提高本科院校院級教務(wù)管理工作質(zhì)量和效率之探索

李淼

摘 要 教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的核心和基礎(chǔ)， 在校院二級管理制度下， 通過樣本調(diào)查分析院級教務(wù)管理工作中存在的問題， 依據(jù)調(diào)查結(jié)果得出要在業(yè)務(wù)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)、過程管理、多方參與和激勵機(jī)制等方面改進(jìn)才能有效提高教務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞 教務(wù)管理質(zhì)量和效率 教務(wù)管理人員素質(zhì) 過程管理 培訓(xùn)和激勵機(jī)制

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.012

Abstract College teaching administration is the core and foundation of college teaching management. Under current college-university two-layer management system， through sample survey， problems existing are analyzed. Based on the results， we come up with the conclusion that only improvements in such areas as relevant training， information system， process management and multi-involvement， incentive mechanism can enhance the quality and efficiency in teaching management.

Keywords teaching administration quality & efficiency； qualification of teaching administration staff； process management； training and incentive mechanism

教務(wù)管理工作貫穿了人才培養(yǎng)這一高等教育終極目標(biāo)的全過程。學(xué)校層面的教務(wù)管理宏觀統(tǒng)領(lǐng)和組織全校的教學(xué)有序進(jìn)行，而學(xué)院層面的教務(wù)管理則一方面起著上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外的橋梁作用，另一方面則直接面向師生落實(shí)學(xué)校的教學(xué)管理目標(biāo)。無論是校級還是院級教務(wù)管理，都是保證教學(xué)工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵，而后者對教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理目標(biāo)的影響更直接。因此，提高院級教務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量對于高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提升具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 院級教務(wù)管理工作的范圍

目前筆者所在本科學(xué)校采用的是各高校普遍實(shí)行的二級管理制度， 即分管校長領(lǐng)導(dǎo)下的教務(wù)處和各院級教務(wù)辦。其中，教務(wù)處負(fù)責(zé)宏觀的管理，如建章立制；教務(wù)辦主要負(fù)責(zé)管理：教學(xué)計劃、教學(xué)例行、學(xué)籍、考務(wù)工作、教師工作量、日常教學(xué)等。

2 本文的緣起

在5年多的教務(wù)管理工作中，筆者深感其瑣碎、忙碌卻低效，且?guī)熒白陨頋M意度都不高。因此，筆者想通過對所在學(xué)院師生以及校內(nèi)教務(wù)管理人員的調(diào)查，了解當(dāng)前的教務(wù)管理情況，分析存在的問題，從而提出提高教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量的對策。

以此為出發(fā)點(diǎn)，筆者設(shè)計了問卷（附），并分發(fā)給所在學(xué)院的41名學(xué)生、30位教師和全校22名教務(wù)工作人員，回收率為100%；筆者還和學(xué)院師生、領(lǐng)導(dǎo)及校內(nèi)教務(wù)管理人員進(jìn)行了面對面交流。因此，這個調(diào)查樣本具有一定的代表性，能一定程度上反映出筆者所在學(xué)院及高校的教務(wù)管理工作現(xiàn)狀及存在的一些問題。

3 院級教務(wù)管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

根據(jù)問卷及訪談所獲信息，筆者對所在單位的教務(wù)管理現(xiàn)狀及問題進(jìn)行了如下梳理和分析：

3.1 教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

回收問卷中，80%以上的師生對教務(wù)管理的效率和質(zhì)量滿意度不高。而其效率和質(zhì)量的高低與教務(wù)管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)，因?yàn)樗鼘θ藛T的政策素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識要求較高。這要求教務(wù)管理人員要熟悉學(xué)院各專業(yè)的情況，課程結(jié)構(gòu)及教學(xué)各環(huán)節(jié)的內(nèi)容；還要掌握教育管理信息可供領(lǐng)導(dǎo)決策與參考，還應(yīng)有處理突發(fā)事件和臨時事件的能力。管理人員除了需要熟悉所有業(yè)務(wù)流程，還需要具有熟練的計算機(jī)操作技能。同時，繁瑣的工作性質(zhì)還要求工作者有踏實(shí)的工作作風(fēng)，強(qiáng)烈的責(zé)任感，和為師生服務(wù)的意識。此外，工作者還應(yīng)善于思考總結(jié)，對新問題、新情況能有新思路和新措施。這樣在工作中才能心中有數(shù)、游刃有余，為教學(xué)提供高效和高質(zhì)的服務(wù)和保障。

