高校檔案工作與《歸檔文件整理規(guī)則》（2015版）的接軌

楊 嬋

（西南政法大學(xué)檔案館 重慶 401120）

高校檔案工作與《歸檔文件整理規(guī)則》（2015版）的接軌

楊 嬋

（西南政法大學(xué)檔案館 重慶 401120）

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）的出臺(tái)與實(shí)施使高校檔案整理工作有可借鑒的模板，教育部應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》（27號(hào)令）積極修訂出臺(tái)新的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》。修訂以適應(yīng)高校多門類檔案格局、遵循高校文件材料的形成規(guī)律、不削弱文書業(yè)務(wù)部門整理職責(zé)、區(qū)分文件材料的不同價(jià)值為原則，包括增加適用范圍、細(xì)化整理流程和要求、整合分類方案、優(yōu)化檔號(hào)結(jié)構(gòu)、調(diào)整目錄格式等內(nèi)容。

高校檔案 歸檔文件 整理 修訂

G271.3

A

2017-07-17

2015年10月25日，我國最新的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）（以下簡稱新標(biāo)準(zhǔn)）發(fā)布，并規(guī)定2016年6月1日起正式實(shí)施。該標(biāo)準(zhǔn)確立的以件為單位的文件整理新模式自2000年版標(biāo)準(zhǔn)（以下簡稱舊標(biāo)準(zhǔn)）實(shí)施以來，被證明符合文件形成規(guī)律和機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)際，使檔案工作成為文書處理工作的自然延續(xù)過程。經(jīng)過多年實(shí)踐，舊標(biāo)準(zhǔn)的一些問題逐漸凸顯：未規(guī)定檔號(hào)的編制要求，導(dǎo)致檔號(hào)編制不統(tǒng)一，影響檔案的規(guī)范化管理；歸檔章和歸檔文件目錄的設(shè)置不合理，影響檔案的科學(xué)化管理；未規(guī)定電子文件的整理方法，影響檔案的信息化管理；未明確裝訂要求和方式，影響檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理等等。新標(biāo)準(zhǔn)對上述問題作了相應(yīng)的修訂和補(bǔ)充，以期更適應(yīng)現(xiàn)行文件與檔案工作管理體制與機(jī)制。

2008年8月20日，《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)，以下簡稱27號(hào)令）發(fā)布，并規(guī)定從2008年9月1日起實(shí)施。27號(hào)令為改善高校檔案工作發(fā)展的環(huán)境，將提高和強(qiáng)化高校檔案工作的地位與作用的目標(biāo)貫徹其中，明確定位檔案工作為高?！爸匾幕A(chǔ)性工作”，是“一把手工程”，實(shí)行校長責(zé)任制，對高校檔案機(jī)構(gòu)與人員配備提出了更高的要求，突出強(qiáng)調(diào)了高校檔案工作的條件保障。雖然27號(hào)令作出的許多規(guī)定為鞏固和提高高校檔案工作的地位和作用提供了可靠的法律保障，但與之相配套的新修訂的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱新規(guī)范）卻遲遲沒有出臺(tái)，導(dǎo)致實(shí)際操作過程中缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，與國家在文書檔案、電子文件管理等方面頒布的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)定未有效銜接，增加了檔案管理難度，影響檔案資源共享共用。因此，高校檔案工作亟待出臺(tái)新規(guī)范，與國家新標(biāo)準(zhǔn)接軌。

一、修訂原則

1.適應(yīng)高校多門類檔案格局，整合整理原則與方法。高校檔案種類繁多，除了一般意義上的文書檔案，還有科技、會(huì)計(jì)、人事檔案等多種門類，且這些檔案類別通常都由學(xué)校專門的檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一保管。新標(biāo)準(zhǔn)在對范圍的規(guī)定上，明確表示本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)范的對象“歸檔文件”是指“應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件”，“其他門類檔案可以參照執(zhí)行”。這就為保管多門類檔案的高校檔案部門提供了整合所有檔案資源、實(shí)行一體化管理的依據(jù)。

2.遵循高校文件材料的形成規(guī)律，踐行“簡化整理、深化檢索”理念。遵循文件材料的形成規(guī)律對歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上就是將文件整理作為文件形成后的一個(gè)自然延續(xù)環(huán)節(jié)，注重檔案工作與文書處理工作的銜接，通過確定以“件”為整理單位，簡化整理措施，去除組卷，取消案卷目錄，不擬寫案卷題名，減輕文書、業(yè)務(wù)和檔案部門的工作量，最大限度地減少個(gè)人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

