Excel中index函數(shù)調(diào)用照片的應(yīng)用

蔡小艷 高婕 孟憲宇 曾垂振

摘 要：針對學(xué)生對查找和引用函數(shù)學(xué)習(xí)、理解較難的狀況，筆者從學(xué)生證的制作這個(gè)任務(wù)出發(fā)，融合index和match函數(shù)及Excel的名稱定義，引導(dǎo)學(xué)生對任務(wù)進(jìn)行分析、討論和操作實(shí)現(xiàn)，通過具體任務(wù)幫助學(xué)生理解所學(xué)函數(shù)參數(shù)的實(shí)際意義，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，提高教學(xué)效果。

關(guān)鍵詞：Excel；index函數(shù)；match函數(shù)

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.18.105

Excel的函數(shù)眾多，根據(jù)來源的不同可以分為內(nèi)置函數(shù)、擴(kuò)展函數(shù)、自定義函數(shù)和宏表函數(shù)四類，熟練掌握函數(shù)能使日常辦公變得簡單有序。在日常生活中，我們經(jīng)常會(huì)遇到根據(jù)指定條件查詢與之匹配的多條記錄的情況，例如，查詢學(xué)號(hào)對應(yīng)的姓名、性別、籍貫、出生年月等文字信息，以及照片等圖片信息，Excel內(nèi)置函數(shù)中的查找和引用函數(shù)可以便捷地解決這些問題。查找和引用函數(shù)可在數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)表中查找特定的數(shù)值，或者查找某一個(gè)單元格的引用[1]。Vlookup、index、match、offset等查找與引用函數(shù)在查找匹配數(shù)據(jù)等日常工作中應(yīng)用十分普遍，常作為教學(xué)的重點(diǎn)函數(shù)。本文結(jié)合學(xué)生證的制作，詳細(xì)講解index和match兩個(gè)函數(shù)的使用方法和過程，引導(dǎo)學(xué)生自主學(xué)習(xí)、獨(dú)立思考，從而實(shí)現(xiàn)Excel中照片的動(dòng)態(tài)調(diào)用。

1 任務(wù)分析

目前在Excel中有兩張表，一張表是學(xué)生信息表，包括了學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、性別、籍貫、出生年月、入學(xué)年月、院系、專業(yè)、班級(jí)、培養(yǎng)層次等信息，如圖1所示，學(xué)生的文字信息放在A4至I11單元格中，照片信息放在K4至K11單元格中。另一張表是學(xué)生證模板，如圖2所示。學(xué)生證模板中文字信息的自動(dòng)填充需要依據(jù)學(xué)號(hào)，在學(xué)生信息表中找到對應(yīng)的文字信息并提取出來，這個(gè)功能可以使用Vlookup函數(shù)實(shí)現(xiàn)。

本任務(wù)需要解決的問題：在學(xué)生證模板中如何根據(jù)學(xué)號(hào)調(diào)用學(xué)生信息表中對應(yīng)學(xué)生的照片，并在學(xué)生證模板中顯示出來。

Match函數(shù)可以用于查找數(shù)據(jù)的位置，而index函數(shù)可以根據(jù)查找到的位置返回為實(shí)際的單元格引用。因此，在本任務(wù)中可以將match和index函數(shù)兩者結(jié)合，先使用match函數(shù)找到學(xué)生證模板中指定學(xué)號(hào)在學(xué)生信息表中的行號(hào)，再使用index函數(shù)返回指定行和列所在單元格中的照片。

2 技術(shù)要點(diǎn)

2.1 Index函數(shù)

INDEX（array，row_num，column_num），返回表或區(qū)域中的值或值的引用[2]，即根據(jù)用戶在一個(gè)范圍中指定的行號(hào)和列號(hào)來返回一個(gè)值。

Array：單元格區(qū)域或數(shù)組常量。本例中的單元格區(qū)域?yàn)閷W(xué)生信息表中照片所在的單元格區(qū)域，即學(xué)生信息表！$k$4：$k$11。

Row_num：數(shù)組中某行的行號(hào)，函數(shù)從該行返回?cái)?shù)值。本例是根據(jù)學(xué)生證模板中的學(xué)號(hào)在學(xué)生信息表中確定對應(yīng)照片所在的行號(hào)，在此需要引入match函數(shù)。

Column_num：數(shù)組中某列的列標(biāo)，函數(shù)從該列返回?cái)?shù)值。本例中照片單元格區(qū)域?yàn)?0行1列，Column_num的取值為1。

注意：Row_num和column_num必須指向數(shù)組中的一個(gè)單元格；否則，函數(shù) INDEX 返回錯(cuò)誤值 #REF！。

2.2 Match函數(shù)

MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type），返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置[3]。

Lookup_value：需要在數(shù)據(jù)表中查找的數(shù)值。本例中學(xué)生證模板中的學(xué)號(hào)為匹配目標(biāo)，即C8是要引用的單元格。