但現(xiàn)實(shí)中教務(wù)管理人員承擔(dān)的大量事務(wù)性工作時間緊、責(zé)任重， 又難以看到直接的工作成果，職業(yè)認(rèn)同感不高；同時，整天忙于應(yīng)付各種瑣碎事務(wù)，無暇也無機(jī)會提升自己。而近年來各種新的辦學(xué)情況又增加了教務(wù)管理的工作難度和強(qiáng)度。

3.2 加強(qiáng)管理人員和學(xué)院師生的溝通

回收問卷中不少師生建議加強(qiáng)信息溝通。日常教務(wù)管理主要通過郵件和電話傳遞信息，但因?yàn)閷W(xué)院新進(jìn)人員較多，他們對學(xué)院教務(wù)運(yùn)行的流程等不熟悉，而學(xué)生也對一些有關(guān)學(xué)生的規(guī)定和流程不甚了解，這就需要教務(wù)管理人員在慣常的溝通方式外，增加有效溝通渠道，讓學(xué)院師生及時了解校院教學(xué)管理的相關(guān)文件和規(guī)定，形成一個良性溝通互動模式，從而提高教務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)教務(wù)工作過程管理

回收問卷建議學(xué)院教務(wù)管理加強(qiáng)過程管控。學(xué)校教學(xué)管理目標(biāo)具有相對穩(wěn)定性，而教學(xué)過程卻是一個隨時間、條件等因素變化的動態(tài)過程。目前筆者所在高校對教學(xué)過程的宏觀監(jiān)控在不斷加強(qiáng)，而院系則對教學(xué)過程缺乏系統(tǒng)的管控。這表現(xiàn)在院系教務(wù)管理工作人員在工作中多隨機(jī)、隨意性而缺少前瞻性，不能高效完成任務(wù)， 從而降低了院系教務(wù)管理工作的執(zhí)行率。

3.4 教務(wù)管理創(chuàng)新性不足

教務(wù)管理創(chuàng)新性不足體現(xiàn)在教務(wù)管理人員主動改進(jìn)工作的積極性不高，教務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)的模塊不能充分反映實(shí)際教學(xué)管理的需求。前者是由工作本身的事務(wù)性質(zhì)及培訓(xùn)和激勵制度不完善造成，后者是由高校教學(xué)管理機(jī)制制約和各級人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠造成。長此以往，不僅不能為教學(xué)提供有力支撐更會讓工作后續(xù)乏力。

4 提高教務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的對策

4.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升教務(wù)管理人員綜合素質(zhì)

校、院教學(xué)主管部門要注重人員的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)。比如，加強(qiáng)校、院兩級教務(wù)管理人員之間的交流，這樣可以學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)、反映情況給主管部門以及時調(diào)整思路和政策；對工作中的共性問題召開專題討論，各抒己見以達(dá)成共識或解決問題；組織人員到辦學(xué)類型相近的高校交流教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短以提高發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力。因?yàn)榻虅?wù)管理人員如及時發(fā)現(xiàn)并解決工作中的細(xì)微問題，可防微杜漸并使整個教學(xué)運(yùn)行工作更加有效。

4.2 加強(qiáng)教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)用，精簡優(yōu)化流程

學(xué)院層面上，可采納建議如在學(xué)院微信公眾號添加教務(wù)管理的信息便于師生查閱；并將操作中的問題和優(yōu)化建議反饋學(xué)校以改進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)。學(xué)校層面上，雖然教務(wù)管理系統(tǒng)極大地提高了工作效率，但各種新問題對教務(wù)管理系統(tǒng)的功能和流程優(yōu)化運(yùn)用提出了更高的要求，校級教務(wù)管理層應(yīng)聽取院級層面的反饋，利用大數(shù)據(jù)不斷完善教務(wù)管理系統(tǒng)的各大模塊和功能，從而提高教務(wù)管理工作的水平和效率。

