資源。

結合“自上而下”和“自下而上”的頂級設計不僅降低了成本，力求最大化利益，而且還從多個角度更好地規(guī)劃和協(xié)調文件信息，制定綜合戰(zhàn)略。在檔案信息化建設實踐中，成本效益和邊際效益等經濟理論的應用不僅有利于制定優(yōu)化成本效益的綜合戰(zhàn)略，而且有利于將其作為探索的契機，使其成為廣大檔案工作者理解和應用的基礎，這也是在市場經濟條件下加強檔案館建設，管理和服務的必然舉措。

三、總結

檔案的信息化建設需要大量投資，我們應該建立一個現(xiàn)代的成本效益概念，在信息化建設的深入發(fā)展階段，要正確認識和把握網絡經濟對邊際效益理論的影響，避免經驗主義和盲目性，根據合理的結果做出科學決策，并正確制定策略以優(yōu)化成本效益。

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（作者單位：陜西基礎地理信息中心，陜西 西安 710054）