Lookup_array：可能包含所要查找的數(shù)值的連續(xù)單元格區(qū)域，為數(shù)組或數(shù)組引用。本例中的查找區(qū)域?yàn)閷W(xué)生信息表！$A$4：$J$11。

Match_type：指明如何在lookup_array中查找lookup_value，為數(shù)字 -1、0 或 1。如果省略，則假設(shè)為1。本例學(xué)生信息表中學(xué)號(hào)已按升序排列，Match_type的值可以省略。

3 實(shí)現(xiàn)步驟

本任務(wù)中學(xué)生證模板調(diào)用學(xué)生信息表中照片采取的方法：先引用index函數(shù)定義照片名稱，然后在學(xué)生證模板中添加圖像控件，通過引用照片名稱來動(dòng)態(tài)調(diào)用照片，使數(shù)據(jù)處理和分析更加快捷和高效。

3.1 定義名稱

在Excel中，名稱是一種特殊的公式，多數(shù)由用戶自行定義。普通公式保存在單元格中，名稱保存在工作簿中，并在程序運(yùn)行時(shí)存在于Excel的內(nèi)存中，并通過其唯一標(biāo)識(shí)（即名稱的命名）進(jìn)行調(diào)用。名稱可與圖形對象配合調(diào)用單元格中的圖片。

在Excel中選擇公式選項(xiàng)卡→定義名稱，彈出如圖3所示的新建名稱窗口。

名稱：名稱的第一個(gè)字符必須是字母、下劃線（_）、反斜杠（＼）或漢字，不能使用單元格地址、阿拉伯?dāng)?shù)字，名稱的長度不能超過255個(gè)字符，名稱不能含有空格。本例在名稱中輸入“photo”。

范圍：指定該名稱的適用范圍，即名稱的級(jí)別，包括工作簿和工作表，本例范圍選擇“工作簿”。

引用位置：包括單元格引用、常量、公式或函數(shù)。本例在引用位置中輸入index函數(shù)：

=Index （學(xué)生信息表！$K$4：$K$11， match （學(xué)生證模板！$C$8，學(xué)生信息表！$A$4：$A$11），1）

說明：match （學(xué)生證模板！$C$8，學(xué)生信息表！$A$4：$A$11）返回學(xué)生證模板中學(xué)號(hào)單元格$C$8的值在學(xué)生信息表學(xué)號(hào)區(qū)域$A$4：$A$11的相應(yīng)位置，match函數(shù)的值確定了調(diào)用照片所在的行，index函數(shù)返回學(xué)生信息表照片區(qū)域$K$4：$K$11中確定行和列的某一張照片。

如果需要為該名稱添加一些說明信息，還可以在“備注”文本框中輸入說明文字，便于后續(xù)了解該名稱的用途、使用方法等。

3.2 添加圖像控件調(diào)用照片

在學(xué)生證模板中的照片單元格添加圖像控件，具體操作為：

（1）點(diǎn)擊Excel選項(xiàng)，選擇“常用”→在功能區(qū)顯示“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡；

（2）在Excel中選擇開發(fā)工具→插入ActiveX控件→圖像控件，鼠標(biāo)變成十字型，在照片單元格拖動(dòng)鼠標(biāo)添加圖像控件，同時(shí)在編輯欄中將“EMBED（"Forms.Image.1"，""）”修改為“photo”。

（3）在學(xué)生證模板的學(xué)號(hào)單元格輸入不同學(xué)號(hào)，照片自動(dòng)更新，如圖4所示。

4 小結(jié)

本文通過實(shí)例分析、實(shí)例討論和操作實(shí)現(xiàn)三個(gè)環(huán)節(jié)，將Excel中名稱的定義、圖像控件、Index和match函數(shù)的使用方法和操作要點(diǎn)糅合在具體任務(wù)中，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生證照片的動(dòng)態(tài)調(diào)用。通過本實(shí)例的學(xué)習(xí)實(shí)踐，既鍛煉了學(xué)生應(yīng)用Excel查找和引用函數(shù)解決實(shí)際問題的能力，又提高了學(xué)生分析簡化問題的能力和探索實(shí)踐能力，激發(fā)了學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡小艷，曾垂振，盧莉娜，潘魯萍.案例教學(xué)在Excel查找和引用函數(shù)中的應(yīng)用[J].福建電腦，2016（09）：136-137.

[2]焦妍.Excel中INDEX（）和VLOOKUP（）的應(yīng)用實(shí)例[J].信息與電腦，2016（18）：129-130.

[3]梁建鳳.MATCH、INDEX函數(shù)在高校學(xué)生信息管理中的應(yīng)用[J].科教導(dǎo)刊，2011（15）：81-83.

作者簡介：蔡小艷（1984-），女，湖北京山人，講師，碩士，主要研究方向：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息化等。