4.3 建立過程管理和多方參與機(jī)制

過程管理機(jī)制指根據(jù)教務(wù)管理工作的要求，制定出可行的工作目標(biāo)，并對實(shí)施過程加以分解細(xì)化，使每一位教務(wù)管理人員都知道應(yīng)該做什么、怎么做。過程管理可以全程掌握人員的工作情況， 通過規(guī)范和指導(dǎo)使院級教務(wù)管理運(yùn)行流暢有序從而促進(jìn)教務(wù)管理工作效率和質(zhì)量的提高。

多方參與機(jī)制指一個由院系負(fù)責(zé)人、教務(wù)管理人員及師生代表組成的督導(dǎo)組，多方共同參與到過程管理中，它是學(xué)院教學(xué)督導(dǎo)組擴(kuò)大的督導(dǎo)功能。通過多方參與，師生能更好地了解學(xué)院甚至是學(xué)校的教務(wù)運(yùn)行機(jī)制，教務(wù)管理文件和流程，從而形成學(xué)院上下的良好溝通和互動，最后提高教務(wù)管理的效率和質(zhì)量。

4.4 建立合理的教務(wù)管理人員評價激勵機(jī)制

回收問卷顯示我校的教務(wù)管理人員隊(duì)伍較為穩(wěn)定，對工作基本滿意，但普遍認(rèn)為應(yīng)該從培訓(xùn)、拓寬職業(yè)發(fā)展通道、改善待遇和增強(qiáng)人員配備等評價和激勵機(jī)制方面改進(jìn)工作。管理人員隊(duì)伍的專業(yè)性除了上述的培訓(xùn)還需要一個科學(xué)、合理的評價激勵機(jī)制促進(jìn)其長久的積極性。尤其是院級教務(wù)管理需要明確崗位責(zé)任，細(xì)化目標(biāo)要求和標(biāo)準(zhǔn)，定期定量考核，將考核結(jié)果與晉升、績效掛鉤，以促進(jìn)教務(wù)管理人員整體素質(zhì)和工作積極性的提升。

教務(wù)管理是整個高校管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，教務(wù)管理工作和教務(wù)管理人員正發(fā)揮著日益重要的作用。高等教育大、小環(huán)境的不斷變化對以往的教務(wù)管理模式提出了挑戰(zhàn)。因此，如何適應(yīng)新形勢，提高教務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，是高校兩級教務(wù)管理人員都應(yīng)思考的問題。

參考文獻(xiàn)

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附

二級學(xué)院教務(wù)管理工作質(zhì)量和效率調(diào)查問卷（一）

1.您的身份是：學(xué)生 （ ）；教師（ ）

2.您認(rèn)為教務(wù)管理工作的重要性：

A.很重要 B.一般 C.說不清 D.不重要

3.您認(rèn)為學(xué)院教務(wù)管理工作的效率（ ）

A.拖沓 B.一般 C.良好 D.高效

4.您認(rèn)為學(xué)院教務(wù)管理工作的質(zhì)量

A.優(yōu) B.良 C.中 D.差

5.您認(rèn)為從哪些方面可以改進(jìn)學(xué)院教務(wù)管理工作（ ）

A.加強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn) B.學(xué)院層面更重視 C.教師、學(xué)生更配合

D.拓寬上升通道 E.適當(dāng)改善待遇

6. 您個人對提高教務(wù)管理工作質(zhì)量和效率還有哪些建議？

本科高校二級學(xué)院教務(wù)管理人員工作狀況調(diào)查問卷（二）

1、您的性別：

A.男 B.女

2、您的年齡段：

A.30以下 B. 30-40（含） C. 41-50（含） D. 50以上

3、您從事教務(wù)管理工作的年限

A.5年以下 B. 5-10年 C. 10-20年（含） D.20年以上

4、您的學(xué)歷

A.大專及以下 B. 本科 C. 碩士 D.博士

5、您的職稱

A.初級 B.中級 C. 副高 D. 正高

6、您對日常教務(wù)管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

7、您所在學(xué)院教師對教務(wù)管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

8、您所在學(xué)院學(xué)生對教務(wù)管理工作的滿意度

A.不滿意 B.一般 C. 基本滿意 D.滿意

9、您認(rèn)為從哪些方面可以提高對教務(wù)管理工作的認(rèn)同和滿意度（多選題）

A.加強(qiáng)培訓(xùn) B.拓寬職業(yè)發(fā)展通道 C.改善待遇 D.增強(qiáng)人員配備