3.以不削弱文書、業(yè)務(wù)部門整理職責(zé)為前提，完善文件、檔案工作體制。1983年印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》明確了檔案部門與文書、業(yè)務(wù)部門的職責(zé)分工，確定文件材料的整理職責(zé)由文書、業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，新標(biāo)準(zhǔn)并未擯棄這一原則。因此，高校檔案工作規(guī)范的修訂要充分考慮高校檔案工作實(shí)際，高校文件、檔案管理職責(zé)分工和人員配備等情況，對整理流程和要求的設(shè)置與文件、檔案管理體制相適應(yīng)，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、互相推諉等狀況。

4.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。眾所周知，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都需要永久保存。舊的高校檔案工作規(guī)范雖對各種文件的保管期限作了劃分，但從類目和檔號(hào)的設(shè)置等要素來看，未充分體現(xiàn)保管價(jià)值。根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的要求，“歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值”，對于不同保管價(jià)值的檔案可區(qū)別提出整理要求。如可適當(dāng)降低非永久保管檔案的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，酌量減少為了檔案外觀的整齊劃一、美觀整潔所制定的要求。

二、修訂內(nèi)容

1.增加適用范圍。（1）27號(hào)令規(guī)定“高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍是黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類”等十一大類，“包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式”。隨著檔案工作的發(fā)展，事實(shí)上多數(shù)高校檔案部門還保管有教職工人事檔案、國資檔案、名人檔案、口述檔案等其他檔案類別。為建立統(tǒng)一、高效、實(shí)用、共享的高校檔案資源體系，新規(guī)范應(yīng)參照新標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置適應(yīng)各門類檔案管理需求的整理流程和操作方法。（2）27號(hào)令規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。新規(guī)范應(yīng)明確將“電子文件材料”納入歸檔文件范疇，將紙質(zhì)文件和電子文件的整理統(tǒng)一起來，同時(shí)充分兼顧紙質(zhì)文件與電子文件各自的特殊性，把紙質(zhì)文件和電子文件特有的整理要求單獨(dú)列出，作出特別說明，做到總分結(jié)合、條理清晰。

2.細(xì)化整理流程和要求。（1）新標(biāo)準(zhǔn)明確了文書檔案整理流程。紙質(zhì)文件整理流程包括：組件、分類、排列、編號(hào)、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架。電子文件整理流程包括：組件、分類、排列、編號(hào)、編目、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。上述規(guī)定，一方面明確“組件”與“分類、排列、編號(hào)、編目”是歸檔文件整理的基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；另一方面將“修整、裝訂、編頁、裝盒、排架”作為歸檔紙質(zhì)文件整理的特有環(huán)節(jié)，將“格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等”作為歸檔電子文件的特有環(huán)節(jié)，分別單獨(dú)列出，提出各環(huán)節(jié)具體操作指南和一般要求，更加易于理解和使用，在高校文書檔案整理工作中可照章沿用。（2）對于高校其他門類檔案，從文件材料來源和數(shù)量考慮，仍建議以“卷”為整理單位，畢竟簡化整理應(yīng)嚴(yán)守保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的原則。例如，屬于教學(xué)檔案的學(xué)生成績單，若只設(shè)文件級(jí)，以每一份成績單為一件進(jìn)行整理會(huì)割裂同一學(xué)院、同一專業(yè)學(xué)生之間的聯(lián)系，無法反映整體學(xué)習(xí)狀況；還會(huì)由于數(shù)量龐大，單份裝訂易于丟失，因此宜以一個(gè)專業(yè)（或班級(jí)）為一卷，給予案卷號(hào)和卷內(nèi)文件號(hào)，具體設(shè)置方式在編號(hào)中闡述。又如屬于科技檔案的基建項(xiàng)目檔案，圍繞一項(xiàng)工程建設(shè)會(huì)產(chǎn)生成百上千件材料，有文字、有圖紙、有證書等等，它們屬于一個(gè)整體，若以每一份材料單獨(dú)成“件”，無法體現(xiàn)工程項(xiàng)目在研究設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段形成材料的內(nèi)在聯(lián)系，也不便于利用查考，因此宜按工程項(xiàng)目組卷，根據(jù)形成材料的多少一項(xiàng)一卷或若干卷，不同保管期限、不同密級(jí)的文件材料分別組卷。這類檔案整理流程可歸納為：組卷、分類、排列、編頁、編號(hào)、編目、修整、裝訂、裝盒、排架。

3.整合分類方案。新標(biāo)準(zhǔn)推薦“歸檔文件一般采用年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限、年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類”。這一規(guī)定首先說明時(shí)間（年度）在制定分類方案中的基礎(chǔ)性地位，與高校檔案常用的年度號(hào)為檔號(hào)的第一編制項(xiàng)不謀而合。其次，高校檔案實(shí)體分類法中的“分類號(hào)”是按問題對高校檔案進(jìn)行的分類標(biāo)識(shí)，為與新標(biāo)準(zhǔn)的表述一致，建議改為“問題代碼”。再次，新標(biāo)準(zhǔn)將保管期限單獨(dú)列出，這與高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法中“從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面”的規(guī)定相悖。歸檔文件的整理原則之一是要“區(qū)分不同價(jià)值”，根據(jù)保管期限確定裝訂方式，“裝訂材料與保管期限要求相匹配”，相同保管期限的裝訂方式盡量保持統(tǒng)一。高校檔案實(shí)體分類方案應(yīng)吸納“保管期限”這一要素。鑒于按舊規(guī)范整理的檔案“年度號(hào)——分類號(hào)”已固定在前段，為了保持前段一致這一相對穩(wěn)定性，新規(guī)范宜采用“年度——問題代碼——保管期限”進(jìn)行分類。

4.優(yōu)化檔號(hào)結(jié)構(gòu)。檔號(hào)是在文件整理過程中賦予的，體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。它能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，是歸檔文件的“身份證”。新標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為“檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)——檔案門類代碼·年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）代碼——件號(hào)”。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法對檔號(hào)的模式規(guī)定為“年度號(hào)+分類號(hào)+案卷號(hào)”，“對于庫藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)”。綜合起來就是“全宗號(hào)——年度號(hào)——分類號(hào)（類似于問題代碼）——案卷號(hào)及件號(hào)”。結(jié)合高校檔案實(shí)體分類與整理實(shí)際和新標(biāo)準(zhǔn)的要求，高校檔號(hào)的編制模式可修訂為“全宗號(hào)——檔案門類代碼·年度——問題代碼——保管期限——件號(hào)（或卷號(hào)）”。全宗號(hào)：只有唯一全宗的高?？墒÷圆惶?。檔案門類代碼：即文書WS、科技KJ、人事RS、會(huì)計(jì)KJ等。年度：以自然年度（非教學(xué)年度）為準(zhǔn)。問題代碼：按27號(hào)令對高校文件材料的分類設(shè)置，如黨群DQ、行政XZ。保管期限：分永久Y、定期30年D30、定期10年D10。卷號(hào)（或件號(hào)）：根據(jù)檔案門類及整理方式分別標(biāo)注卷號(hào)或件號(hào)。

編號(hào)除了指在歸檔文件目錄中按照檔號(hào)編制要求填寫“檔號(hào)”項(xiàng)目，還指在紙質(zhì)文件上加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式。歸檔章分六格，分別填寫全宗號(hào)、年度、件號(hào)、問題代碼、保管期限和頁數(shù)。按“卷”整理的檔案材料直接在案卷封面上印制歸檔章，內(nèi)容可分為全宗號(hào)、年度、卷號(hào)、問題代碼、保管期限、件數(shù)與頁數(shù)。

5.調(diào)整目錄格式。新標(biāo)準(zhǔn)“依據(jù)檔號(hào)的順序編制歸檔文件目錄”的提法比舊標(biāo)準(zhǔn)“依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄”更契合文件整理流程。歸檔文件目錄的著錄項(xiàng)目有序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)和備注。與舊標(biāo)準(zhǔn)比較，一是變“件號(hào)”為“序號(hào)”+“檔號(hào)”，使目錄直觀體現(xiàn)文件屬性；二是增加“密級(jí)”項(xiàng)，更重視檔案安全；三是對調(diào)了文號(hào)與責(zé)任者的位置，使責(zé)任者連接題名，便于閱讀。高校在直接利用此目錄格式的同時(shí)，對按卷整理的檔案，分別編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。案卷目錄的著錄項(xiàng)目有序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、密級(jí)、備注，舊格式中的“保管期限”項(xiàng)因新版檔號(hào)中已有體現(xiàn)可省略，“存址”項(xiàng)因變化較大（如庫房變動(dòng)、檔案館搬遷）也可省略。卷內(nèi)文件目錄的著錄項(xiàng)目有序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注。

[1]丁德勝.《歸檔文件整理規(guī)則》修訂背景、思路與內(nèi)容（之一）[J].中國檔案，2016（10）.

[2]丁德勝，張紅.《歸檔文件整理規(guī)則》整理原則、流程與一般要求（之二）[J].中國檔案，2016（11）.

[3]丁德勝.《歸檔文件整理規(guī)則》檔號(hào)編制的原則與要求（之三）[J].中國檔案，2016（12）.

[4]王協(xié)舟，尹偉灃.《歸檔文件整理規(guī)則》解讀：基于新舊規(guī)則兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的文本分析[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）.

[5]沈蕾，果有森.論歸檔文件整理工作的簡化[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）.

楊嬋，西南政法大學(xué)檔案館副研究館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理。